Innovativ teknik utvecklar snabbt företagens resehantering. Som ett resultat av detta integrerar travel management-bolagen (TMC) toppmoderna digitala förbättringar i sina plattformar.
Reed & Mackays egen teknikstack optimeras för att möta de förändrade kraven från reseköparnas behov, och bygger på de produkter som redan finns i onlinebokningsverktyget.
Men, som Reed & Mackays globala produktchef Fahim Khan påpekar: ”Det handlar inte bara om den teknik som ställs till förfogande för reseansvariga, utan också om hur deras TMC stöder dem. Vi erbjuder möjligheten att boka online om du vill göra allt själv, men också att alltid ha någon till hands direkt när du behöver få saker ändrade.”
Som alla reseköpare och resenärer vet kan förändringar inom affärsresor vara både frekventa och komplexa. Det är därför det är så viktigt att erbjuda kunderna dedikerade tjänster från ett team av engagerade, interna konsulter. Och de långsiktiga fördelarna för både reseköparen och resenären är många.
1) Omedelbart relationsbyggande
Att ha en särskild implementeringsprocess innebär att arbetsrelationen mellan kunden, dess resenärer, våra konsulter och Client Success Managers inleds direkt.
”Den här processen innebär att vi kan ställa rätt frågor från början och lära känna travel managern, executive assistant (EA) eller resenären direkt”, säger Robin Ganatra, Operations Manager på Reed & Mackay.
”Vi ser till att alla deras resepreferenser laddas upp i vår bokningsplattform, R&M/iQ, och informerar sedan våra konsulter om eventuella kundspecifika önskemål för att säkerställa att de får skräddarsydd service.”
2) Högklassigservice från expertkonsulter
Resenärsprofilerna innehåller viktiga detaljer som preferenser för säte, hotellmärke eller behovet av privat arbetsutrymme på flygningar. Detta gör att konsulterna snabbt kan göra urval för sin resenär.
Men dedikerad, personlig service går utöver det vanliga. Reed & Mackays konsulter har i genomsnitt 15 års erfarenhet av branschen, vilket innebär att kunskapsutbyte och stöd mellan konsulterna är vanligt förekommande.
”Affärsresor måste vara sömlösa för varje enskild kund”, förklarar Ganatra. ”Även om resebehoven tenderar att vara likartade, går den dedikerade servicen i ett managed travel-program mycket djupare.
”Till exempel att veta om C-suite-resenärer kräver exakt samma säte varje gång, oavsett flygbolag, om de vill ha sin flygmåltid förbeställd eller vill bli snabbspårade genom flygplatsen.
”Vi kan avgöra om kunden behöver transport, tidig incheckning eller restaurangreservationer i varje skede av sin resa. Och vi kan lära oss om deras intressen och föreslå aktiviteter på fritiden under affärsresan.
”Det handlar också om att förstå om deras organisationer är inriktade på ESG. Kommer de att boka ett mindre rum av hållbarhetsskäl? Och det handlar inte bara om att göra allt detta online, utan att ringa i förväg för att bekräfta allt och spåra varje del av bokningen.”
3) Mervärde och kostnadsbesparingar
De tekniska framstegen inom flygledning har ökat graden av automatisering i resebokningsprocessen. Den nya tekniken, inklusive New Distribution Capability (NDC), sparar tid för konsulterna som istället kan användas till att arbeta närmare kunderna.
Reed & Mackay Learning Specialist, Global Fares, Jo Shilling förklarar hur viktigt detta är för strategier för kostnadsbesparingar. ”Ett flygbolags webbplats kommer att erbjuda det lägsta priset, men det kommer att ha begränsningar och kommer inte att kunna ändras”, säger Shilling. ”Om du däremot ber om det mest flexibla biljettpriset, som är helt ändringsbart och återbetalningsbart, kommer det att vara det dyraste. Din resenär kanske inte behöver den nivån av flexibilitet.
