Paris ist ein weltweit bekanntes Zentrum für Geschäftsreisen, Tagungen und Veranstaltungen – und auch für Freizeitreisen. Die Organisation von Geschäftsreisen in die pulsierende französische Hauptstadt erfordert jedoch eine besonders sorgfältige Planung bei globalen Ereignissen wie den Olympischen Spielen 2024 in Paris, wenn Millionen von Besuchern in der Stadt erwartet werden.
Wenn Ihre Organisation während der Olympischen Spiele (26. Juli – 11. August) oder der Paralympischen Spiele (28. August – 8. September) Geschäftsreisen oder Veranstaltungen in der Stadt plant, lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie sich in dieser geschäftigen Zeit in Paris zurechtfinden.
SICH AUF STARKE NACHFRAGE UND HOHE PREISE EINSTELLEN
Die Suche nach einem Tagungs- und Veranstaltungsort und einer Gruppenunterkunft in der Nähe der Hauptstadt während der Olympischen Spiele wird eine Herausforderung sein, erklärt Harriet Warren, Leiterin des Reed & Mackay Events Team.
„Die hohe Nachfrage und die mangelnde Verfügbarkeit führen dazu, dass die Preise bereits bis zum Vierfachen des Durchschnitts liegen“, sagt sie. „Viele Hotels verlangen sogar eine Mindestaufenthaltsdauer für die Buchung ihrer Tagungsräume“.
Wenn Ihre Organisation keine Flexibilität bei den Terminen für Geschäftsreisen hat, sind möglicherweise weiter vom Pariser Stadtzentrum entfernte Gebiete die bessere Wahl, obwohl die Unterkünfte für Gruppen in einer Entfernung von bis zu einer Stunde bereits fast ausgelastet sind.
Slavka Gindeva, Global Programme Manager, Commercial bei Reed & Mackay, stimmt zu, dass Geschäftsreisende einen Aufenthalt außerhalb der Stadt in Betracht ziehen sollten. „Selbst wenn man jetzt bucht, erhöhen die Hotels die Preise und können sogar eine Reservierung ablehnen“, erklärt sie. „Wir sehen einige Vorschläge für Unternehmensraten für Reiseziele außerhalb von Paris, und sie unterteilen das nächste Jahr in Jahreszeiten, vor und nach dem Sommer; das ist die Zeit, in der man eher Unternehmensraten sehen wird als während der Olympischen Spiele.
Warren fügt hinzu, dass, obwohl Gruppenbuchungen bereits feststehen, es einen Kompromiss für diejenigen geben könnte, die weniger als 10 Zimmer reserviert haben. Einige Kunden waren bereit, die Schlafzimmer zu teilen, da es wichtig ist, während dieser Zeit in der Nähe von Paris zu sein“, fügt sie hinzu.
„Für Unternehmen, deren Gruppen ebenfalls an den Olympischen Spielen teilnehmen, kann es möglich sein, die Unterbringung über Wohnungsbaugesellschaften zu verwalten oder eine Genehmigung über Vertragshotels zu beantragen.“
ZUSÄTZLICHE REISEZEIT EINPLANEN
Wenn Ihre Organisation im Sommer 2024 in Paris sein muss, sollten Sie sich darauf einstellen, dass aufgrund des großen Zustroms internationaler Reisender die Umsteigezeiten an den Flughäfen länger sein werden, da eine größere Anzahl von Reisenden die Zoll- und Sicherheitskontrollen passieren muss.
In Paris selbst wird die Zahl der Menschen, die öffentliche Verkehrsmittel benutzen, deutlich zunehmen. Auch auf den Straßen wird mit verstärkten Staus gerechnet, insbesondere in Richtung der verschiedenen Austragungsorte der Olympischen Spiele in Paris, darunter das Eiffelturm-Stadion, die Paris La Défense Arena und das Schloss von Versailles. Geschäftsreisende sollten zusätzliche Zeit für die An- und Abreise zu Sitzungen und Veranstaltungen einplanen.
