L’évènement est attendu par des millions de personnes. Les Jeux Olympiques et Paralympiques 2024 se dérouleront à Paris et dans certaines villes de France, cet été respectivement du 26 juillet au 11 août et du 28 août au 8 septembre 2024. Pour les responsables des déplacements professionnels, cette période de forte affluence touristique peut vitre se transformer en cauchemar : explosion des prix, pénurie de chambres d’hôtels, vols et trains complets … Et la fameuse question : comment minimiser la hausse de vos coûts ? Sans oublier la sécurité de vos collaborateurs. Les évènements de grande envergure peuvent en effet accroître les risques liés à vos déplacements professionnels.
Nous partageons donc avec vous notre checklist des différents aspects à prendre en compte pour appréhender sereinement ce grand rendez-vous.
1. Arbitrez et communiquez sur la nécessité du déplacement pendant cette période
La décision d’effectuer un déplacement professionnel ne relève pas du responsable voyages ou du Travel Manager. Pour autant ; il est recommandé de sensibiliser toute l’entreprise sur cette période particulière tant en termes de gestion des dépenses que de gestion de la sûreté des voyageurs. Nous mettons à votre disposition des procédures pour paramétrer vos outils de réservation avec des règles de contrôle et des messages informatifs à l’attention de vos collaborateurs.
2. Identifiez en amont les risques de sécurité; alertez vos collaborateurs en temps réel
De façon générale, identifiez toujours en amont la destination de voyage de vos collaborateurs et vérifiez si elle est classée à risques. La France, qui accueillera les Jeux olympiques de Paris 2024 est considérée comme un pays à faible risque. Cependant, des incidents, telles des grèves ou des manifestations, peuvent affecter les voyages d’affaires pendant l’événement. N’hésitez pas à consulter le site de la préfecture de police de Paris.
Comme pour toute ville pendant un évènement à forte visibilité, une vigilance accrue est indispensable sur les possibles risques de terrorisme. N’oubliez pas également de rappeler les risques de vol en particulier dans les zones de fortes affluences. Conseillez à vos collaborateurs de garder leurs objets de valeur et les pièces d’identités, en sécurité à leur hôtel.
Pour vous accompagner dans cette démarche, Reed & Mackay propose à ses clients la solution de gestion des risques liées aux déplacements R&M/Protect. Le suivi de vos voyageurs est essentiel. Grâce à nos systèmes de géolocalisation et d’alertes vous êtes renseignés en temps réel sur la situation de vos collaborateurs. Ces alertes comprennent également des mises en garde concernant l’ensemble des menaces de toutes sortes pouvant survenir pendant le déplacement de vos collaborateurs.
3. Prévoyez du temps supplémentaire pour vos déplacements pour éviter les mauvaises surprises
Pendant les jeux, les aéroports et les gares seront beaucoup plus fréquentés qu’à l’ordinaire, en raison de l’afflux de visiteurs, d’athlètes, des médias et des bénévoles. Les temps d’attentes pour les embarquements et les passages à la douane risquent d’être plus importants. Prévoyez plus large lors de la réservation. Il existe également des solutions permettant aux voyageurs de bénéficier de priorité lors des enregistrements (Sky Priority d’Air France notamment) : Consultez nos conseillers voyages pour en savoir davantage!
Il en va de même pour les transports publics (métro, bus, train de banlieue). N’hésitez pas à vérifier l’état du trafic et à commander des billets de transport à l’avance pour éviter les longues files d’attente aux guichets. Les tickets de transports dématérialisés sont d’excellentes alternatives pour éviter les files d’attente.
Les taxis seront sur sollicités et il ne sera pas facile d’en avoir, même en réservant à l’avance. N’hésitez pas à prendre contacts avec des transporteurs privés et à les réserver bien en amont par le biais de vos conseillers voyages.
Si vous êtes véhiculés, n’oubliez pas que plusieurs parties de la ville autour des sites de compétition seront complètement interdites aux voitures. Ces zones restreintes – qui comprennent les routes d’Île-de-France et certaines parties du boulevard périphérique autour de Paris – seront fermées à la circulation à partir du 1er juin et rouvriront à partir du 7 septembre.
Pour en savoir plus sur les sites des jeux
Pour en savoir plus sur la circulation routière pendant les jeux
4. Anticipez au maximum les réservations de transports et d’hôtels, si ce n’est pas déjà fait …
La réservation anticipée des transports (en particulier l’avion et le train) et des hôtels pendant une période évènementielle est une règle de base. Anticipez au maximum la réservation de vos billets pour bénéficier des meilleurs tarifs, conditions d’échange et de remboursement.
Pour les hôtels en particulier, en raison de la forte demande de logements dans Paris et sa banlieue ainsi que dans les principales villes accueillant des épreuves sportives (notamment Lille, Bordeaux, Nantes, Lyon, Saint-Etienne, Nice et Marseille), la majorité des chambres d’hôtels est déjà réservée et les prix grimpent en flèche pour tout ce qui reste disponible. A ce stade, évitez de sélectionner dans les disponibilités restantes des hôtels trop éloignés et difficilement accessibles par les transports qui seront également très sollicités.
5. Modifiez les règles de votre politique voyages
Si le déplacement est indispensable, il vous est recommandé de modifier temporairement les plafonds hôtels et transports de votre politique voyages. Nous vous conseillons également d’ajouter un motif de non-conformité dans le suivi de vos dépenses pour pouvoir aisément identifier les demandes de dépassements budgétaires.
A ce titre, le stricte respect de la politique voyages dans le choix des hôtels est vivement conseillé pour éviter les mauvaises surprises. Informez vos collaborateurs en amont que les nuitées prises hors programme hôtels ne seront pas remboursées, afin de conserver le contrôle sur les engagements de dépenses et la traçabilité des déplacements.
6. Impliquez votre agence le plus tôt possible
L’anticipation reste le maitre mot. Mais on ne peut pas toujours tout planifier. C’est notre rôle en tant qu’agence de vous accompagner, même à la dernière minute, pour essayer de trouver avec vous les meilleures solutions. C’est notre métier et nous le faisons bien.
Pour en savoir plus sur l’optimisation de vos budgets et la gestion des risques, n’hésitez pas à nous contacter: contact.fr@reedmackay.com
