Gestion des événements
FAQ sur le formulaire de demande de réunions et d'événements
Un point d’entrée unique pour un accompagnement personnalisé.
Notre formulaire en ligne, clair et intuitif, vous permet de nous transmettre en toute simplicité toutes les informations nécessaires pour organiser vos réunions, événements, voyages de groupe ou offsites.
Grâce à ses questions dynamiques, il s’adapte à vos besoins pour nous aider à vous apporter une réponse rapide, précise et parfaitement adaptée. Des questions ? Consultez notre FAQ ci-dessous et trouvez toutes les réponses en un clin d’œil.
Général
Ce formulaire en ligne, simple et intuitif, permet de nous transmettre facilement vos besoins pour tout type d’événement, de réunion ou de voyage de groupe (à partir de 10 personnes).
Grâce à ses questions dynamiques, il s’adapte à vos besoins pour nous aider à vous apporter une réponse rapide, précise et parfaitement adaptée.
Il vous suffit de remplir le formulaire avec les détails de votre réunion ou événement.
Les questions s’adaptent automatiquement en fonction des services que vous sélectionnez.
Une fois votre demande envoyée, notre équipe Reed & Mackay Events l’examine et commence à la traiter.
Si des précisions sont nécessaires, l’un de nos experts vous contactera pour convenir d’un échange téléphonique avant de lancer l’organisation de votre événement.
Pour garantir la disponibilité des lieux et prestataires, nous vous recommandons de nous contacter le plus tôt possible.
Si vous n’êtes pas encore client Reed & Mackay Events, votre société devra être intégrée à notre système pour bénéficier de notre service de gestion d’événement, un processus pouvant durer jusqu’à 60 jours. Durant cette période, nous pourrons néanmoins vous proposer notre service gratuit de recherche de lieux.
Chaque service est personnalisable pour vous garantir un événement parfaitement réussi et en accord avec vos objectifs. Nos prestations incluent notamment:
- Dîners privés
- Voyages événementiels (à partir de 10 participants vers une même destination)
- Gestion des inscriptions (sites RSVP, applications événementielles, etc.)
- Transferts et transports terrestres (navettes, chauffeurs privés, etc.)
- Présence et coordination Reed & Mackay sur site tout au long de l’événement
- Voyages incentives ou VIP
- Séminaires, réunions et conférences
- Événements internes et soirées d’entreprise
- Divertissements (conférenciers, activités team-building, animations, etc.)
- Billetterie événementielle ou hospitalité d’entreprise
- Cadeaux, récompenses et programmes de reconnaissance
Chaque service est entièrement personnalisable, pour vous garantir un événement fluide, unique et parfaitement réussi.
Hébergement
Une demande d’hébergement de groupe s’applique à partir de 10 chambres par nuit dans le même établissement.
Si vous avez besoin de moins de 10 chambres, nous vous recommandons d’utiliser R&M/Book ou à votre équipe habituelle de voyages d’affaires chez Reed & Mackay.
Dans ce cas, nous pouvons gérer votre demande, à condition que l’espace de réunion soit inclus dans le même contrat.
Nous recommandons de nous transmettre votre demande au moins 30 jours avant l’événement afin de garantir les meilleures disponibilités et conditions tarifaires. Pour une demande plus tardive, la disponibilité pourra être plus limitée et les tarifs potentiellement plus élevés.
Espaces de réunion / événement
Oui ! Ce service fait partie de notre offre gratuite de recherche de lieux. À noter : si le lieu choisi ne verse pas de commission agence, des frais de 10 % (Hors Taxes) sur le montant total contracté seront appliqués.
Absolument ! Tous les services complémentaires liés à votre événement (restauration, solutions audiovisuelles, animations, etc.…) peuvent être intégrés à notre accompagnement pour vous offrir une solution clé en main
Recherche de lieux gratuite
Dès réception de votre formulaire, nous transmettons vos besoins à notre réseau de partenaires et, grâce à la force de négociation de Reed & Mackay, nous recherchons pour vous : les meilleurs tarifs disponibles, des conditions d’annulation flexibles et des avantages exclusifs en fonction de vos priorités.
Notre proposition vous parviendra sous 2 à 3 jours ouvrés. Si un délai supplémentaire est nécessaire, nous ne manquerons pas de vous tenir informé(e).
Vous souhaitez visiter un lieu ? Nous pouvons organiser la visite pour vous .
Vous hésitez entre plusieurs options ? Nous vous proposons des alternatives afin de faciliter votre décision. Une fois que vous avez arrêté votre choix sur un lieu, nous vous mettons en relation directe avec ce dernier qui gérera avec vous tous les aspects du contrat, du règlement et de la logistique.
Nous restons disponibles pour toute question afin d’assurer un déroulement fluide jusqu’au jour.
Ce service couvre toutes les étapes du projet, de la recherche du lieu à la signature du contrat, en passant par les paiements, la logistique avant l’événement et le suivi après, pour vous offrir une expérience entièrement clé en main.
Des questions? Besoin d’en discuter? Contactez-nous à [email protected]. Nous serons ravis d’échanger avec vous!