Zum Zeitpunkt der Veröffentlichung hat die französische Eisenbahngesellschaft SNCF noch keine Informationen zu den Fahrplänen und Tarifen während der Olympischen Spiele 2024 in Paris veröffentlicht. Dennoch werden zwischen dem 26. Juli und dem 11. August voraussichtlich 15 000 Züge täglich verkehren.
Es kann sich lohnen, private Autotransfers im Voraus zu buchen, anstatt sich auf Taxis zu verlassen; so haben die Reisenden mehr Zeit, um an ihr Ziel zu gelangen, und der Stress, der durch die geringe Verfügbarkeit von Taxis entsteht, entfällt.
Bedenken Sie auch, dass Paris nicht der einzige Austragungsort für olympische Veranstaltungen ist und dass auch in anderen Städten höhere Kosten, eine höhere Nachfrage und längere Reisezeiten anfallen können. In der Region Ile de France, die die Hauptstadt umgibt, werden mehrere olympische und paralympische Veranstaltungen stattfinden; weitere Austragungsorte sind Lille, Bordeaux, Nantes, Lyon, Saint-Etienne, Nizza und Marseille.
DIE UNTERSTÜTZUNG IHRER TMC NUTZEN
Es ist von entscheidender Bedeutung, dass die Reisenden die Reiserichtlinien Ihres Unternehmens einhalten. Wenn Reisende außerhalb des Reiseprogramms buchen, werden die Buchungsdaten über verschiedene Plattformen verstreut und sind nur schwer zu überblicken.
Die Fragmentierung der Programme erhöht auch die Sicherheitsrisiken im Hinblick auf die Fürsorgepflicht eines Unternehmens gegenüber seinen Mitarbeitern und kann sich auf die Fähigkeit des Travel Managers auswirken, im Krisenfall auf Reisende zu reagieren. Die Nutzung der durchgängigen Buchungslösungen eines TMC spart nicht nur Zeit für Reisende und Travel Manager, sondern verbessert auch die Datentransparenz und erleichtert die volle Kontrolle über die Ausgaben.
DEM RISIKOMANAGEMENT PRIORITÄT EINRÄUMEN
Wie alle anderen Austragungsstädte der Olympischen Spiele wird auch Paris ein Höchstmaß an Sicherheit bieten und auf alle Sicherheitsrisiken achten. Stellen Sie sicher, dass Ihre Risikomanagementpolitik in der gesamten Geschäftsreiserichtlinie Ihres Unternehmens umgesetzt wird. Die Kunden von Reed & Mackay haben Zugang zu R&M/Protect, unserer einzigartigen Plattform für das Management von Reiserisiken, die von einem fachkundigen internen Notfalldienst für Reisen unterstützt wird.
Unsere Berater stehen auch in regelmäßigem Kontakt mit den Kunden per E-Mail, um sie über alle Änderungen zu informieren, die im Vorfeld ihrer Reise und während ihres Aufenthalts auftreten können.
IHRE SITZUNGEN VERSCHIEBEN
Warren rät, wenn es möglich ist, das Treffen in eine ruhigere Zeit zu verlegen, z. B. in die Monate nach den Olympischen Spielen 2024 in Paris im September und Oktober, um zusätzlichen Reisestress zu vermeiden. „Dies eröffnet auch neue Unterkunftsmöglichkeiten und ist wesentlich kostengünstiger“, fügt sie hinzu.
WUSSTEN SIE, DASS…?
Reed & Mackay ist ein Reiseexperte für Sportgroßveranstaltungen. Lesen Sie in unserer Fallstudie, wie Reed & Mackay die Reisen für die australische Olympiamannschaft für Rio 2016 und Tokio 2020 organisierte, wobei letztere während der COVID-19-Pandemie stattfand.
Senden Sie eine E-Mail an hello@reedandmackay.com, um alle Ihre Bedürfnisse im Bereich Tagungs- und Veranstaltungsmanagement zu besprechen.
