En stads förmåga att locka till sig möten och konferenser beror till stor del på hur väl den uppfyller behoven. Att vara en bra semesterort garanterar inte en bra upplevelse för grupper som ska mötas och konferera. När du ska välja vart ert nästa internationella möte ska hållas – ha dessa 11 faktorer i åtanke:
1. SÄKERHET
Du vill se till att din grupp kan resa tryggt och att de befinner sig i en säker miljö. Det innebär väl upplysta gator, god polisnärvaro, pålitlig kollektivtrafik, lättillgänglig räddningstjänst och närhet till bekvämligheter som restauranger, hotell och sjukhus. Det är viktigt att tänka på både fysisk säkerhet och krisberedskap när man väljer plats.
2. BUDGET
Även om de flesta destinationer har drabbats av prisökningar de senaste åren som en följd av ekonomin och bränslepriser så kan du fortfarande påverka kostnaderna genom att välja en mer prisvärd destination. Inspireras av vår topp 10 lista på konferensresmål.
3. INFRASTRUKTUR
Destinationen bör ha den infrastruktur som krävs för att stödja möten och event, inklusive lämpliga logifaciliteter, multifunktionella evenemangslokaler med nödvändig teknik, ett utbud av restauranger och/eller catering för att tillgodose kostbehov samt ytterligare aktiviteter för medföljande makar eller familjemedlemmar.
4. RESERESTRIKTIONER
Du måste ta hänsyn till om det finns reserestriktioner eller visumkrav, särskilt om din grupp består av deltagare från flera länder.
5. ENKEL ÅTKOMST
Platsen bör vara lätt att nå med flyg, väg och järnväg. Du vill att din grupp ska njuta lika mycket av resan som av själva evenemanget. Fundera också på om det behövs nätverkande efter konferensen och om det finns lämpliga lokaler i närheten.
6. VÄDER
Väder påverkar alltid, men det beror också på vilken typ av aktiviteter ni ska göra utöver möten. Generellt sätt blir alla medelhavsdestinationer lite dyrare de varmare månaderna, och vill du komma ner lite i pris kan du välja en av demest populära destinatiorna lite off-season, komma ner i pris och ändå ha tur med vädret.
7. PERSONAL
Tillgången till kvalificerad personal är avgörande, eftersom du vill att din grupp ska tas om hand av ett dedikerat team som kan hantera alla aspekter av eventet.
8. TEKNIK
Idag handlar det inte bara om att ha tillgång till rätt utrustning. Du behöver också tillförlitligt Wi-Fi och annan teknik som gör att deltagarna kan hålla kontakten med andra när de är bortresta.
9. HÅLLBARHET
Om du väljer resmål som har hållbarhet i fokus kan du vara säker på att eventets koldioxidavtryck förblir lågt. Tänk igenom dina resealternativ till din valda destination och ta reda på vilka hållbara strategier som finns på de platser du planerar att besöka. På så sätt kan du säkerställa att de överensstämmer med ditt företags ESG-policy och minimera din miljöpåverkan.
10. UNDERHÅLLNINGDe bästa resmålen är de där det finns mycket att göra och se. På så sätt får medlemmarna i din grupp möjlighet att utforska området och roa sig.
11. KULTUR
Ta hänsyn till resmålets kulturella aspekter och utvärdera hur de stämmer överens med ditt event och din grupps intressen.
NÅGRA FLER TIPS FÖR ATT SKAPA ETT RIKTIGT BRA MÖTE…
Reed & Mackays Operation Manager för grupper, möten och event Niclas Levin:
- Se till att ni har den teknik som krävs för alla möten och konferenser, t.ex. programvara för realtidsregistrering av närvaro och schemaläggning av agendan.
- Se till att du har en reservplan för oväntade händelser som kan inträffa.
- Arbeta med personer som du verkligen litar på – det kan vara skillnaden mellan framgång och misslyckande.
- Håll dig organiserad och använd rätt verktyg för att underlätta kommunikationen.
Mejla oss på event.se@reedmackay.com och diskutera alla dina behov när det gäller möten, konferenser och event.
