Die Einkäufer von Geschäftsreisen nennen die Kostenreduzierung weiterhin als Priorität für ihre Reiseprogramme im Jahr 2024, wie das Institute of Travel Management’s Buyer Knowledge Exchange Ende letzten Jahres herausstellte. Zu den Themen des Austauschs gehörten politische Parameter, insbesondere in Bezug auf Business-Class-Reisen, sowie die Notwendigkeit des Zugangs zu vollständigen Reiseinhalten.
Einige Käufer sagen, dass ihre Reisenden auch frustriert sind, weil sie außerhalb der Police einen günstigeren Tarif buchen können. Wie können Sie also das meiste aus Ihrem Geschäftsreisebudget herausholen und gleichzeitig die Glaubwürdigkeit Ihres Reiseprogramms bewahren, und wo kann ein Travel Management Company (TMC) Einsparungsmöglichkeiten bieten?
1) Informieren Sie sich über günstigere, nicht erstattungsfähige Hotelpreise
Abgesehen von den Energiekosten und dem Personalmangel im Gastgewerbe, die zu den steigenden Hotelpreisen – vor allem in den Großstädten – beigetragen haben, hatte auch die Freizeitnachfrage im letzten Jahr einen Dominoeffekt, der sich nun allerdings abflachen dürfte. Es kann von Vorteil sein, die Unterkunftsmöglichkeiten bereits bei der Budgetplanung zu berücksichtigen.
2) Wählen Sie bevorzugte Anbieter
Sichern Sie sich günstige Hoteltarife durch Treue zu einer ausgewählten Gruppe zuverlässiger Hotelanbieter.
3) Informieren Sie sich im Voraus über große Konferenzen oder Veranstaltungen an Ihrem Reiseziel
Der zunehmende Bedarf an Geschäftstreffen und -veranstaltungen führt auch zu einer stärkeren Auslastung der Hotels, was ein weiterer guter Grund ist, mit der Organisation von Reisekosten und Reservierungen eher früher als später zu beginnen.
4) Legen Sie Obergrenzen für die Ausgaben in der Stadt fest oder bieten Sie Fahrten auf der Grundlage eines Tagesgeldes an.
Legen Sie diese mit Ihrem TMC fest und überprüfen Sie sie vierteljährlich.
5) Nutzen Sie mengenabhängige Rabatte, indem Sie die Kaufkraft Ihres Unternehmens oder Ihres TMCs einsetzen.
Schalten Sie einen TMC ein, der Volumen und Kosten vergleichen kann, um attraktive Angebote für Geschäftsreisen zu erhalten.
6) Verringern Sie die Häufigkeit von Geschäftsreisen, indem Sie Sitzungen in einer einzigen Reise zusammenfassen.
Nutzen Sie das Fachwissen von TMC, um Rabatte für Fahrten mit mehreren Stopps zu erhalten.
7) Ersetzen Sie interne Sitzungen durch Videokonferenzen
Bevorzugen Sie dies für interne Sitzungen mit fünf oder weniger Teilnehmern, die weniger als 2,5 Stunden dauern; dies senkt nicht nur die Kosten, sondern trägt auch zur Verringerung des CO2-Fußabdrucks Ihrer Organisation bei. Anleitungen zu sensiblen Themen wie Leistungsbewertungen oder Brainstorming-Sitzungen sollten idealerweise persönlich gegeben werden.
8) Planen Sie Ihre Fahrten so, dass Sie verkehrsreiche Zeiten vermeiden und sich für leicht erreichbare Ziele entscheiden.
Fördern Sie die frühzeitige Buchung von Flugreisen, vorzugsweise innerhalb eines Zeitraums von 21 Tagen vor der Abreise, da die Fluggesellschaften zu diesem Zeitpunkt beginnen, ihre Preise an die Nachfrage anzupassen. Es kann jedoch auch von Vorteil sein, auf nicht-touristischen Strecken bis kurz vor der Abfahrt zu warten, da es dann möglicherweise Ermäßigungen – insbesondere in höheren Klassen – gibt.
9) Wenn eine einzelne Fahrt mit zusätzlichen Aufgaben kombiniert werden kann, überlegen Sie, wie sie produktiver gestaltet werden kann
Überprüfen Sie alle Reisen, die eine Übernachtung erfordern – ist es möglich, diese im Rahmen einer Kostensenkungsstrategie zu minimieren? Wie hoch sind die typischen Ausgaben für Reisen? Ermöglichen Sie es dem Reisenden, unterwegs zu arbeiten, indem Sie Zugreisen buchen, die nach Möglichkeit mit WiFi ausgestattet sind. Buchen Sie außerdem eine Besprechung an einem Ort, der von all Ihren Bürostandorten aus leicht zu erreichen ist, anstatt die traditionellen Bürozentren zu nutzen, um Reisekosten zu sparen.
10) Wirtschaftlichere Transportmöglichkeiten anbieten
Konzentrieren Sie sich auf Vielreisende, die mehr als 10.000 Meilen zurücklegen, und schließen Sie einen Flottenvertrag ab, der erschwingliche Fahrzeuge bereitstellt. Bei anderen Reisearten und bei Reisen, die weniger als 10.000 Meilen umfassen, sollten Sie bei der Buchung den günstigsten Tarif angeben. Bieten Sie außerdem Beratung und Anleitung zu kraftstoffsparenden Fahrmethoden, einschließlich der Nutzung von Apps für eine effiziente Navigation.
WEITERE MÖGLICHKEITEN, WIE EIN TMC MIT KOSTENSPARENDEN IDEEN HELFEN KANN…
MIT HOTELS
– Verhandlungen über ein globales Hotelprogramm
– Zugang zu von TMC ausgehandelten Tarifen
– Kontinuierlicher Rate-Checker
– Zimmer-Upgrades
– Zusätzliche Annehmlichkeiten: WiFi, Essen und Trinken, etc.
– Erlass der Resort- und Annehmlichkeitsgebühren
– Frühes Einchecken und spätes Auschecken
– Förderungswürdigkeit von Treueprogrammen
MIT FLUGZEUGEN
– Zugang zum weltweiten Tarifbestand, einschließlich NDC
– Aushandlung und Optimierung von Streckengeschäften
– Kreatives Ticketing zur Kostensenkung
– Kontinuierlicher Fahrpreiskontrolleur
– Sitz-Upgrades
MIT AUTO/BAHNFAHRT
– Ermäßigungen bei der Autovermietung
– Umfangreiche Transportmöglichkeiten am Boden
– Zugang zur Bahn an verschiedenen Zielorten
Senden Sie eine E-Mail an hello@reedandmackay.com, um alle Ihre Bedürfnisse im Bereich Tagungs- und Veranstaltungsmanagement zu besprechen.
