Como la tendencia al trabajo híbrido parece que va a continuar, también es probable que aumente la necesidad de reunir a los trabajadores en reuniones de equipo y eventos fuera de la empresa. Conocer a los compañeros en persona es una parte importante de la cultura de una empresa.
Además, se espera que el sector de los eventos experimente un crecimiento significativo de aquí a 2028, con una tasa de crecimiento anual compuesto prevista de casi el 23,1% hasta 2028, lo que inevitablemente creará más demanda de espacios para reuniones y eventos.
Sin embargo, también se avecinan precios más altos, algo que hay que tener en cuenta en los costes generales de las empresas. El último informe de Skift sobre la economía de los eventos, elaborado por The Business of Events, muestra que los costes de reuniones y eventos en el Reino Unido aumentaron un 22% sólo en el segundo trimestre de este año. Y, dado que la demanda de espacios para reuniones y eventos tampoco se ralentiza, Cvent ha pronosticado que en 2024 los costes seguirán siendo elevados.
Hemos pedido a nuestro equipo de expertos en eventos que nos recomiende algunos consejos rápidos sobre cómo ahorrar dinero al reservar reuniones externas y por qué trabajar con un equipo especializado en reuniones y eventos puede ser útil a la hora de negociar los costes con locales y proveedores.
1) SEA FLEXIBLE CON LAS FECHAS
¿Sabía que puede resultar un 30% más barato celebrar reuniones los lunes o los viernes? Y descubrirá que las tarifas suelen ser más baratas de enero a marzo. Considere también la posibilidad de empezar las reuniones a las 13.00 horas para alquilar la sala sólo durante media jornada.
2) RESERVE CON ANTELACIÓN
Para grandes eventos, infórmese con un mínimo de seis meses de antelación, especialmente en meses populares como mayo y septiembre.
3) NEGOCIAR LAS POLÍTICAS DE CANCELACIÓN
Considere la posibilidad de reservar como grupo para que su equipo especializado en reuniones y eventos pueda negociar las condiciones de cancelación.
4) TRABAJAR CON LOS LUGARES PREFERIDOS
Recurrir a lugares preferentes da mayor poder de compra y se puede confiar más en el producto y el servicio.
5) RESERVE EL PAQUETE ADECUADO PARA SU EVENTO
Una vez confirmada la reserva, añadir extras como alojamiento o bebidas puede costar más. Reservar tarifas -por ejemplo, una tarifa de 24 horas que incluya alojamiento, sala de reuniones, bebidas y catering- puede ser la opción más rentable.
6) DESCUBRIR EL VALOR AÑADIDO
Trabaje con un equipo especializado en reuniones y eventos, en lugar de acudir directamente a los locales. El equipo de Reed & Mackay Events busca formas de añadir valor, desde la negociación de aparcamiento gratuito, bebidas a la llegada, tecnología propia y mucho más.
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Envíe un correo electrónico a hello@reedandmackay.com para hablar de todas sus necesidades de gestión de reuniones y eventos.
