In unserem kürzlich erschienenen Bericht Thought Leadership, Unterstützung von Geschäftsreisenden mit sichtbaren und versteckten Behinderungen wurde unter anderem die Frage erörtert, ob die Bedürfnisse von Delegierten mit Behinderungen bei der Teilnahme an Tagungen und Veranstaltungen erfüllt werden.
Das Team von Reed & Mackay Meetings & Events empfiehlt, diese Elemente zu berücksichtigen, um allen Teilnehmern ein optimales Erlebnis zu bieten.
Wie plant man integrative Veranstaltungen?
- Sensibilisierung ist der Schlüssel. Konsultieren Sie die Gemeinden vor der Veranstaltung, damit die Delegierten mit Behinderungen nicht erst bei ihrer Ankunft um Unterstützung bitten müssen.
- Stellen Sie sicher, dass das verdeckte Schlüsselband für Behinderte bei den Empfängen der Veranstaltung verfügbar ist.
- Achten Sie auf das Marketingmaterial – achten Sie auf Sprache, Farbkontraste, Schriftart und -größe. Geben Sie auf dem Anmeldeformular an, was Sie auf der Veranstaltung anbieten werden. So können die Teilnehmer feststellen, ob sie zusätzliche Hilfe benötigen.
- Sorgen Sie dafür, dass bei der Veranstaltung Untertitel mit Untertiteln und/oder Gebärdensprachdolmetscher zur Verfügung stehen. Und bei virtuellen Veranstaltungen sollten Untertitel zum Standard gehören.
- Sind die Ordner bei Veranstaltungen so geschult, dass sie den Trägern eines Behindertenbändchens helfen können? Haben alle Personen, die auf der Veranstaltung arbeiten, eine Schulung zum Thema Neurodiversität und/oder eine Erste-Hilfe-Schulung für psychische Gesundheit absolviert?
- Bieten Sie bei stark frequentierten Konferenzen ruhige Räume und Kopfhörer mit Geräuschunterdrückung an.
- Vergewissern Sie sich, dass die Sitzungsräume über ein Schleifensystem für Hörgeschädigte und die Möglichkeit zur Einstellung der Beleuchtung verfügen.
- Sorgen Sie für eine klare Beschilderung mit leicht erkennbaren Farben und einem farblich gekennzeichneten Grundriss.
- Stellen Sie am Eingang einer Veranstaltung eine Person zur Verfügung, die die Besucher durch die Einrichtungen führt und sie begrüßt.
- Verwenden Sie Begriffe wie „barrierefreie Toiletten“ anstelle von „Behindertentoiletten“.
- Achten Sie bei der Suche nach einem Veranstaltungsort darauf, dass dieser dem DDA-Gesetz (Disability Discrimination Act) entspricht, das Menschen mit Behinderungen das Recht auf „Zugang zu Waren, Einrichtungen, Dienstleistungen und Räumlichkeiten“ gewährt.
Die Bedürfnisse der Delegierten stehen an erster Stelle
Dies ist besonders treffend, da für die Veranstaltungsbranche bis 2028 ein erhebliches Wachstum erwartet wird – mit einer prognostizierten durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate von fast 23,1 % bis 2028.
Es ist wichtig, alle Bedürfnisse der Veranstaltungsteilnehmer zu antizipieren und zu erfüllen. Gill Newman, Operations Manager Events UK bei Reed & Mackay, erklärt, wie das Team mit den Lieferanten zusammenarbeitet, um sicherzustellen, dass alles vorhanden ist. So organisierte das Team beispielsweise einmal eine Veranstaltung, bei der ein Delegierter sein spezielles Bett im Hotel benötigte.
„Wir haben eng mit dem Hotel zusammengearbeitet, um sicherzustellen, dass es in den Aufzug, die Türöffnungen und die Schlafzimmer passt“, erklärt Newman. „Wir fragen unsere Kunden nach den Bedürfnissen der Teilnehmer und berücksichtigen Behinderungen, wenn wir einen Veranstaltungsort oder eine Aktivität auswählen. Dies gibt uns die beste Gelegenheit, Gespräche mit den Veranstaltungsorten zu führen, um zu verstehen, wie sie die Person bei der Ankunft und während ihres Aufenthalts unterstützen werden.
Newman sagt, dass neuere Häuser im Allgemeinen die Bedürfnisse behinderter Gäste beim Bau berücksichtigt haben. In den Schlafzimmern gibt es harte Böden anstelle von Teppichböden, um die Benutzung von Gehhilfen zu erleichtern. Die Mitarbeiter an der Rezeption verwenden iPads, um bei der Anmeldung zu helfen, wenn sie nicht am Schreibtisch sitzen. „Ein traditionelles Hotel ist aufgrund des Alters des Gebäudes vielleicht nicht so gut geeignet“, fügt sie hinzu, „daher empfehlen wir eine Besichtigung vor Ort, um dem Kunden die Gewissheit zu geben, dass alle Delegierten sicher und komfortabel untergebracht werden.
Newman stellte fest, dass dies nach wie vor eine der größten Herausforderungen für Agenturen ist, die Veranstaltungen planen, an denen Teilnehmer mit sichtbaren und versteckten Behinderungen teilnehmen. „Wenn alle Hotels und Veranstaltungsorte eine Charta für Menschen mit Behinderungen unterzeichnen würden, die eine Standardanforderung enthält, könnten Agenturen mit absolutem Vertrauen Tagungsräume vorschlagen“, sagt sie.
Senden Sie eine E-Mail an hello@reedandmackay.com, um alle Ihre Bedürfnisse im Bereich Tagungs- und Veranstaltungsmanagement zu besprechen.
