Da sich der Trend zum hybriden Arbeiten fortsetzen dürfte, wird auch die Notwendigkeit, die Mitarbeiter bei externen Teamsitzungen und Veranstaltungen zusammenzubringen, zunehmen. Persönliche Begegnungen mit Kollegen sind ein wichtiger Bestandteil der Unternehmenskultur.
Darüber hinaus wird erwartet, dass die Veranstaltungsbranche bis 2028 ein beträchtliches Wachstum erfahren wird, mit einer prognostizierten durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate von fast 23,1 % bis 2028, was unweigerlich zu einer größeren Nachfrage nach Tagungs- und Veranstaltungsräumen führt.
Allerdings sind auch höhere Preise absehbar, die in die Gesamtkosten der Unternehmen einfließen müssen. Der jüngste Bericht von The Business of Events ( Skift) über die Veranstaltungswirtschaft zeigt, dass die Kosten für Meetings und Events in Großbritannien allein im zweiten Quartal dieses Jahres um 22 % gestiegen sind. Und da die Nachfrage nach Tagungs- und Veranstaltungsräumen auch nicht nachlässt, prognostiziert Cvent, dass die Kosten auch 2024 hoch bleiben werden.
Wir haben unser Expertenteam für Veranstaltungen gebeten, uns einige Kurztipps zu geben, wie man bei der Buchung externer Meetings Geld sparen kann, und zu erläutern, warum die Zusammenarbeit mit einem speziellen Meeting- und Eventteam bei den Kostenverhandlungen mit Veranstaltungsorten und Lieferanten hilfreich sein kann.
1) Seien Sie flexibel bei den Terminen
Wussten Sie, dass es rund 30 % günstiger sein kann, Sitzungen montags oder freitags abzuhalten? Und Sie werden feststellen, dass die Preise von Januar bis März in der Regel günstiger sind. Ziehen Sie auch in Betracht, die Sitzungen um 13 Uhr zu beginnen, wenn Sie den Raum nur halbtags mieten.
2) Im Voraus buchen
Für große Veranstaltungen sollten Sie sich mindestens sechs Monate im Voraus erkundigen, insbesondere für beliebte Monate wie Mai und September.
3) Stornierungsbedingungen aushandeln
Ziehen Sie es in Erwägung, als Gruppe zu buchen, damit die Stornierungsbedingungen von Ihrem engagierten Team für Tagungen und Veranstaltungen ausgehandelt werden können.
4) Zusammenarbeit mit bevorzugten Veranstaltungsorten
Durch die Nutzung bevorzugter Verkaufsstellen erhalten Sie eine größere Kaufkraft und können sich mehr auf das Produkt und die Dienstleistung verlassen.
5) Buchen Sie das richtige Paket für Ihre Veranstaltung
Sobald Sie eine Buchung bestätigt haben, können zusätzliche Leistungen wie Unterkunft oder Getränke teurer werden. Die Buchung von Tarifen – z. B. ein 24-Stunden-Tarif, der Unterkunft, Tagungsraum, Getränke und Verpflegung umfasst – kann die kostengünstigste Option sein.
6) Mehrwert aufdecken
Arbeiten Sie mit einem speziellen Team für Tagungen und Veranstaltungen zusammen, anstatt sich direkt an die Veranstaltungsorte zu wenden. Das Team von Reed & Mackay Events sucht nach Möglichkeiten, den Wert der Veranstaltung zu steigern, z. B. durch die Vereinbarung von kostenlosen Parkplätzen, Begrüßungsgetränken, hauseigener Technik und vielem mehr.
Senden Sie eine E-Mail an hello@reedandmackay.com, um alle Ihre Bedürfnisse im Bereich Tagungs- und Veranstaltungsmanagement zu besprechen.
