Alors que les budgets pour les réunions et événements continuent d’augmenter en 2025, 90 % des organisateurs affichent un optimisme croissant concernant l’évolution du secteur. Les destinations se livreront une véritable compétition pour capter cet engouement. Comment savoir si une destination est idéale pour vos événements ?
Une destination idéale pour les réunions et événements professionnels repose sur son infrastructure, son accessibilité et l’expérience globale qu’elle peut offrir. Un lieu de vacances idyllique ne garantit pas nécessairement son adéquation pour un événement d’affaires. Lors de votre prochain choix pour un événement international, voici les 10 critères essentiels à considérer.
1. SÉCURITÉ
La sécurité des participants est non négociable. Le lieu doit garantir :
- Des rues bien éclairées et une présence policière rassurante.
- Des transports publics fiables.
- Un accès facile aux services d’urgence, hôtels, restaurants et hôpitaux. De plus, la cybersécurité est un facteur crucial : les données personnelles et professionnelles des participants doivent être protégées pendant leurs déplacements.
- La sensibilisation à la cybersécurité est essentielle. Les participants doivent avoir la certitude que leurs données personnelles et professionnelles sont protégées lorsqu’ils voyagent.
2. BUDGET
Les destinations qui proposent des tarifs de groupe, des incitations fiscales (déductions d’impôts, TVA réduite…) et une tarification flexible seront particulièrement attractives pour les organisateurs ayant des contraintes budgétaires.
3. INFRASTRUCTURE
Le lieu doit disposer d’installations adaptées à la fois aux besoins logistiques et à l’expérience des participants :
- Des hébergements variés et en nombre suffisant.
- Des espaces modulables avec la technologie nécessaire.
- Des options de restauration prenant en compte différents régimes alimentaires.
- Des activités annexes pour les accompagnants (conjoints, familles, etc.).
4. RESTRICTIONS DE VOYAGE
Vérifiez les exigences en matière de visa et les restrictions d’entrée, surtout si votre groupe est composé de participants provenant de pays soumis à des réglementations variées.
5. ACCESSIBILITÉ
Une destination idéale pour vos événements doit être facilement accessible :
- Par avion : un aéroport international bien desservi.
- Par train ou route : des liaisons rapides et pratiques.
- À proximité de lieux de networking pour maximiser les opportunités après l’événement.
6. CONDITIONS MÉTÉOROLOGIQUES
Le climat joue un rôle crucial pour éviter que votre événement soit perturbé par des conditions extrêmes (tempêtes, canicules, etc.).
7. RESSOURCES HUMAINES
- Une main-d’œuvre qualifiée et des professionnels expérimentés sont essentiels pour une organisation fluide.
- Une destination avec des gestionnaires d’événements compétents et des équipes locales bien formées est un gage de succès pour votre événement.
8. TECHNOLOGIE
Un événement moderne repose sur des technologies performantes :
- Wi-Fi stable et rapide.
- Applications événementielles interactives.
- Outils facilitant la communication avant, pendant et après l’événement.
9. DURABILITÉ
Choisissez une destination qui favorise un événement écoresponsable :
- Encouragez les options de voyage les plus écologiques.
- Sélectionnez des lieux ayant des pratiques durables alignées avec vos politiques RSE.
10. DIVERTISSEMENTSUn événement mémorable intègre des éléments culturels locaux : activités uniques, festivals ou traditions régionales pour enrichir l’expérience des participants et garantir un impact durable.
Quelques conseils supplémentaires pour une organisation sans accroc
Mandy Warwick, Senior Director Meetings & Events chez Reed & Mackay, recommande :
- Utiliser des technologies adaptées : suivi en temps réel des participants, applications de planification.
- Prévoir un plan B en cas d’imprévu.
- Collaborer avec des partenaires de confiance pour garantir le succès de l’événement.
- Rester organisé en utilisant des outils facilitant la communication et la gestion logistique.
Un choix stratégique de destination peut transformer votre événement d’un simple rassemblement en une expérience inoubliable !
Contactez-nous
Ecrivez-nous pour discuter de vos besoins en matière de voyages d’affaires et de gestion d’événements.
