En nuestra nueva serie «The View», pedimos a los expertos de Reed & Mackay que compartan sus ideas y puntos de vista sobre un tema de actualidad que afecte a los sectores de los viajes de negocios y las reuniones y eventos, y que destaquen soluciones. Este mes, preguntamos a la directora general de Reed & Mackay para el Reino Unido, Europa y Eventos Globales, Julie Oliver, si las organizaciones pueden obtener más valor y ahorrar costes combinando los viajes de negocios y el gasto en reuniones y eventos.
¿Dónde estamos que aumentan los costes de los viajes de negocios y de las reuniones y eventos de manera general?
Aunque se espera que las tarifas aéreas se estabilicen este año, las tarifas de los hoteles pueden aumentar dependiendo de dónde se realice una reunión o evento. Pero es el coste de vida en general lo que afecta los precios. Estos, a su vez, impactan los gastos de viaje, como comida y bebida, transporte público, etc.
Además, está la reciente noticia de que el gobierno británico ha subido el impuesto sobre los pasajeros aéreos en las tarifas no económicas. Y varias de las principales compañías aéreas estadounidenses han aumentado los precios por facturar una maleta, lo que, si se viaja con frecuencia, se va acumulando. Por tanto, sigue habiendo presión sobre los presupuestos de viajes.
Si las empresas buscan ahorrar en sus presupuestos de viaje, ¿qué beneficios puede aportar la combinación de gastos?
¡Hay tantos beneficios! Si lo miras únicamente desde la perspectiva de los costes financieros, unir estas dos vertientes del negocio significa que tienes toda la visibilidad del gasto en un solo informe. Es esa pieza a escala. Por ejemplo, si tu agencia ha negociado con proveedores preferentes las reservas de habitaciones de hotel para viajes de negocios, es probable que puedan negociar una tarifa mejor por delegado de día para reuniones en el mismo establecimiento.
Con Navan como empresa matriz, el poder adquisitivo de Reed & Mackay es muy fuerte, lo que significa que podemos negociar mejores tarifas para los clientes, sobre todo cuando combinan sus gastos en viajes de negocios y reuniones y eventos.
¿Hay otros ventajas?
Sí, los beneficios van más allá de estos claros beneficios económicos. La estrategia de RSC (Responsabilidad Social Corporativa) de una organización es una parte integral de su negocio; el bienestar de los viajeros es crucial. La empresa quiere asegurarse de que todos sus viajeros y delegados que asisten a conferencias o incentivos estén seguros y de que pueden rastrearlos estén donde estén en el mundo. Utilizar un único sistema en todas las fases del viaje hace que la mitigación de riesgos sea mucho más sencilla.
El siguiente beneficio es el impulso a los viajes sostenibles. Si una organización tiene objetivos ESG (ambientales, sociales y de gobernanza) o Science Based Targets que quiere alcanzar, combinar los gastos permite que todos los informes de sostenibilidad estén centralizados, facilitando su visualización y gestión.
Y el beneficio final significativo es que apoya la estrategia de personas de una organización. Una cultura empresarial positiva es el corazón de una organización y, con el trabajo híbrido que está aquí para quedarse, los viajes de negocios y las reuniones y eventos desempeñan un papel enorme en la generación de una cultura empresarial fuerte, así como en la atracción y retención del talento. Nuevamente, es una cuestión de tener una visibilidad completa.
Nuestra visión es ofrecer todo lo anterior, y vamos por buen camino para conseguirlo mediante nuestras inversiones en tecnología y nuevas plataformas.
¿Puede el gasto combinado facilitar la adopción y el cumplimiento de la política de viajes?
Absolutamente; tener un contrato directo con los proveedores a través de sus mecanismos de pago centralizados o sólo puede ahorrar costes, sino también tiempo, algo que los compradores de viajes y eventos siempre están buscando. Por ejemplo, si un viajero de negocios ha tenido un problema con un hotel, el programa corporativo puede registrarlo y compartir los detalles con el equipo de eventos. Eso no sucederá si se trabaja con dos agencias diferentes; la información y el feedback sobre los proveedores no estarán centralizados.
¿Significa también un mejor retorno de la inversión (ROI) para los viajes de negocios y las reuniones y eventos?
Encontrarás ROI en múltiples lugares. Naturalmente, está en el gasto financiero. Pero el otro ROI está relacionado a la felicidad. Tu gente se sentirá más segura cuando viaje, los informes sobre objetivos ESG serán más simples, habrá un contrato y un contacto que conocerá y comprenderá tu negocio, cultura y objetivos.
¿Ve más interés en combinar los gastos?
Sí; todo el mundo está muy ocupado y sometido a mucha presión. Así que poder asociarse y colaborar con una agencia significa que esa agencia llega a conocer muy bien a una empresa y a establecer una relación de confianza. Una organización puede empezar con su empresa de gestión de viajes para los viajes de negocios y luego, naturalmente, asociarse con ella para las reuniones y eventos, debido a todas las ventajas anteriores.
No son muchas las TMC (empresas de gestión de viajes) que también cuentan con una división de reuniones y eventos de servicio completo, lo que puede haber llevado a los clientes a buscar en otro lugar para la gestión de eventos. Además, incluso dentro del sector de reuniones y eventos, puede haber fragmentación. Algunos proveedores se especializan únicamente en la búsqueda de lugares, mientras que otros se enfocan en la tecnología para eventos, por ejemplo.
En Reed & Mackay, contamos con equipos sólidos y experimentados tanto en viajes de negocios como en reuniones y eventos. Nuestra visión es ofrecer todos los servicios que una organización necesita en este ámbito, lo que nos permite optimizar los presupuestos de viaje, ahorrando dinero y tiempo a nuestros clientes, al mismo tiempo que mejoramos el bienestar de los viajeros y la mitigación de riesgos.
Envíe un correo a hello@reedandmackay.com para discutir todas sus necesidades de gestión de viajes y eventos.
