Dans un contexte où les coûts liés aux voyages d’affaires et aux événements continuent d’augmenter, il est essentiel de se demander si la combinaison de ces dépenses peut offrir de réels bénéfices aux entreprises. À ce sujet, nous avons interrogé Julie Oliver, PDG de Reed & Mackay – UK, Europe et Global Events, qui a partagé ses réflexions sur la valeur ajoutée de cette approche.
Où constatons-nous une augmentation des coûts ?
Bien que les tarifs aériens devraient se stabiliser cette année, les prix des hôtels pourraient grimper en fonction du lieu des réunions ou événements. L’ensemble du coût de la vie impacte également les prix, ce qui a des conséquences sur les dépenses de voyage, telles que la restauration et les transports en commun.
De plus, la récente augmentation de la taxe sur les passagers aériens pour les tarifs non-économiques au Royaume-Uni, ainsi que les hausses des frais d’enregistrement de bagages par certaines compagnies aériennes américaines, pèsent sur les budgets de voyage.
Quels avantages peut offrir une dépense combinée ?
Les bénéfices d’une approche combinée sont nombreux. D’un point de vue financier, regrouper les dépenses permet d’obtenir une visibilité complète des coûts dans un seul rapport. Par exemple, si une agence a négocié des tarifs avantageux pour des réservations d’hôtels pour les voyages d’affaires, elle sera en mesure de négocier de meilleurs tarifs pour les réunions au sein de la même propriété.
Un autre aspect essentiel concerne la collecte de données consolidées, qu’elles soient financières ou non. Cela peut être primordial dans la stratégie de l’entreprise : connaître le coût global d’un événement (voyage et prestations terrestres) permet d’évaluer la dépense dans son ensemble, de la prévoir pour l’année suivante et de négocier efficacement avec les fournisseurs et les sociétés de gestion de voyages (TMC).
Julie Oliver souligne que les avantages vont au-delà des considérations financières. La stratégie de RSE d’une organisation est un élément essentiel de son activité ; le bien-être des voyageurs est primordial. Les entreprises veulent s’assurer que leurs voyageurs et délégués sont en sécurité et peuvent être suivis où qu’ils se trouvent dans le monde. Utiliser un système unique pour tous les aspects du voyage facilite la gestion des risques.
Un autre avantage notable réside dans le soutien à des pratiques de voyage durables. En combinant les dépenses, toutes les données de durabilité sont centralisées, ce qui facilite le reporting.
Enfin, cela soutient la stratégie de gestion des ressources humaines de l’organisation. Une culture d’entreprise positive est au cœur de toute organisation, et avec l’essor du travail hybride, les voyages d’affaires et les événements jouent un rôle essentiel dans la création d’une forte culture d’entreprise, ainsi que dans l’attraction et la fidélisation des talents. Cette visibilité accrue est cruciale.
Faciliter l’adoption de la politique de voyage
Une dépense combinée peut-elle également faciliter l’adoption et la conformité aux politiques de voyage ? Absolument. Avoir un contrat unique avec des fournisseurs via un mécanisme de paiement centralisé permet non seulement de réaliser des économies, mais aussi de gagner du temps. Par exemple, si un voyageur d’affaires rencontre un problème avec un hôtel, le programme d’entreprise peut le signaler et partager les détails avec l’équipe des événements. Cela ne serait pas possible en travaillant avec deux agences différentes, car les retours sur les fournisseurs ne seraient pas centralisés.
Retour sur investissement (ROI)
Le ROI peut être observé à plusieurs niveaux. En plus des économies financières, il est aussi question de la satisfaction des employés. Vos collaborateurs se sentiront plus en sécurité lors de leurs déplacements, le reporting sur les objectifs de RSE sera simplifié, et il y aura un interlocuteur unique qui connaît bien votre entreprise, sa culture et ses objectifs.
Une tendance à la combinaison des dépenses
Il y a un véritable intérêt croissant pour la combinaison des dépenses. Les entreprises sont souvent très occupées et sous pression. Collaborer avec une seule agence permet d’établir une relation de confiance, car celle-ci apprend à bien connaître l’entreprise. Une organisation pourrait commencer par gérer ses voyages d’affaires avec une société de gestion de voyages, puis naturellement s’associer pour les réunions et événements en raison des nombreux avantages évoqués.
Il existe peu de sociétés de gestion de voyages qui proposent également une division complète pour les réunions et événements. Les clients ont souvent dû se tourner vers d’autres prestataires pour la gestion d’événements. Même dans le domaine des réunions et événements, cela peut être fragmenté. Certains fournisseurs se concentrent uniquement sur la recherche de lieux, d’autres sur la technologie des événements, par exemple.
Chez Reed & Mackay, nous avons des équipes expérimentées dans les voyages d’affaires ainsi que dans les réunions et événements. Notre objectif est de répondre à tous les besoins des organisations dans ce domaine, afin d’optimiser les budgets de voyage, d’économiser du temps et de l’argent, tout en améliorant le bien-être des voyageurs et la gestion des risques.
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