Comment mettre en place un programme de voyage inclusif, les prochaines réglementations en matière de visas et les meilleures pratiques en matière de voyage durable sont autant de sujets qui ont été abordés lors de la conférence semestrielle « &Beyond Summit » organisée par Reed & Mackay la semaine dernière : Où les idées s’envolent », organisée par Reed & Mackay la semaine dernière.
Plus de 60 clients et prospects de Reed & Mackay issus des secteurs du droit, de l’assurance et des services professionnels, entre autres, se sont réunis à Londres pour écouter les points de vue inspirants de leurs pairs et d’experts du secteur, sur ces domaines cruciaux qui affectent les voyages d’affaires.
Julie Oliver, directrice générale du groupe Reed & Mackay pour l’Europe, a ouvert l’événement éducatif et de réseautage en évoquant la croissance des voyages d’affaires et des réunions et événements au cours de l’année écoulée. Oliver a rappelé que la philosophie de Reed & Mackay centrée sur le client – favoriser l’expérience de l’utilisateur et les économies de coûts, la durabilité et la réduction des risques liés aux voyages, étayés par une technologie de voyage intelligente – sont les fondements à partir desquels Reed & Mackay vise à soutenir les clients et leurs programmes de voyages d’affaires jusqu’en 2024.
L’économie et les voyages
L’événement a accueilli Susannah Streeter, commentatrice financière internationale, ancienne présentatrice de BBC Business et directrice du département « Money and Markets » de Hargreaves Lansdown, qui a prononcé le discours d’ouverture.
S’appuyant sur son expérience personnelle, M. Streeter a expliqué pourquoi les gens sont le cœur et l’âme de la nécessité de continuer à voyager et pourquoi la confiance est un élément crucial du voyage face à l’adversité.
« Nous sommes confrontés à des défis tels que les conflits géopolitiques, l’économie mondiale suscite des inquiétudes et le travail hybride est devenu la norme. Les gens veulent donc ce sentiment intime de se retrouver face à face, d’échanger des idées en personne », a déclaré M. Streeter. « Il n’y a rien de tel que de s’adresser à un conseiller en voyages, à un concierge ou à un réceptionniste pour obtenir des conseils et des directives fiables, et il n’est pas possible de reproduire virtuellement des débats animés en personne.
« L’IA est de plus en plus considérée comme une solution pour des voyages toujours plus personnalisés. Mais si elle peut fournir les rouages, elle n’apportera pas l’expérience personnelle et l’interaction humaine dont les gens ont encore plus besoin en ces temps d’incertitude. »
Suite à l’intervention de Streeter sur le climat économique actuel et son impact sur les voyages, Ian Ferguson, directeur de la transformation chez Reed & Mackay, et Mat Browne, responsable de la réussite des clients au niveau mondial, ont animé une session interactive sur la manière dont la combinaison des dépenses liées aux voyages d’affaires et aux programmes événementiels peut augmenter le retour sur investissement (ROI) d’une organisation.
« Nous avons notre propre méthodologie pour intégrer le retour sur investissement dans les événements », a expliqué M. Ferguson. « Un service dédié de bout en bout ; de meilleures négociations avec les fournisseurs en démontrant la valeur que vous leur apporterez en combinant les dépenses liées aux voyages d’affaires et aux événements ; et la clarté des processus, de la conformité et des rapports ».
Mise en place d’un programme de voyage efficace et inclusif
Chaque communauté de voyageurs d’affaires doit s’attendre à recevoir la meilleure expérience de voyage possible. Nous avons invité un groupe d’experts – la présidente du comité Diversity, Equity and Inclusion (DEI) de la Global Business Travel Association et la directrice générale d’About Partners Luxury Brands Collection, Linda Bekoe, la responsable Diversity & Inclusion de Simmons & Simmons, Eliz Arkut, et le directeur des ventes mondiales de Virgin Atlantic, Tom Maynard – à s’exprimer sur la manière de soutenir et d’assurer le devoir de diligence à l’égard des diverses communautés de voyageurs.
« L’IED ne devrait pas être une case à cocher ; nous devons nous demander comment nous pouvons nous améliorer en tant qu’industrie. Les gens veulent être vus et lorsque vous réunissez des individus différents, vous obtenez plus d’idées sur la manière d’offrir la meilleure expérience de voyage », a déclaré M. Bekoe.
Les délégués se sont également répartis en une session interactive pour discuter de la manière de soutenir les voyageurs issus de diverses communautés, en partageant des idées telles que la modernisation de la gestion des profils de voyageurs pour refléter plus en profondeur les besoins d’un individu, la formation du personnel et les événements de mise en réseau avec différentes communautés – y compris les LGBTQ+, les femmes voyageant seules, les voyageurs souffrant de handicaps visibles et cachés et les minorités ethniques et religieuses.
Un programme de voyage durable en action
Un programme de voyage durable peut être une réalité tangible et un élément clé des plans d’avenir de votre entreprise, à condition d’être accessible et réalisable.
Les clients de Reed & Mackay – Ian Hagg, directeur des affaires responsables chez DLA Piper, et Allan Clark, responsable du développement durable et de la conformité des installations chez Pinsent Masons – ont rejoint Chris Truss, directeur mondial du développement durable chez Reed & Mackay, pour discuter du parcours de leurs organisations en matière de développement durable.
Un sondage réalisé auprès des délégués au cours de la session a montré que la moitié d’entre eux avaient modifié leur politique de voyage au cours de l’année écoulée afin d’encourager les comportements en matière de développement durable, tandis que 47 % avaient établi ou commencé à envisager d’établir des budgets carbone ou une taxe interne sur les émissions de carbone.
Dans cette optique, le panel a discuté de la manière d’atteindre en collaboration les objectifs ESG, de mettre en œuvre des choix durables dans les politiques de voyage et d’éduquer les travailleurs sur la manière de choisir le moyen de transport le plus respectueux de la planète.
Les principaux enseignements ? Fournir aux voyageurs des informations sur l’impact de leurs choix de voyage sur l’objectif carbone de l’entreprise est un moyen efficace d’encourager les changements de comportement, ainsi que de fixer des budgets carbone pays par pays.
Le monde de demain: la réglementation des voyages en 2024
Le changement dans le domaine des voyages est inévitable, mais il ne doit pas être accablant si l’on dispose des bonnes informations. Les demandes de visa étant de plus en plus numérisées, il est essentiel de disposer des bons visas avant de voyager.
Nick Dawes, directeur du ministère de l’intérieur chargé de la vision frontalière, a parlé aux délégués de la nouvelle autorisation électronique de visa (ETA) du Royaume-Uni, de la manière dont les voyageurs doivent présenter leur demande et du calendrier de mise en œuvre. Janet Kwok, partenaire de Reed & Mackay au sein de Sherpa Team Lead, Partner Success, a expliqué qu’il était essentiel d’avoir un accès rapide aux données relatives aux visas et aux réglementations en matière de voyage. James Wood, directeur régional de la sécurité d’International SOS, a expliqué comment l’utilisation accrue des visas électroniques aidera les organisations à éliminer le stress des voyages et l’échec potentiel d’un voyage d’affaires si le visa n’a pas été reçu à temps.
Nous allons constamment de l’avant et nous sommes enthousiastes à l’idée de ce que nous pourrons offrir à nos clients à l’avenir. »
Envoyez un courriel à hello@reedandmackay.com pour discuter de tous vos besoins en matière de gestion de réunions et d’événements.
