Comment la planification à l’avance des budgets de voyages d’affaires peut-elle les aider à aller plus loin au cours du nouvel exercice financier ?
La nouvelle année financière est presque à nos portes – et la pression monte sur les gestionnaires de voyages pour réduire les dépenses en 2024, selon Business Travel News Europe.
Alors que les dépenses mondiales en matière de voyages d’affaires devraient dépasser les niveaux de 2019 en 2024, soit deux ans plus tôt que prévu, selon le Business Travel Index Outlook de la GBTA, le coût reste au cœur des discussions lors de la planification des budgets de voyage.
La planification à l’avance peut-elle permettre de réaliser des économies et d’apporter une valeur ajoutée ?
Reed & Mackay a constaté que les clients réservaient de plus en plus leurs billets d’avion à l’avance en 2023 par rapport à 2022. Les données internes montrent une augmentation de 5,9 % des clients réservant des voyages en avion plus de 14 jours à l’avance en 2023, par rapport à 2022, et une baisse de près de 5 % des réservations de voyages 0-2 jours avant le vol.
En outre, selon nos dernières données présentant les tendances significatives des réservations de voyages du secteur juridique, le délai médian pour les réservations internationales a atteint son point le plus élevé au troisième trimestre 2023, s’élevant à 53 jours. Ces données s’inscrivent dans le cadre de l’engagement de l’industrie à réaliser des économies grâce à une planification avancée.
Trouver les meilleurs tarifs aériens
L’OAG s’attend à une « poursuite du statu quo dans les prix des vols, avec des fluctuations mineures ». Jo Shilling, spécialiste de l’apprentissage chez Reed & Mackay, est d’accord avec cette prévision.
« Les tarifs aériens devraient se stabiliser en 2024 », estime M. Shilling. « Les augmentations que nous avons constatées cette année sont dues à la forte hausse du coût du carburant. L’augmentation des tarifs entre 2019 et 2023 a été de 16 % et il est peu probable que cela se reproduise. »
Alors, avec ces perspectives plus positives sur les tarifs, pourquoi les gestionnaires de voyages devraient-ils encore envisager de planifier leurs budgets de voyages d’affaires à l’avance ? M. Shilling souligne que le fait de réserver les vols pour les voyages d’affaires plus longtemps à l’avance peut apporter une valeur ajoutée et améliorer l’efficacité de l’entreprise.
« Bien que les tarifs d’achat anticipé des compagnies aériennes n’offrent pas la même flexibilité que les tarifs d’entreprise habituels, ils permettent de réaliser des économies considérables. Et vous pouvez réserver 11 mois à l’avance pour la plupart des compagnies aériennes », précise-t-elle. « Par conséquent, si une organisation réserve pour des conférences ou des réunions dont les dates sont fixées, il est tout à fait logique de réserver à l’avance. Cela permet non seulement de réaliser des économies, mais aussi de ne pas se demander si l’on obtiendra les vols souhaités au bon moment pour pouvoir participer à ces conférences et réunions dans les limites de son budget. En outre, il est plus facile de réserver les sièges préférés des voyageurs.
En outre, une planification minutieuse signifie que si les voyageurs de votre organisation doivent assister à une réunion surprise nécessitant un déplacement, le budget peut prévoir des fonds supplémentaires pour faire face à ces éventualités.
Mme Shilling explique en outre que la planification à l’avance du budget des voyages d’affaires peut aider à regrouper plusieurs réunions en un seul voyage. La valeur ajoutée ? Le regroupement de voyages peut non seulement aider à réduire les coûts, mais c’est aussi un choix de voyage plus durable. Et cela peut être efficace pour le bien-être des voyageurs.
Trouver les meilleurs tarifs hôteliers
L’année dernière, les prix des hôtels, en particulier dans les grandes villes, ont grimpé en flèche. De plus, les hôteliers et les analystes prévoient que les tarifs des hôtels d’entreprise seront plus élevés qu’en 2023, une analyse à laquelle s’attendent également la plupart des acheteurs ayant répondu à l’enquête annuelle sur l’hôtellerie de BTN. Cela s’explique en partie par le fait qu’il n’y a aucun signe de ralentissement de la demande de voyages, selon les chiffres du spécialiste des données hôtelières STR.