”Våra konsulter ser historiken för den aktuella resenärens bokningar och vet, baserat på tidigare resplaner, att det är osannolikt att de kommer att avboka. Det innebär att vi kan hitta priser med några fler begränsningar, men som sänker kostnaderna för kunderna.”
Och i takt med att NDC utvecklas har konsulter utbildats i hur de ska tolka det mycket bredare utbudet av tillgängliga flygalternativ. En dedikerad, skräddarsydd tjänst innebär att du till fullo förstår villkoren för flygbiljetter.
”Att boka en biljett med handbagage kan se ut som en kostnadsbesparing för kunden. Men vad händer om resenären sedan återvänder hem med en väska, eller behöver ändra sitt flyg under resan?” Tillägger Shilling. ”Vi informerar kunderna fullt ut om vad de köper för att säkerställa att deras krav uppfylls.”
4) Fördjupad kunskap om sektorn
Som en ledande global leverantör av reseadministration för finans-, försäkrings- och juridiksektorerna är det viktigt att ha full förståelse för hur dessa sektorer fungerar.
Konsulter som arbetar med advokatbyråkunder får till exempel specialutbildning genom Reed & Mackays interna utbildningsprogram för juridiska resor.
Validering av ärendekod är inbyggd i vårt system för att säkerställa att bokningar faller under rätt policy. Konsulternas kunskap om denna innovativa teknik matchas av deras förståelse för både resenärernas välbefinnande och säkerhetsbehov, och trycket på EA som har till uppgift att boka resor.
”Att boka resor för law partners kanske inte är en stor del av en EA:s jobb, men det kan vara väldigt tidskrävande”, tillägger Shilling. ”Med innovativ reseteknik gör vi jobbet enklare för våra serviceteam, och sedan gör våra konsulter jobbet enklare för den som bokar resor.”
5) 24/7 akut resetjänst
R&M/Protect – vår unika plattform för hantering av reserisker, som drivs av den globala leverantören av riskinformation Crisis24, som levererar säkerhetsvarningar och uppdateringar till kunderna – stöds av en expertintern Emergency Travel Service (ETS). ETS affärsverksamhet är tillgänglig dygnet runt via ett särskilt telefonnummer.
”För en akut resetjänst är det avgörande med kontinuitet och support under jourtid”, säger Reed & Mackay ETS Service Delivery Manager Julie Wassell. ”Men intuitiviteten hos våra konsulter är lika viktig. De har tillgång till alla resenärsprofiler så att de kan se specifika önskemål inom resepolicyn, men de måste också vara snabbtänkta och förstå hur de bäst kan hjälpa den person som ringer just då.” Detta är en viktig del av omsorgsplikten gentemot resenären.
Dedikerad service innebär också att ETS-teamet förutser störningar och proaktivt planerar hur researrangemangen kan ändras. ”Vi har också inrättat en ETS VIP-avdelning för att kunna erbjuda mer personlig service och vi tittar hela tiden på hur kunderna kan nå oss ännu snabbare”, tillägger Wassell.
6) Stöd i varje steg på vägen
Kunderna kan förvänta sig personlig service under hela resan, även efter bokningsprocessen eller vid nödsituationer, avbokningar eller förseningar. Reed & Mackay North America Operations Team Lead Amanda Brophy beskriver bara ett exempel på hur konsulter tillhandahåller skräddarsydda tjänster till kunder.
”En kund glömde sin laptopladdare på planet”, säger Brophy. ”Vår konsult ringde snabbt flygbolaget, som fick tag på en av flygvärdinnorna som råkade bo på ett hotell en bit bort från kunden. Hon levererade sedan kundens laddare direkt till deras hotell.”
Och som en juridisk kund i USA berättade: ”Konsulten på [Reed & Mackay] var till stor hjälp. Hon lyckades få två av våra partners till nya flyg inom en timme. Hennes snabba service var verkligen livräddande eftersom båda advokaterna behövde åka på affärsresa samma dag.”
Maila hello@reedandmackay.com för att diskutera alla dina behov när det gäller möten och evenemang.
