Die Herausforderung: Die nahtlose Organisation der Reise von mehr als 2.000 Teilnehmern von Schweden nach Südkorea zum World Scout Jamboree erfordert erstklassige logistische Fähigkeiten und Erfahrungen. Wenn dann noch extreme Wetterbedingungen und verlorene Pässe hinzukommen, ist eine ganze Reihe von Krisenmanagementfähigkeiten gefragt.
Die Lösung: Das in Göteborg ansässige Event-, Kongress- und Geschäftsreisemanagement-Unternehmen Resia, das seit Juni zur Reed & Mackay-Familie gehört, nutzte seine gut etablierten Beziehungen in der Reisebranche, um diese Herausforderungen effektiv zu bewältigen und so vielen Menschen die Reise ihres Lebens zu ermöglichen.
Das 25. World Scout Jamboree, das im August stattfand, war eine der größten Bildungsveranstaltungen im Freien für junge Menschen zwischen 14 und 17 Jahren.
Zehntausende von Pfadfindern aus der ganzen Welt kamen zusammen, um im Freien zu zelten und an Aktivitäten teilzunehmen. Dies war eine unverzichtbare Reiseerfahrung mit der Möglichkeit, neue Freunde zu finden, andere Kulturen kennenzulernen und Führungsqualitäten zu entwickeln. Der reibungslose Ablauf der gesamten Operation war von entscheidender Bedeutung.
Die diesjährige Veranstaltung – das Jamboree findet alle vier Jahre an einem anderen Ort statt – ist das dritte Mal, dass Resia die Reise für das schwedische Pfadfinderkontingent organisiert. Nach der ersten Zusammenarbeit mit der Organisation im Jahr 2015 hatte Resia dieses Jahr 2.100 Teilnehmer, die von Schweden nach Südkorea gebracht werden sollten.
Darüber hinaus unterstützte Resia mit zusätzlichen Ausflügen rund um das Reiseziel während und nach der Veranstaltung. Angesichts der großen Zahl von Teilnehmern, für die eine Reise organisiert werden musste, begannen die Planungen für die Veranstaltung bereits im Jahr 2021.
„Wir haben einen Vollzeit-Projektmanager für diese Veranstaltung abgestellt, der bei Bedarf von ein paar anderen Teammitgliedern unterstützt wird“, sagt Niclas Levin, Senior Manager Groups & Meetings bei Resia.
„Wir haben 49 Gruppen – mit etwa 40 Pfadfindern und vier Pfadfinderleitern pro Gruppe – für internationale Flüge bei neun verschiedenen Fluggesellschaften gebucht. Außerdem buchten wir noch etwa 200 Einzeltickets mit unterschiedlichen Datums- und Zielvorgaben. Außerdem mussten wir für mehr als 400 Personen besondere Ernährungswünsche berücksichtigen.
BEWÄLTIGUNG DER HERAUSFORDERUNGEN VOR DER ABREISE
Das war eine organisatorische Meisterleistung erster Güte. Resia musste dafür sorgen, dass die Teilnehmer an acht Tagen anreisten, damit alle Teilnehmer an dem Camp und den Aktivitäten teilnehmen konnten. Alle Pfadfinder mussten das gleiche Programm erleben. Da die schwedischen Pfadfinder das traditionelle Kubb-Spiel, zu dem auch schwere Holzklötze gehören, ihren Kollegen in aller Welt vorstellen wollten, arbeitete Resia mit den Fluggesellschaften zusammen, um sicherzustellen, dass sie das Spiel im Gepäck mitnehmen konnten.
DIE BEDEUTUNG VON REISEPARTNERSCHAFTEN
„Die Wahl des richtigen DMC-Partners war von entscheidender Bedeutung, da wir bei dieser Veranstaltung nicht vor Ort waren und in der Lage sein mussten, zuverlässig zu buchen“, so Levin weiter. „Eine DMC-Vertretung, mit der wir in Schweden zusammenarbeiten, Travel Collection, empfahl KR Hospitality & Events.
