Le challenge: L’association française QUALITEL recherchait une agence de voyages qui ferait gagner du temps à sa responsable des services généraux tout en proposant un programme emportant l’adhésion de ses employés.
La solution: Une agence réactive, de bons conseils et à l’écoute des employés pour créer une politique de voyages personnalisée qui convienne à la fois à l’entreprise et à son personnel.
QUALITEL est une association française indépendante dont la mission est de promouvoir la qualité de l’habitat par la certification des logements et l’information du grand public. Créée en 1974 à l’initiative du Secrétariat d’État, l’association regroupe 5 sociétés et emploie 180 personnes réparties sur 2 sites à Paris et 4 en province.
Les déplacements professionnels sont aujourd’hui gérés par Guillemette Falques, responsable des services généraux. Ils sont majoritairement effectués dans l’hexagone et ils concernent surtout un groupe de 50 personnes dont 20 à 30 grands voyageurs auxquels s’ajoute une fois par an une convention concernant la grande majorité des effectifs de l’association. Le budget déplacements professionnels est aujourd’hui d’environ 235.000 € en augmentation de 37% par rapport à l’année précédente. Il concerne surtout des prestations ferroviaires (60%) et de l’hôtellerie (30%). L’aérien et la location de voitures ne pèsent respectivement que pour 5 % des dépenses.
La nécessité de centraliser les réservations en ligne
Comme pour bon nombre de PME, la gestion des déplacements professionnels ne représente pas un poste à temps complet chez QUALITEL. « J’ai en charge un large panel d’activités dont la gestion des voyages. Le prestataire idéal n’est donc pas forcément le moins disant mais plutôt celui qui me fait gagner du temps tout en garantissant un bon niveau d’exigence et de sûreté », explique Guillemette Falques.
Le choix de l’agence de voyages existante remonte à 2010. A l’époque, l’objectif principal était d’accélérer la numérisation des activités. En concertation avec la Direction Administrative et financière (DAF), le but était de trouver une solution de gestion des déplacements qui s’interface au logiciel de gestion des notes de frais.
Bien choisir son agence de voyages
Guillemette Falques explique pourquoi QUALITEL a choisi Reed & Mackay. « Nous recherchions une entreprise à taille humaine, qui puisse nous accompagner dans une phase de transition entre des agences de proximité et une agence unique avec la volonté de tout passer en numérique. Le projet n’était pas simple, il comportait une résistance au changement car nos collaborateurs étaient habitués à leurs agences. Reed & Mackay a été à la hauteur de nos attentes ».
Aujourd’hui, le « online » représente 81 % des transactions effectuées avec l’agence. La politique de voyages est en place et le système de réservation a été optimisé pour encourager les employés à réserver leurs voyages de manière indépendante et à utiliser au maximum l’outil de réservation en ligne.
Pour Guillemette Falques, l’essai est donc transformé. « L’agence est réactive, de bons conseils, notamment dans le choix des fournisseurs et la migration d’outils mais aussi dans l’optimisation tarifaire avec par exemple la mise en place de cartes d’abonnements ». Son intervention est limitée à quelques heures par mois qu’elle dédie essentiellement au suivi de l’activité et aux axes d’amélioration. « Aujourd’hui tout roule, on m’appelle essentiellement quand un collaborateur veut sortir de la politique de voyages et qu’il a besoin de ma validation ». Quant à savoir si on peut pousser le “online” plus loin ? Le “offline” reste nécessaire pour la réservation de prestations complexes comme les voyages de groupe ou pour accompagner certains grands voyageurs désireux d’échanger ou d’annuler en dernière minute leurs déplacements. La demande est alors effectuée par une consultante voyages attitrée à QUALITEL.
Elaborer les futures politiques de déplacement
Visioconférence, effet Covid et surtout volonté de privilégier le train et les transports en commun dans le cadre de leur politique RSE, les collaborateurs de QUALITEL se déplacent moins qu’avant mais certains voyages restent indispensables. Guillemette Falques entend donc optimiser les prestations hôtel avec l’aide de Reed & Mackay grâce à la mise en place d’un programme qui garantira la sélection de certains hôtels répertoriés, des tarifs négociés et également un niveau de confort pour les collaborateurs.
Impliquer les collaborateurs au quotidien est le maître mot de Guillemette Falques. C’est aussi sa conception du partenariat avec Reed & Mackay. « L’accompagnement de notre agence passe également par des échanges avec nos collaborateurs. Il est essentiel de les impliquer et non de juste leur partager de l’information descendante. Leurs retours sont importants. On en tient compte pour améliorer nos services avec l’aide de l’agence. Les choses sont plus facilement appliquées quand on les humanise».
