10 sätt att spara pengar på affärsresor

januari 18, 2024

Köpare av affärsresor fortsätter att ange kostnadsminskningar som en prioritet för sina reseprogram under 2024, vilket framgick av Institute of Travel Managements Buyer Knowledge Exchange i slutet av förra året. Ämnen som diskuterades under utbytet var bland annat policyparametrar, särskilt när det gäller resor i affärsklass, samt behovet av att få tillgång till fullständigt reseinnehåll.

Vissa köpare säger att deras resenärer också uttrycker frustration över att de kan boka en billigare resa utanför försäkringen. Så hur kan du få ut mesta möjliga av din affärsresebudget samtidigt som du bevarar trovärdigheten i ditt reseprogram och var kan ett travel management-företag (TMC) erbjuda möjligheter till kostnadsbesparingar?

1) Kolla upp billigare, ej återbetalningsbara hotellpriser

Förutom energikostnaderna och bristen på hotellpersonal som har bidragit till de stigande hotellpriserna – särskilt i storstäderna – har även fritidsefterfrågan under det senaste året haft en dominoeffekt, även om denna nu förväntas plana ut. Det kan vara en fördel att inkludera boendealternativ i budgetplaneringen i ett tidigare skede.

2) Välj önskade leverantörer

Säkra förmånliga hotellpriser med lojalitet till en utvald grupp av pålitliga hotellleverantörer.

3) Kontrollera i förväg om det finns några större konferenser eller evenemang på resmålet

Det ökande behovet av affärsmöten och evenemang leder också till att hotellen blir mer välbesökta, vilket är ännu ett bra skäl att börja organisera resekostnader och bokningar tidigare snarare än senare.

4) Inrätta utgiftstak för staden eller erbjud resor baserat på dagpenning

Fastställ dessa tillsammans med er TMC och se över dem kvartalsvis.

5) Utnyttja volymbaserade rabatter genom att använda er organisations eller ert TMC:s köpkraft

Anlita en TMC, som kan jämföra volymer och kostnader för att få fram attraktiva erbjudanden för affärsresor.

6) Minska antalet affärsresor genom att samla möten till en enda resa

Använd TMC:s expertis för att säkra rabatter för resor med flera stopp.

7) Ersätta interna möten med videokonferenser

Prioritera detta för interna möten med fem eller färre deltagare som pågår i mindre än 2,5 timmar; detta kommer inte bara att minska kostnaderna utan också bidra till att minska din organisations koldioxidavtryck. Vägledning om känsliga ämnen, som prestationsutvärderingar eller brainstormingmöten, bör helst ges personligen.

8) Planera resorna för att undvika rusningstid och välj resmål som är lätta att nå

Rekommendera tidig bokning av flygresor, helst inom 21 dagar före avresan, eftersom det är då flygbolagen börjar ändra sina biljettpriser baserat på efterfrågan. Men det kan också vara fördelaktigt att vänta till närmare avresan på icke-turistlinjer eftersom rabatter – särskilt i högre klasser – kan finnas tillgängliga.

9) Om en enskild resa kan kombineras med ytterligare uppgifter, fundera på hur den kan göras mer produktiv

Granska alla resor som kräver övernattning – är det möjligt att minimera dem som en del av en kostnadsminskningsstrategi? Vad är den typiska resekostnaden? Gör det möjligt för resenären att arbeta på resande fot genom att boka tågresor med tillgång till WiFi, där det är möjligt. Boka också ett möte på en plats som är lätt att nå från alla dina kontor, i stället för att använda traditionella kontorshubbar, för att minska resekostnaderna.

10) Erbjuda fler alternativ för coconomincal-transport

Fokusera på frekventa resenärer som reser mer än 10 000 mil och upprätta ett avtal med en vagnpark som tillhandahåller prisvärda fordon. För andra färdsätt, och för resor som är kortare än 10 000 miles, uppmuntra villkor om ”rimligaste pris” vid bokningstillfället. Erbjud dessutom vägledning och instruktioner om bränslebesparande körmetoder, inklusive användning av appar för effektiv navigering.