La tendance au travail hybride étant appelée à se poursuivre, la nécessité de réunir les effectifs, dans le cadre de réunions d’équipe et d’événements hors site, est également susceptible de s’accroître. Rencontrer ses collègues en personne est un élément important de la culture d’une entreprise.
En outre, le secteur de l’événementiel devrait connaître une croissance significative d’ici à 2028, avec un taux de croissance annuel composé de près de 23,1 % jusqu’en 2028, ce qui entraînera inévitablement une augmentation de la demande d’espaces de réunion et d’événement.
Toutefois, des prix plus élevés se profilent également à l’horizon, ce qui doit être pris en compte dans les coûts globaux de l’entreprise. Le dernier rapport de Skift sur l’économie de l’événementiel (The Business of Events) montre que les coûts des réunions et des événements au Royaume-Uni ont augmenté de 22 % au cours du seul deuxième trimestre de cette année. Et comme la demande d’espaces de réunion et d’événements ne ralentit pas non plus, Cvent prévoit que les coûts resteront élevés en 2024.
Nous avons demandé à notre équipe d’experts en événements de nous recommander quelques conseils rapides pour économiser de l’argent lors de la réservation de réunions externes, et de souligner pourquoi le fait de travailler avec une équipe spécialisée dans les réunions et les événements peut aider à négocier les coûts avec les lieux et les fournisseurs.
1) Faire preuve de souplesse dans les dates
Saviez-vous que l’organisation de réunions le lundi ou le vendredi peut coûter environ 30 % moins cher ? Vous constaterez que les tarifs sont généralement moins élevés de janvier à mars. Envisagez également de commencer les réunions à 13 heures pour une location de salle d’une demi-journée seulement.
2) Réserver à l’avance
Pour les grands événements, il convient de se renseigner au moins six mois à l’avance, en particulier pour les mois les plus populaires tels que mai et septembre.
3) Négocier les conditions d’annulation
Pensez à réserver en tant que groupe afin que les conditions d’annulation puissent être négociées par votre équipe dédiée aux réunions et événements.
4) Travailler avec des lieux privilégiés
L’utilisation de lieux privilégiés permet d’accroître le pouvoir d’achat et d’avoir une plus grande confiance dans le produit et le service.
5) Réservez le forfait adapté à votre événement
Une fois la réservation confirmée, l’ajout de suppléments tels que l’hébergement ou les boissons peut coûter plus cher. La réservation de tarifs – par exemple un tarif de 24 heures, comprenant l’hébergement, la salle de réunion, les boissons et la restauration – peut être l’option la plus rentable.
6) Découvrir la valeur ajoutée
Travailler avec une équipe spécialisée dans les réunions et les événements, plutôt que de se rendre directement sur les lieux. L’équipe de Reed & Mackay Events cherche des moyens d’ajouter de la valeur, en négociant des parkings gratuits, des boissons à l’arrivée, des équipements techniques internes et bien d’autres choses encore.
Envoyez un courriel à hello@reedandmackay.com pour discuter de tous vos besoins en matière de gestion de réunions et d’événements.