„Resia reiste nach Südkorea, um sie zu treffen. Wir haben uns für die Zusammenarbeit mit dieser Agentur entschieden, weil sie über große Erfahrung mit Großveranstaltungen, einschließlich der Olympischen Spiele, verfügt. Außerdem hatte der Inhaber des Unternehmens in Europa gelebt und kannte die Reiseanforderungen und die Mentalität der schwedischen Gruppe.“
Die DMC organisierte den Bodentransport, darunter 92 Shuttlebusse zum und vom Flughafen und zu den Hotels sowie weitere 182 Busse für die Ausflugsfahrten im Rahmen des Programms. Die schwedischen Pfadfinder besuchten verschiedene Gebiete in Seoul, darunter die entmilitarisierte Zone und das Odusan-Observatorium, und unternahmen auch Ausflüge in die Stadt Busan.
BEREITSTELLUNG VON REISELÖSUNGEN BEI EXTREMWETTERLAGEN
Selbst eine gut geplante Veranstaltung kann unvorhersehbare Faktoren wie extreme Wetterverhältnisse nicht vorhersehen. Während des Jamborees gab es nicht nur eine, sondern gleich zwei Wetterkapriolen zu überstehen. Der erste war die hohe Temperatur, der zweite die Gefahr eines Taifuns, der den Campingplatz treffen könnte. Die Pfadfinder mussten schnell entscheiden, das Lager zu schließen und alle 40.000 Teilnehmer umzusiedeln.
„Der Notfallplan wurde in Zusammenarbeit mit der südkoreanischen Regierung und vielen lokalen Zulieferern erstellt“, sagt Levin.
„An nur einem Tag holten 1.000 Busse die Teilnehmer ab und brachten sie zu 130 verschiedenen Aufenthaltsorten in Seoul. Wir hielten Kontakt zu den Pfadfinderleitern und Lieferanten am neuen Standort. Damit sollte sichergestellt werden, dass der Rest des Programms wie geplant durchgeführt werden konnte. Wir haben hier einen großartigen Kundenservice von unserer DMC erhalten – sie waren fantastisch.“
Klare Kommunikationswege sind ein wesentlicher Bestandteil der logistischen Strategie von Resia bei der Planung großer Reiseprogramme. Levin erklärt, wie sie getrennte Gesprächsstränge über Flugreisen, Bodentransport, Hotels, Ausflüge und das Wetter führen.
„Wir halten uns die ganze Zeit über alles, was mit der Veranstaltung zu tun hat, auf dem Laufenden“, sagt er. „Wir hatten einen Notfallplan für den Fall, dass wir die Reisepläne für die letzte Etappe der Reise ändern mussten, da sie (aufgrund der Wetterbedingungen) nach Seoul verlegt worden waren. Wir mussten die Abfahrtszeiten für die Busse ändern, die die Pfadfinder nach Busan bringen sollten.
Darüber hinaus musste Resia auf der Rückreise mehrere verlorene Pässe der schwedischen Delegation ausfindig machen. „Wir haben eng mit den Fluggesellschaften zusammengearbeitet, und die Leitung der Pfadfinder hat sich mit der schwedischen Botschaft in Seoul in Verbindung gesetzt, um Kopien der Pässe zu erhalten, so dass wir keine Flüge streichen mussten“, fügt Levin hinzu.
EIN ERFOLGREICHES ERGEBNIS
Alle 2.100 Teilnehmer aus Schweden reisten problemlos nach Südkorea und wieder zurück, obwohl sie mit einer Reihe von externen Herausforderungen konfrontiert waren. Resias Hauptansprechpartner bei den schwedischen Pfadfindern, Oscar Sundås, bezeichnete die gesamte Veranstaltung als großen Erfolg. „Die Teilnehmer hatten eine tolle Zeit, in der sie neue Freunde aus der ganzen Welt kennenlernten, an Aktivitäten teilnahmen und Südkorea erlebten“, sagt er. „Dank der guten Organisation bei der An- und Abreise unserer schwedischen Gruppen zum Jamboree hat alles gut geklappt, auch bei den veränderten Rahmenbedingungen.“
Senden Sie eine E-Mail an hello@reedandmackay.com, um alle Ihre Bedürfnisse im Bereich Tagungs- und Veranstaltungsmanagement zu besprechen.
