Dans notre récent rapport de réflexion, Soutenir les voyageurs d’affaires ayant un handicap visible ou caché l’une des questions abordées était de savoir si les besoins des délégués handicapés étaient satisfaits lorsqu’ils participaient à des réunions et à des événements.
L’équipe Réunions et événements de Reed & Mackay suggère de tenir compte de ces éléments pour garantir la meilleure expérience possible à tous les participants.
Comment organiser des événements inclusifs
- La sensibilisation est essentielle. Consulter les communautés avant l’événement afin qu’un soutien soit mis en place sans que les délégués handicapés n’aient à le demander à leur arrivée.
- Veillez à ce que le cordon caché pour les personnes handicapées soit disponible lors des réceptions.
- Examinez le matériel de marketing – soyez attentif au langage, aux contrastes de couleurs, au type et à la taille des caractères. Indiquez sur le formulaire d’inscription ce que vous proposerez lors de l’événement. Cela permettra aux participants de déterminer s’ils ont besoin d’une assistance supplémentaire.
- S’assurer qu’il y a des sous-titres codés et/ou des interprètes en langue des signes lors de l’événement. En outre, lors d’événements virtuels, les légendes doivent être standard.
- Les stewards présents lors des manifestations sont-ils formés pour aider les personnes portant une longe d’invalidité ? Toutes les personnes travaillant sur l’événement ont-elles suivi une formation sur la neurodiversité et/ou sur les premiers secours en matière de santé mentale ?
- Lors de conférences très fréquentées, proposez des espaces calmes et des casques anti-bruit.
- Veillez à ce que les salles de réunion soient équipées de systèmes de boucle pour les personnes malentendantes et de la possibilité de régler l’éclairage.
- Veillez à ce que la signalisation soit claire, avec des couleurs faciles à voir et un plan d’étage codé en couleurs.
- Prévoir une personne chargée d’accueillir les visiteurs à la porte de l’événement et de les accompagner dans les installations.
- Utilisez des termes tels que « toilettes accessibles » plutôt que « toilettes pour handicapés ».
- Lors de la recherche d’un lieu, assurez-vous que l’espace est conforme à la loi sur la discrimination à l’égard des personnes handicapées (DDA), qui donne aux personnes handicapées le droit « d’accéder aux biens, aux installations, aux services et aux locaux ».
Priorité aux besoins des délégués
Ce constat est d’autant plus pertinent que le secteur de l’événementiel devrait connaître une croissance significative d’ici à 2028 – avec un taux de croissance annuel composé de près de 23,1 % jusqu’en 2028.
Il est important d’anticiper et de répondre à tous les besoins des délégués à un événement. Gill Newman, responsable des opérations de Reed & Mackay Events UK, explique comment l’équipe travaille avec les fournisseurs pour s’assurer que tout est prévu. Par exemple, l’équipe a organisé un jour un événement au cours duquel un délégué avait besoin de son lit spécial à l’hôtel.
« Nous avons travaillé en étroite collaboration avec l’hôtel pour nous assurer qu’il s’adaptait à l’ascenseur, aux portes et à la chambre », explique M. Newman. « Nous demandons à nos clients quels sont les besoins des délégués et tenons compte des handicaps lorsqu’ils choisissent un lieu ou une activité. Cela nous donne la meilleure occasion de discuter avec les organisateurs pour comprendre comment ils soutiendront la personne à son arrivée et tout au long de son séjour ».
Selon M. Newman, les nouveaux établissements ont généralement pris en compte les besoins des personnes handicapées lors de la construction. Les chambres ont des sols durs au lieu de moquettes, ce qui facilite l’utilisation des aides à la marche. Le personnel de la réception utilise des iPads pour faciliter les enregistrements en dehors du bureau. « Un hôtel plus traditionnel n’est peut-être pas le mieux adapté en raison de l’âge du bâtiment », ajoute-t-elle. « Nous suggérons donc une visite du site pour rassurer le client et lui donner l’assurance que tous les délégués seront logés confortablement et en toute sécurité ».
L’appel à la cohérence de la part des fournisseurs est clair, Newman déclarant que cela reste l’un des plus grands défis pour les agences qui planifient des événements incluant des délégués avec des handicaps visibles et cachés. « Si tous les hôtels et lieux de réunion signaient une charte sur le handicap comprenant une exigence standard, cela aiderait les agences à proposer des espaces de réunion en toute confiance », dit-elle.
Envoyez un courriel à hello@reedandmackay.com pour discuter de tous vos besoins en matière de gestion de réunions et d’événements.