Selon Slavka Gindeva, responsable du programme commercial mondial de Reed & Mackay, l’augmentation des prix des hôtels commence à ralentir par rapport à 2022, mais la pression sur ces tarifs reste forte. « L’inflation y contribue en partie. Ensuite, les hôtels doivent payer des salaires et des coûts énergétiques plus élevés, dont une partie est répercutée sur le voyageur. De plus, les taux d’intérêt sont élevés et la demande de loisirs reste forte », ajoute-t-elle.
« Ils sont également influencés par la disponibilité des logements. Là où de nouveaux hôtels auraient normalement été construits, cette tendance a stagné au cours des deux dernières années. Il n’y a donc plus autant d’inventaire. De plus, certaines villes, comme New York et Florence, ont modifié leurs règles concernant les courts séjours AirBnb. Cela signifie que les hôtels sont davantage sollicités par le marché des loisirs.
Autant de raisons valables pour les gestionnaires de voyages de commencer à planifier et à réserver à l’avance les hébergements dont leurs voyageurs auront besoin en 2024. Il y a également plus de chances d’obtenir des tarifs d’entreprise que d’attendre de réserver plus près de la date du voyage.
Demande de logement
« Jusqu’à la directive COVID-19, la majorité des tarifs d’entreprise appliqués par les hôtels étaient des LRA. Cela signifie que, jusqu’à ce que la dernière chambre soit vendue, les hôtels étaient obligés de fournir une chambre au client au tarif d’entreprise convenu. Aujourd’hui, les hôtels sont moins nombreux à proposer ce type de tarif », explique Mme Gindeva.
« Chaque hôtel dispose de son propre système de gestion des revenus, géré par des systèmes d’intelligence artificielle plus sophistiqués. Les décisions relatives aux tarifs sont donc fondées sur des données. Si un hôtel atteint un certain niveau d’occupation, les systèmes peuvent fermer les disponibilités et il est plus difficile d’obtenir des tarifs d’entreprise. Nous encourageons à réserver au moins deux semaines avant un voyage d’affaires, pour éviter le risque d’indisponibilité. »
La demande de logement est également influencée par plusieurs autres facteurs. Le secteur de l’événementiel devrait connaître une croissance importante d’ici à 2028, ce qui entraînera une forte demande d’hôtels. C’est donc une raison supplémentaire de planifier à l’avance et de trouver les meilleurs tarifs pour votre organisation.
Il y a aussi les grands événements qui se déroulent dans les villes du monde entier et qu’il faut prendre en compte lors de la planification des budgets de voyages d’affaires. Cela entraîne inévitablement une hausse des prix et de la disponibilité des hôtels. Dans le cadre des Jeux olympiques de Paris 2024, par exemple, Mme Gindeva conseille d’éviter les voyages d’affaires nécessitant un hébergement dans la capitale française en juillet et en août. Si vous devez vous y rendre, envisagez de séjourner en dehors de la ville – mais réservez dès maintenant.
Et comme l’essor des voyages d’agrément ne montre aucun signe de ralentissement, la demande de chambres d’hôtel est encore plus forte. De plus, le travail hybride est très répandu dans de nombreuses organisations. Cela entraîne une augmentation du besoin de réunions externes pour rassembler les travailleurs. D’une manière générale, les journées de travail à domicile se situant généralement avant ou après le week-end, les mardis et mercredis restent les périodes les plus chargées pour les réservations d’hôtels. Cela concerne à la fois l’hébergement et l’espace de réunion. Il vaut donc la peine d’envisager de réserver en dehors de ces jours pour bénéficier d’une valeur ajoutée.
« Si les entreprises peuvent planifier les déplacements de leurs employés plus longtemps à l’avance, elles devraient le faire », conseille Mme Gindeva. « C’est le meilleur moyen d’obtenir des tarifs d’entreprise adaptés à votre budget.
Envoyez un courriel à hello@reedandmackay.com pour discuter de tous vos besoins en matière de gestion de voyages et d’événements.
