Le défi : L’organisation sans faille du voyage de plus de 2 000 participants de la Suède à la Corée du Sud pour le Jamboree Scout Mondial implique des compétences et une expérience logistiques de premier ordre. Cependant, lorsque des conditions météorologiques extrêmes et des passeports perdus s’y ajoutent, toute une série de compétences en matière de gestion de crise sont également requises.
La solution : Resia, société de gestion d’événements, de congrès et de voyages d’affaires basée à Göteborg – qui a rejoint la famille Reed & Mackay en juin – a utilisé ses relations bien établies dans l’industrie du voyage pour gérer ces défis de manière efficace, en aidant à réaliser le voyage d’une vie pour un grand nombre de personnes.
Le 25e Jamboree scout mondial, qui s’est déroulé en août, a été l’un des plus grands événements éducatifs en plein air pour les jeunes âgés de 14 à 17 ans.
Des dizaines de milliers de scouts du monde entier se sont réunis pour camper en plein air et participer à des activités. Ce fut une expérience de voyage incontournable, avec la possibilité de se faire de nouveaux amis, de découvrir d’autres cultures et de développer des compétences en matière de leadership. Le bon déroulement de l’ensemble des opérations était essentiel.
L’événement de cette année – le Jamboree se tient tous les quatre ans dans des destinations différentes – est la troisième fois que Resia organise le voyage du contingent scout suédois. Après avoir travaillé pour la première fois avec l’organisation en 2015, Resia a accueilli cette année 2 100 participants pour se rendre de la Suède à la Corée du Sud.
En outre, Resia a apporté son soutien en organisant des excursions supplémentaires autour de la destination pendant et après l’événement. La planification de l’événement a débuté en 2021, en raison du grand nombre de personnes à transporter.
« Nous avons désigné un chef de projet à temps plein pour cet événement, soutenu par quelques autres membres de l’équipe en cas de besoin », explique Niclas Levin, Senior Manager Groups & Meetings de Resia.
« Nous avons réservé 49 groupes – avec environ 40 scouts et quatre responsables scouts par groupe – sur des vols internationaux auprès de neuf compagnies aériennes différentes. Nous avons également réservé environ 200 autres billets individuels avec des exigences différentes en termes de date et de destination. De plus, nous avons dû organiser des régimes alimentaires spéciaux pour plus de 400 personnes ».
RELEVER LES DÉFIS AVANT LE DÉPART
Il s’agit d’un exploit d’organisation de premier ordre. Resia a dû veiller à ce que les participants voyagent pendant huit jours afin que tous puissent participer au camp et aux activités. Tous les scouts devaient vivre le même programme. En outre, comme les scouts suédois voulaient présenter le jeu traditionnel de Kubb – qui comprend de lourds blocs de bois – à leurs homologues du monde entier, Resia a travaillé avec les compagnies aériennes pour s’assurer qu’ils pouvaient apporter le jeu dans les bagages.
L’IMPORTANCE DES PARTENARIATS DANS LE DOMAINE DES VOYAGES
« Le choix du bon partenaire DMC était crucial, car nous n’étions pas sur le terrain pour cet événement particulier et nous devions pouvoir réserver en toute confiance », poursuit M. Levin. « Une société de représentation DMC avec laquelle nous travaillons en Suède, Travel Collection, a recommandé KR Hospitality & Events.
« Resia s’est rendue en Corée du Sud pour les rencontrer. Nous avons choisi de travailler avec cette agence en raison de sa grande expérience des événements de grande envergure, y compris les Jeux olympiques. De plus, le propriétaire de l’entreprise avait vécu en Europe et comprenait les exigences et la mentalité du groupe suédois en matière de voyages.
Le CGM a organisé le transport terrestre, y compris 92 navettes vers et depuis l’aéroport et les hôtels, ainsi que 182 autres bus pour les excursions du programme. Les scouts suédois ont été invités à visiter diverses zones de Séoul, notamment la zone démilitarisée et l’observatoire Odusan, ainsi que la ville de Busan.
DES SOLUTIONS DE VOYAGE EN CAS DE CONDITIONS MÉTÉOROLOGIQUES EXTRÊMES
Même un événement bien planifié ne peut prévoir des facteurs imprévisibles tels que des conditions météorologiques extrêmes. Pendant le Jamboree, il y a eu non pas un, mais deux événements météorologiques difficiles à affronter. D’une part, les températures élevées et, d’autre part, la menace d’un typhon qui s’abattrait sur le camping. Les scouts ont dû rapidement décider de fermer le camp et de déplacer les 40 000 participants.
« Le plan d’urgence a été mis en place grâce à une collaboration avec le gouvernement sud-coréen et de nombreux fournisseurs locaux », explique M. Levin.
« En une seule journée, 1 000 bus ont pris en charge les participants et les ont emmenés dans 130 lieux d’hébergement différents à Séoul. Nous sommes restés en contact avec les chefs scouts et les fournisseurs sur le nouveau site. Cette mesure visait à garantir que le reste du programme puisse se dérouler comme prévu. Nous avons bénéficié d’un excellent service à la clientèle de la part de notre DMC, qui a été formidable.
Des canaux de communication clairs sont un élément essentiel de la stratégie logistique de Resia lorsqu’il s’agit de planifier des programmes de voyage à grande échelle. M. Levin explique qu’ils ont des fils de conversation distincts sur le transport aérien, le transport terrestre, les hôtels, les excursions et la météo.
« Pendant tout ce temps, nous nous tenons au courant de tout ce qui concerne l’événement », explique-t-il. « Nous avions alors un plan de secours au cas où nous devrions changer les arrangements de voyage pour la dernière étape du voyage, car ils avaient été déplacés à Séoul (en raison des conditions météorologiques). Nous avons dû changer les heures de départ des bus qui emmenaient les scouts à Busan ».
En outre, lors du voyage de retour, Resia a dû s’occuper de plusieurs passeports perdus par la délégation suédoise. « Nous avons travaillé en étroite collaboration avec les compagnies aériennes et les responsables des scouts ont contacté l’ambassade de Suède à Séoul pour obtenir des copies des passeports et nous n’avons pas eu à annuler de vols », ajoute M. Levin.
UN RÉSULTAT POSITIF
Les 2 100 participants suédois ont tous voyagé sans encombre vers et depuis la Corée du Sud, bien qu’ils aient été confrontés à un certain nombre de défis extérieurs. Oscar Sundås, le principal contact de Resia chez les scouts suédois, a salué le grand succès de l’événement. « Les participants ont eu l’occasion de rencontrer de nouveaux amis du monde entier, de participer à des activités et de découvrir la Corée du Sud », explique-t-il. « Grâce à l’excellente organisation du transport de nos groupes suédois vers et depuis le Jamboree, tout s’est bien passé, même avec le changement de décor.
Envoyez un courriel à hello@reedandmackay.com pour discuter de tous vos besoins en matière de gestion de réunions et d’événements.
