Los compradores de viajes corporativos siguen señalando la reducción de costes como una prioridad para sus programas de viajes en 2024, según destacó a finales del año pasado el Buyer Knowledge Exchange del Institute of Travel Management. Entre los temas debatidos en el intercambio figuran los parámetros políticos, especialmente en lo que respecta a los viajes en clase business, así como la necesidad de acceder a contenidos completos sobre viajes.
Algunos compradores dicen que sus viajeros también expresan su frustración porque pueden reservar una tarifa más barata al margen de la póliza. Entonces, ¿cómo puede sacar el máximo partido a su presupuesto para viajes de negocios y, al mismo tiempo, preservar la credibilidad de su programa de viajes, y dónde puede una empresa de gestión de viajes (TMC) ofrecer oportunidades de ahorro de costes?
1) Consultar tarifas de hotel más baratas y no reembolsables
Aparte de los costes energéticos y la escasez de personal de hostelería, que han influido en la subida de los precios hoteleros -sobre todo en las grandes ciudades-, la demanda de ocio del año pasado también tuvo un efecto dominó, aunque ahora se espera que se estabilice. Incluir antes las opciones de alojamiento en la planificación del presupuesto puede ser una ventaja.
2) Elegir proveedores preferentes
Asegúrese tarifas hoteleras favorables con la fidelidad a un selecto grupo de proveedores hoteleros de confianza.
3) Compruebe con antelación si hay conferencias o actos multitudinarios en el destino de su viaje
La creciente necesidad de celebrar reuniones y eventos de negocios también está provocando una mayor ocupación de los hoteles, lo que pone de relieve otra buena razón para empezar a organizar los gastos de viaje y las reservas más pronto que tarde.
4) Establecer topes de gasto urbano u ofrecer viajes en función de la asignación diaria.
Fíjelas con su TMC y revíselas trimestralmente.
5) Aproveche los descuentos por volumen utilizando el poder adquisitivo de su organización o de su TMC.
Contratar una TMC, que puede comparar volúmenes y costes para obtener ofertas atractivas para los viajes de negocios.
6) Reducir la frecuencia de los viajes de negocios consolidando las reuniones en un solo viaje.
Utilizar la experiencia de las TMC para obtener descuentos en los viajes con varias paradas.
7) Sustituir las reuniones internas por videoconferencias
Dé prioridad a esta medida en las reuniones internas con cinco o menos participantes y una duración inferior a 2,5 horas; no sólo reducirá los gastos, sino que también contribuirá a reducir la huella de carbono de su organización. Lo ideal es que la orientación sobre temas delicados, como las evaluaciones del rendimiento o las sesiones de intercambio de ideas, se dé en persona.
8) Programar los viajes para evitar las horas punta, optando por destinos de fácil acceso.
Promueva la reserva anticipada de billetes de avión, preferiblemente en un plazo de 21 días antes de partir, ya que es entonces cuando las compañías aéreas empiezan a modificar sus tarifas en función de la demanda. Sin embargo, también puede ser beneficioso esperar a que se acerque la fecha de salida en las rutas no turísticas, ya que puede haber descuentos, especialmente en las clases superiores.
9) Si un trayecto puede combinarse con otras tareas, piense en cómo hacerlo más productivo.
Examine todos los viajes que requieran pernoctar: ¿es posible minimizarlos en el marco de una estrategia de reducción de costes? ¿Cuál es el gasto típico en viajes? Permita que el viajero trabaje mientras se desplaza reservando viajes en tren, con acceso a WiFi, siempre que sea posible. Reserve también una reunión en un lugar de fácil acceso desde todas sus oficinas, en lugar de utilizar los centros de oficinas tradicionales, para ayudar a reducir los gastos de desplazamiento.
10) Ofrecer más opciones de transporte coconómico
Céntrese en los viajeros frecuentes que recorren más de 10.000 millas y establezca un acuerdo de flota que proporcione vehículos asequibles. Para otros modos de viaje y para los que cubren menos de 10.000 millas, fomente las condiciones de «tarifa más razonable» en el momento de la reserva. Además, ofrezca orientación e instrucción sobre métodos de conducción que ahorren combustible, incluido el uso de aplicaciones para una navegación eficiente.
FORMAS ADICIONALES EN QUE UN TMC PUEDE AYUDAR CON IDEAS PARA AHORRARCOSTES…
CON HOTELES
– Negociación de programas hoteleros globales
– Acceso a las tarifas negociadas por la TMC
– Comprobador de tasa continua
– Mejoras de las habitaciones
– Servicios añadidos: WiFi, comida y bebida, etc.
– Exención de tasas de hotel y servicios
– Entrada anticipada y salida tardía
– Elegibilidad para el programa de fidelización
CON TARIFAS AÉREAS
– Acceso al inventario mundial de tarifas, incluidas las NDC
– Negociación y optimización de rutas
– Entradas creativas para reducir costes
– Controlador continuo de tarifas
– Mejoras de asiento
CON VIAJE EN COCHE/FERROCARRIL
– Descuentos en el alquiler de coches
– Amplias opciones de transporte terrestre
– Acceso al ferrocarril en varios destinos
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