Eftersom trenden med hybridarbete ser ut att fortsätta, kommer behovet av att sammanföra arbetsstyrkor, i externa teammöten och evenemang, sannolikt också att öka. Att träffa kollegor personligen är en viktig del av ett företags kultur.
Dessutom förväntas evenemangsbranschen växa kraftigt fram till 2028, med en beräknad genomsnittlig årlig tillväxttakt på nästan 23,1% fram till 2028, vilket oundvikligen skapar en ökad efterfrågan på mötes- och evenemangslokaler.
Men även högre priser är att vänta, något som måste vägas in i de totala kostnaderna för verksamheten. Skifts senaste rapport från The Business of Events visar att kostnaderna för möten och evenemang i Storbritannien ökade med 22% bara under det andra kvartalet i år. Och eftersom efterfrågan på mötes- och eventutrymmen inte heller kommer att avta har Cvent förutspått att kostnaderna för 2024 kommer att förbli höga.
Vi bad vårt expertteam för evenemang att rekommendera några snabba tips på hur man kan spara pengar när man bokar externa möten, och belysa varför det kan vara till hjälp att arbeta med ett särskilt mötes- och evenemangsteam när man förhandlar om kostnader med lokaler och leverantörer.
1) VAR FLEXIBEL MED DATUM
Visste du att det kan vara ca 30% billigare att hålla möten på måndagar eller fredagar? Och du kommer att upptäcka att priserna vanligtvis är billigare från januari till mars. Överväg också att starta möten kl. 13.00 för halvdagsuthyrning av lokaler.
2) BOKA I FÖRVÄG
Vid större evenemang bör förfrågan göras minst sex månader i förväg, särskilt under populära månader som maj och september.
3) FÖRHANDLA OM AVBOKNINGSREGLER
Överväg att boka som en grupp så att avbokningsvillkoren kan förhandlas fram av ditt dedikerade team för möten och evenemang.
4) ARBETA MED FÖREDRAGNA MÖTESPLATSER
Genom att använda föredragna platser får du större köpkraft och kan lita mer på produkten och tjänsten.
5) BOKA RÄTT PAKET FÖR DITT EVENEMANG
När du har bekräftat en bokning kan det kosta mer att lägga till extrafunktioner som boende eller drycker. Bokningspriser – t.ex. ett dygnspris som inkluderar logi, mötesrum, drycker och catering – kan vara det mest kostnadseffektiva alternativet.
6) UPPTÄCKA MERVÄRDE
Arbeta med ett särskilt team för möten och evenemang i stället för att gå direkt till mötesplatserna. Reed & Mackay Events team letar efter sätt att skapa mervärde, från att förhandla om gratis parkering, ankomstdrinkar, intern teknik och mycket mer.
Maila hello@reedandmackay.com för att diskutera alla dina behov när det gäller möten och evenemang.
