París es un centro mundialmente conocido para viajes de negocios, reuniones y eventos, así como para viajes de ocio. Sin embargo, organizar viajes de negocios a la bulliciosa capital francesa exige una planificación especialmente cuidadosa durante acontecimientos mundiales, como los Juegos Olímpicos de París 2024, cuando se espera que millones de visitantes llenen la ciudad.
Si su organización tiene previsto realizar viajes de negocios o celebrar eventos en la ciudad durante los Juegos Olímpicos (26 de julio – 11 de agosto) o los Juegos Paralímpicos (28 de agosto – 8 de septiembre), siga leyendo para saber cómo moverse por París en estas fechas tan señaladas.
PREPÁRESE PARA UNA FUERTE DEMANDA Y PRECIOS ELEVADOS
Encontrar un lugar para reuniones y eventos y alojamiento para grupos en las inmediaciones de la capital durante los Juegos Olímpicos será todo un reto, explica Harriet Warren, jefa del equipo de eventos de Reed & Mackay.
«La alta demanda y la falta de disponibilidad hacen que las tarifas ya sean hasta cuatro veces superiores a la media», afirma. «Muchos hoteles están incluso imponiendo estancias mínimas de una noche para reservar sus salas de reuniones».
Si su organización no dispone de flexibilidad en las fechas de sus viajes de negocios, las zonas más alejadas del centro de París pueden ser una mejor opción, aunque los alojamientos a una hora de distancia para grupos ya están casi al límite de su capacidad.
Slavka Gindeva, Directora del Programa Global Comercial de Reed & Mackay, está de acuerdo en que los viajeros de negocios deberían plantearse alojarse fuera de la ciudad. «Incluso si reservas ahora, los hoteles suben los precios y pueden llegar a rechazar una reserva», explica. «Estamos viendo algunas propuestas de tarifas corporativas para destinos fuera de París y están dividiendo el próximo año en temporadas, antes y después del verano; es entonces cuando es más probable ver tarifas corporativas en lugar de durante el periodo olímpico».
Warren añade que, aunque las reservas de grupos ya están cerradas, puede haber un compromiso para quienes tengan menos de 10 habitaciones reservadas. Algunos clientes han estado dispuestos a compartir dormitorios, ya que es esencial estar cerca de París durante ese tiempo», añade.
«Para las empresas cuyos grupos asistan también a los Juegos Olímpicos, puede ser posible gestionar el alojamiento a través de asociaciones de vivienda o solicitar permiso a través de hoteles contratados».
PREVEA TIEMPO DE VIAJE ADICIONAL
Si su organización necesita estar en París en el verano de 2024, prevea que -debido a la gran afluencia de viajeros internacionales- el tiempo de traslado fuera de los aeropuertos será más largo, ya que cada vez más personas tienen que pasar por aduanas y seguridad.
En París, el volumen de usuarios del transporte público aumentará considerablemente. También se espera una mayor congestión de las carreteras, especialmente en dirección a las diversas sedes de los Juegos Olímpicos en París, como el Estadio de la Torre Eiffel, el Arena Paris La Défense y el Castillo de Versalles. Los viajeros de negocios deben prever tiempo extra para ir y volver de reuniones y eventos.
En el momento de la publicación de esta noticia, la compañía ferroviaria francesa SNCF aún no ha hecho públicos los horarios ni las tarifas para viajar en tren durante los Juegos Olímpicos de París 2024. Sin embargo, es probable que 15.000 trenes circulen diariamente entre el 26 de julio y el 11 de agosto.
Puede merecer la pena reservar con antelación los traslados en coche privado en lugar de depender de los taxis; esto dará a los viajeros más tiempo para llegar a sus destinos y elimina el estrés de la escasa disponibilidad de taxis.
También hay que tener en cuenta que París no es el único destino de los acontecimientos olímpicos y que estas ciudades también pueden experimentar mayores costes, mayor demanda y más tiempo de viaje para llegar. La región de Île de France -que rodea la capital- acogerá varios acontecimientos olímpicos y paralímpicos; otras ciudades anfitrionas son Lille, Burdeos, Nantes, Lyon, Saint-Etienne, Niza y Marsella.
APROVECHE EL APOYO DE SU CMT
Es fundamental asegurarse de que los viajeros respetan la política de viajes de la empresa; si los viajeros reservan fuera del programa de viajes, los datos de las reservas se dispersan por varias plataformas y es difícil hacer un seguimiento.
La fragmentación de los programas también aumenta los riesgos de seguridad en lo que respecta al deber de diligencia de una organización para con sus empleados, lo que puede repercutir en la capacidad del gestor de viajes para responder a los viajeros en caso de crisis. Utilizar las soluciones integrales de reserva de una TMC no sólo ahorra tiempo a los viajeros y gestores de viajes, sino que también agiliza la visibilidad de los datos y facilita el control total de los gastos.
HACER DE LA GESTIÓN DE RIESGOS UNA PRIORIDAD
Como todas las sedes de los Juegos Olímpicos, París contará con el máximo nivel de seguridad y estará alerta ante cualquier riesgo para la seguridad. Asegúrese de que su política de gestión de riesgos se aplica en toda la política de viajes de negocios de su empresa. Los clientes de Reed & Mackay tienen acceso a R&M/Protect, nuestra exclusiva plataforma de gestión de riesgos de viaje, que cuenta con el apoyo de un servicio interno experto en viajes de emergencia.
Nuestros asesores también se comunican regularmente con los clientes por correo electrónico para ponerles al día de cualquier cambio que pueda producirse antes de su viaje y durante su estancia.
TRASLADE SUS REUNIONES
Warren aconseja que, si es posible, se traslade la reunión a una época más tranquila, como los meses posteriores a los Juegos Olímpicos de París 2024, en septiembre y octubre, lo que podría evitar el estrés adicional de los viajes. «Esto también abrirá opciones de alojamiento y será mucho más rentable», añade.
¿SABÍAS QUE…?
Reed & Mackay es experto en viajes para grandes acontecimientos deportivos. Lea nuestro estudio de caso sobre cómo Reed & Mackay organizó los viajes del equipo olímpico australiano tanto para Río 2016 como para Tokio 2020, este último durante la pandemia de COVID-19.
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