Att organisera en resa för mer än 2 000 deltagare från Sverige till Sydkorea för World Scout Jamboree kräver mycket erfarenhet och kompetens inom logistik men också starka relationer och förtroende för sina leverantörer. När oförutsedda händelser som extremväder och ett flertal borttappade pass uppstår krävs det också erfarenhet av krishantering.
Resia – (som blev Reed & Mackay i juni 2023) – använde sina välfungerande relationer inom resebranschen för att hantera dessa utmaningar på ett effektivt sätt, vilket bidrog till att många ungdomar fick uppleva sitt livs resa.
Den 25:e World Scout Jamboree, som ägde rum i augusti, är ett av de största eventen utomhus för ungdomar mellan 14 och 17 år.
Tiotusentals scouter från hela världen träffades för att campa utomhus och delta i aktiviteter. Det här var en oslagbar reseupplevelse, med möjlighet att få nya vänner, lära sig om andra kulturer och utveckla ledaregenskaper. Det var mycket viktigt att hela verksamheten fungerade smidigt.
Jamboreen hålls vart fjärde år på olika destinationer, och årets evenemang är det tredje som Resia organiserar för den svenska scoutkåren och samarbetet startade redan år 2015. I år var det 2 100 deltagare som skulle ta sig från Sverige till Sydkorea.
Utöver flygbiljetterna hjälpte Resia till att arrangera ytterligare utflykter inom Sydkorea under och efter evenemanget. Planeringen startade redan 2021 då det krävs lång framförhållning för att transportera så många deltagare till ett land som inte har så stor kapacitet av flygtrafik.
”Vi har utsett en heltidsanställd projektledare för detta evenemang, med stöd av ett par andra teammedlemmar vid behov”, säger Niclas Levin, Operations Manager Groups & Meetings på Resia.
”Vi bokade 49 grupper – med cirka 40 scouter och fyra scoutledare i varje grupp – på internationella flygningar med nio olika flygbolag. Dessutom bokade vi ytterligare cirka 200 individuella biljetter med olika krav på datum och destination. Vi var också tvungna att ordna med specialkost för mer än 400 personer.”
UTMANINGAR FÖRE AVRESAN
Att organisera så många grupper på olika flygbolag med olika avresedestinationer krävde en mycket professionell projektledning. För att alla deltagare skulle kunna genomföra samma program av aktiviteter var de tvungna att ha hela åtta avresedagar. När scouterna från Sverige ville ta med sig och introducera den traditionella leken Kubb – (som inkluderar ett gäng träklossar), till sina globala kollegor, samarbetade Resia med flygbolagen för att kontrollera att de kunde ta med leken i bagaget.
RÄTT PARTER PÅ PLATS
”Att välja rätt DMC partner att samarbeta med lokalt var avgörande, eftersom vi själva inte var på plats med just detta evenemang och vi behövde känna fullt förtroende för att allt skulle fungera, fortsätter Levin. ”Ett företag som representerar DMC:s i Sverige, Travel Collection, rekommenderade KR Hospitality & Events”
”Resia reste till Sydkorea för att träffa dem. Vi valde att arbeta med denna byrå på grund av dess långa erfarenhet av storskaliga evenemang, inklusive OS. Dessutom hade ägaren till företaget bott i Europa och förstod den svenska gruppens resebehov och mentalitet.”
DMC organiserade marktransporterna, inklusive 92 bussar till och från flygplatsen och hotellen samt ytterligare 182 bussar för programmets utflykter. Scouter från Sverige bokades för att besöka olika områden i Seoul, inklusive den demilitariserade zonen och Odusan-observatoriet, och även på resor till staden Busan.
NÄR EXTREMVÄDRET SLOG TILL
Hur välplanerat ett evenemang än är så kan ingen förutse händelser som extremt väder. Under Jamboreen blev det inte bara en, utan två utmanande väderhändelser att tampas med. Den första var höga temperaturer, den andra var hotet om att en tyfon skulle slå till mot campingplatsen. Scouterna var tvungna att snabbt besluta att stänga lägret och flytta alla 40 000 deltagare.
”Beredskapsplanen uppnåddes genom ett samarbete med den sydkoreanska regeringen och många lokala leverantörer”, säger Levin.
”På bara en dag hämtade 1 000 bussar upp deltagarna och körde dem till 130 olika övernattningsställen i Seoul. Vi höll kontakten med scoutledarna och leverantörerna på den nya platsen. Detta för att säkerställa att resten av programmet kunde fortsätta som planerat. Vi fick otroligt bra support från vår DMC – de var fantastiska”
Tydliga kommunikationskanaler är en viktig del av Resias logistiska strategi vid planering av stora reseprogram. Levin förklarar hur de hade separata konversationstrådar igång om flygresor, marktransporter, hotell, utflykter och väder.
”Vi höll oss hela tiden uppdaterade om allt som har med evenemanget att göra”, säger han. ”Vi hade en reservplan om vi skulle behöva ändra researrangemangen för den sista delen av resan, eftersom de hade flyttats till Seoul (på grund av väderförhållandena). Vi var tvungna att ändra avgångstiderna för bussarna som skulle ta scouterna till Busan.”
På hemresan fick Resia dessutom rycka in och hjälpa till med vägledning för flera ungdomar som tappade bort sina pass under resan. ”Vi hade ett nära samarbete med flygbolagen och scouternas ledning kontaktade den svenska ambassaden i Seoul för att säkra kopior av pass och vi behövde inte ställa in några flyg”, tillägger Levin
ETT FRAMGÅNGSRIKT RESULTAT
Alla 2100 deltagare från Sverige reste smidigt till och från Sydkorea, trots att de hade utsattes för ett antal oförutsedda utmaningar. Resias huvudkontakt på Scouterna, Oscar Sundås, hyllade hela arrangemanget som en stor framgång. ”Deltagarna fick en fantastisk tid. De träffade nya vänner från hela världen, deltog i aktiviteter och fick uppleva Sydkorea”, säger han. ”Tack vare den fantastiska organisationen för att få våra svenska grupper till och från Jamboreen gick allt bra, även med de ändrade förutsättningar.”
Kontakta oss eller mejla oss på events.se@reedmackay.com om du behöver hjälp med ett möte, event eller en större gruppresa.
