Paris est une plaque tournante mondialement connue pour les voyages d’affaires, les réunions et les événements, ainsi que pour les voyages d’agrément. Toutefois, l’organisation de voyages d’affaires dans la capitale française très animée nécessite une planification particulièrement minutieuse lors d’événements mondiaux, tels que les Jeux olympiques de Paris 2024, où des millions de visiteurs sont attendus dans la ville.
Si votre organisation prévoit des voyages d’affaires ou l’organisation d’événements dans la ville pendant les Jeux olympiques (26 juillet – 11 août) ou les Jeux paralympiques (28 août – 8 septembre), lisez ce qui suit pour savoir comment naviguer dans Paris pendant cette période d’intense activité.
SE PRÉPARER À UNE FORTE DEMANDE ET À DES PRIX ÉLEVÉS
Trouver un lieu de réunion et d’événement ainsi qu’un hébergement de groupe à proximité de la capitale pendant les Jeux olympiques ne sera pas chose aisée, explique Harriet Warren, chef de l’équipe événements de Reed & Mackay.
« La forte demande et le manque de disponibilité font que les tarifs sont déjà jusqu’à quatre fois supérieurs à la moyenne », explique-t-elle. « De nombreux hôtels imposent même un nombre minimum de nuits pour la réservation de leurs salles de réunion.
Si les dates de voyage d’affaires de votre organisation ne sont pas flexibles, les zones plus éloignées du centre de Paris peuvent être une meilleure option, bien que les hébergements situés à une heure de route pour les groupes soient déjà presque à pleine capacité.
Slavka Gindeva, responsable du programme mondial de Reed & Mackay, est d’accord pour dire que les voyageurs d’affaires devraient envisager de séjourner en dehors de la ville. « Même si vous réservez maintenant, les hôtels augmentent les prix et peuvent même refuser une réservation », explique-t-elle. « Nous voyons des propositions de tarifs d’entreprise pour des destinations en dehors de Paris et ils divisent l’année prochaine en saisons, avant et après l’été ; c’est à ce moment-là qu’il y a le plus de chances de voir des tarifs d’entreprise plutôt que pendant la période des Jeux olympiques ».
M. Warren ajoute que, bien que les réservations de groupe soient déjà bloquées, il pourrait y avoir un compromis pour ceux qui réservent moins de 10 chambres. Certains clients ont accepté de partager leur chambre, car il est essentiel d’être près de Paris pendant cette période », ajoute-t-elle.
« Pour les entreprises dont les groupes participent également aux Jeux olympiques, il peut être possible de gérer l’hébergement par l’intermédiaire d’associations de logement ou de demander l’autorisation d’utiliser des hôtels sous-traités.
PRÉVOIR UN TEMPS DE TRAJET SUPPLÉMENTAIRE
Si votre organisation doit se rendre à Paris au cours de l’été 2024, prévoyez que, en raison de l’afflux important de voyageurs internationaux, le temps de transfert à la sortie des aéroports sera plus long, car un plus grand nombre de personnes devront passer par les douanes et les contrôles de sécurité.
À Paris même, il y aura une augmentation significative du nombre de personnes utilisant les transports publics. On s’attend également à des encombrements routiers plus importants, en particulier vers les différents sites des Jeux olympiques à Paris, notamment le stade de la Tour Eiffel, l’arène de Paris La Défense et le Château de Versailles. Les voyageurs d’affaires doivent prévoir plus de temps pour se rendre aux réunions et aux événements et en revenir.
À l’heure où nous publions ces lignes, la SNCF n’a pas encore publié d’informations sur les horaires et les tarifs des trains qui circuleront pendant les Jeux olympiques de Paris 2024. Cependant, il est probable que 15 000 trains circuleront quotidiennement entre le 26 juillet et le 11 août.
Il peut être intéressant de réserver à l’avance des transferts en voiture privée plutôt que de compter sur les taxis ; les voyageurs auront ainsi plus de temps pour arriver à destination et ne seront pas stressés par la faible disponibilité des taxis.
Il faut également tenir compte du fait que Paris n’est pas la seule destination des épreuves olympiques et que ces villes peuvent également connaître des coûts plus élevés, une demande plus forte et une durée de voyage plus longue pour s’y rendre. La région Île-de-France, qui entoure la capitale, accueillera un certain nombre d’épreuves olympiques et paralympiques. Les autres villes hôtes sont Lille, Bordeaux, Nantes, Lyon, Saint-Étienne, Nice et Marseille.
TIRER PARTI DU SOUTIEN DE VOTRE CMT
Il est essentiel de s’assurer que les voyageurs respectent la politique de voyage de l’entreprise. Si les voyageurs réservent en dehors du programme de voyage, les données de réservation sont dispersées sur différentes plateformes et il est difficile d’en assurer le suivi.
La fragmentation des programmes accroît également les risques de sécurité en termes de devoir de diligence d’une organisation à l’égard de ses employés, ce qui peut avoir un impact sur la capacité du gestionnaire de voyages à répondre aux voyageurs en cas de crise. L’utilisation des solutions de réservation de bout en bout d’une TMC permet non seulement aux voyageurs et aux gestionnaires de voyages de gagner du temps, mais aussi de rationaliser la visibilité des données et de faciliter le contrôle total des dépenses.
FAIRE DE LA GESTION DES RISQUES UNE PRIORITÉ
Comme toutes les villes hôtes des Jeux olympiques, Paris disposera du niveau de sécurité le plus élevé et sera en alerte pour tout risque de sécurité. Veillez à ce que votre politique de gestion des risques soit mise en œuvre dans l’ensemble de la politique de votre entreprise en matière de voyages d’affaires. Les clients de Reed & Mackay ont accès à R&M/Protect – notre plateforme unique de gestion des risques liés aux voyages – qui est soutenue par un service interne d’experts en voyages d’urgence.
Nos consultants communiquent régulièrement avec les clients par courrier électronique afin de les informer de tout changement pouvant survenir avant et pendant leur voyage.
DÉPLACEZ VOS RÉUNIONS
Warren conseille de déplacer la réunion à une période plus calme, comme les mois suivant les Jeux olympiques de Paris 2024 en septembre et octobre, afin d’éviter tout stress supplémentaire lié au voyage. « Cela ouvrira également des possibilités d’hébergement et sera beaucoup plus rentable », ajoute-t-elle.
SAVIEZ-VOUS QUE… ?
Reed & Mackay est un expert en voyages pour les événements sportifs de grande envergure. Lisez notre étude de cas sur la façon dont Reed & Mackay a organisé le voyage de l’équipe olympique australienne pour Rio 2016 et Tokyo 2020, cette dernière ayant eu lieu pendant la pandémie de COVID-19.
Envoyez un courriel à hello@reedandmackay.com pour discuter de tous vos besoins en matière de gestion de réunions et d’événements.
