Die Fähigkeit einer Stadt, Fachleute für Tagungen und Veranstaltungen anzuziehen und zu halten, hängt in hohem Maße davon ab, wie gut sie deren Bedürfnisse erfüllt – eine Stadt, in der man gut Urlaub machen kann, ist noch lange keine Garantie für eine gute Erfahrung bei Geschäftsreisen. Wenn Sie also entscheiden, wo Ihre nächste internationale Veranstaltung stattfinden soll, sollten Sie diese 10 Faktoren berücksichtigen:
1. SICHERHEIT
Sie möchten sicherstellen, dass Ihre Gruppe mit dem Wissen reisen kann, dass sie sich in einer sicheren Umgebung befindet. Das bedeutet gut beleuchtete Straßen, eine gute Polizeipräsenz, zuverlässige öffentliche Verkehrsmittel, leicht erreichbare Notdienste und die Nähe zu Annehmlichkeiten wie Restaurants, Hotels und Krankenhäusern. Es ist wichtig, bei der Auswahl eines Standorts sowohl die physische Sicherheit als auch die Vorbereitung auf Notfälle zu berücksichtigen.
2. BUDGET
Zwar können Eventmanager durchaus auf Budgetbeschränkungen eingehen, aber an einem erschwinglichen Ort erhalten Sie mit Sicherheit einen größeren Mehrwert.
3. INFRASTRUKTUR
Das Reiseziel sollte über die nötige Infrastruktur zur Unterstützung von Tagungen und Veranstaltungen verfügen, einschließlich angemessener Unterbringungsmöglichkeiten, multifunktionaler Veranstaltungsräume mit der erforderlichen Technik, einer Reihe von Restaurants und/oder Catering-Angeboten, die den Ernährungsbedürfnissen gerecht werden, sowie zusätzlicher Aktivitäten für begleitende Ehepartner oder Familienmitglieder.
Berlin ist nur eine Stadt, die über eine hervorragende Infrastruktur für Tagungen und Veranstaltungen verfügt.4. REISEBESCHRÄNKUNGEN
Sie müssen berücksichtigen, ob es Reisebeschränkungen oder Visabestimmungen gibt, insbesondere wenn Ihre Gruppe Teilnehmer aus mehreren Ländern umfasst.
5. EINFACHER ZUGANG
Der Standort sollte per Flugzeug, Straße und Schiene leicht zu erreichen sein. Sie möchten, dass Ihre Gruppe die Reise ebenso genießt wie die Veranstaltung selbst. Überlegen Sie auch, ob Sie nach der Veranstaltung Kontakte knüpfen möchten und ob es in der Nähe geeignete Veranstaltungsorte gibt.
6. WETTER
Sie müssen ein Reiseziel zur richtigen Jahreszeit wählen, da Sie nicht wollen, dass Ihr Treffen durch extreme Wetterbedingungen gestört wird.
7. STAFFELN
Die Verfügbarkeit von qualifiziertem Personal ist von entscheidender Bedeutung, denn Sie möchten, dass Ihre Gruppe von einem engagierten Team betreut wird, das sich um alle Aspekte der Veranstaltung kümmern kann.
8. TECHNOLOGIE
Heutzutage geht es nicht mehr nur darum, Zugang zu den richtigen Geräten zu haben. Außerdem benötigen Sie zuverlässiges Wi-Fi und andere Technologien, die es den Teilnehmern ermöglichen, mit anderen in Kontakt zu bleiben, während sie weg sind.
9. NACHHALTIGKEIT
Die Wahl von Reisezielen, bei denen die Nachhaltigkeit im Vordergrund steht, sorgt dafür, dass der CO2-Fußabdruck Ihrer Veranstaltung gering bleibt. Überlegen Sie sich, wie Sie zu dem von Ihnen gewählten Zielort reisen möchten, und erkundigen Sie sich, welche nachhaltigen Konzepte die Veranstaltungsorte, die Sie besuchen möchten, verfolgen. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass sie mit Ihren eigenen ESG-Richtlinien übereinstimmen und Ihre Umweltauswirkungen auf ein Minimum beschränken.
10. UNTERHALTUNGDie besten Reiseziele sind die, wo es viel zu tun und zu sehen gibt. Auf diese Weise haben die Mitglieder Ihrer Gruppe die Möglichkeit, die Gegend zu erkunden und sich zu vergnügen.
11. KULTUR
Berücksichtigen Sie die kulturellen Aspekte Ihres Reiseziels und prüfen Sie, wie diese mit den Interessen Ihrer Veranstaltung und Ihrer Gruppe übereinstimmen.
EIN PAAR WEITERE TIPPS FÜR EIN REIBUNGSLOSES VERANSTALTUNGSMANAGEMENT…
Von Mandy Warwick, Global Director of Groups, Meetings and Events bei Reed & Mackay:
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- Stellen Sie sicher, dass Sie für alle Sitzungen und Veranstaltungen über die erforderliche Technologie verfügen, z. B. über eine Echtzeit-Anwesenheitsverfolgung und eine Software zur Planung von Veranstaltungen.
- Stellen Sie sicher, dass Sie einen Notfallplan für unerwartete Zwischenfälle haben, die auftreten können.
- Arbeiten Sie mit Menschen zusammen, denen Sie vertrauen – sie können den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg ausmachen.
- Sorgen Sie für Ordnung und nutzen Sie die richtigen Instrumente, um die Kommunikation zu erleichtern.
Weitere Tipps und Trends finden Sie in unserem Whitepaper zur Veranstaltungsbranche.
Senden Sie eine E-Mail an hello@reedandmackay.com, um alle Ihre Bedürfnisse im Bereich Tagungs- und Veranstaltungsmanagement zu besprechen.
