Épuisement, stress et anxiété – par rapport à la période précédant la pandémie, les voyageurs d’affaires éprouvent de plus en plus ces sentiments, selon une récente enquête Opinium publiée dans Forbes.
On peut dire que la perte de la mémoire musculaire liée aux voyages a été l’une des conséquences durables de la pandémie de COVID-19. Et comme nous entendons dire que les voyageurs sont de plus en plus nombreux à voyager moins souvent mais plus longtemps – en partie en raison des engagements des entreprises en matière de développement durable – ils sont absents de chez eux pendant de longues périodes. Si l’on ajoute les effets du changement de routine, la pression supplémentaire potentielle pour sortir dîner tard, la difficulté de maintenir un régime alimentaire personnel et la perturbation des habitudes de sommeil, les voyageurs d’affaires peuvent subir un impact considérable sur leur santé mentale.
La Global Business Travel Association a souligné qu’en 2023, « le bien-être des voyageurs devrait être au premier plan de tous les programmes de gestion des risques » et cela reste une perspective fondamentale pour les voyages d’affaires à l’approche de 2024.
Soutenir les employés lorsqu’ils se déplacent pour le travail n’est pas seulement la bonne chose à faire pour leur bien-être, c’est aussi une bonne affaire pour l’entreprise. Si les employés arrivent et passent du temps dans les destinations bien reposés, calmes et concentrés, cela se traduit par de meilleures performances et, en fin de compte, un meilleur retour sur investissement.
Le gestionnaire de voyages joue donc un rôle essentiel en aidant les voyageurs de leur organisation à conserver une bonne santé mentale. Prenez le temps, avec vos sociétés de gestion des voyages (TMC), d’examiner où le bien-être et le soutien à la santé mentale peuvent être intégrés dans vos politiques de voyage.
Vous trouverez ci-dessous des conseils pour minimiser le stress lié aux voyages et faire en sorte que les voyages d’affaires aient un impact plus positif sur la santé mentale de tous les voyageurs.
Minimiser le stress : planifier à l’avance
– Dans la mesure du possible, optez pour des vols de jour plutôt que de nuit afin de minimiser le décalage horaire. Tout le monde ne dort pas bien dans l’avion, ce qui peut se traduire par un manque d’énergie et un impact sur les performances de l’entreprise à l’arrivée. Le voyageur sera-t-il plus à l’aise dans un siège côté fenêtre ou côté couloir, en fonction de la durée du voyage ? Ou bien la réservation de la classe ci-dessus permettrait-elle aux voyageurs de se reposer davantage ?
– Si le vol a lieu très tôt le matin, votre voyageur peut-il se rendre facilement à l’aéroport ? Tenez compte de l’ensemble du trajet entre le domicile du voyageur et son hôtel et minimisez le stress de ce trajet.
– Avant de réserver, demandez à vos voyageurs s’ils souhaitent indiquer s’ils ont besoin d’une aide supplémentaire en cas de maladie préexistante.
– Il faut également tenir compte du fait qu’une personne sur six vit aujourd’hui avec un handicap, selon l’Organisation mondiale de la santé. Et, parmi ces personnes, le Hidden Disabilities Sunflower Scheme a estimé que 80 % d’entre elles vivent avec un handicap non visible. Examinez avec votre TMC comment vous pouvez faire en sorte que tout voyageur handicapé puisse bénéficier de la meilleure expérience de voyage possible.
– Assurez-vous que les passeports et les visas sont à jour et valides pour le pays visité. Vérifiez également le type de bagage autorisé sur le type de billet – s’il s’agit d’un bagage en cabine uniquement, vérifiez si vous avez le droit d’avoir un bagage dans le coffre supérieur et sous le siège.
– Gérez facilement vos cartes d’embarquement en les téléchargeant dans votre portefeuille sur votre smartphone. Les clients de Reed & Mackay qui ont opté pour l’enregistrement en ligne peuvent également accéder facilement à leurs documents de voyage via R&M/Mobile.
– Fournissez des cartes des aéroports ou d’autres zones à grande échelle, telles que les centres de conférence ou d’exposition, que vos voyageurs visitent. Ajoutez des informations telles que l’existence d’un espace de bien-être ou d’un centre de relaxation pour les délégués. Il convient également d’inclure tous les détails du voyage afin que le voyageur sache exactement où il se rend pour des réunions ou des événements, comment il s’y rendra et combien de temps cela prendra.
– Indiquez les personnes à contacter en cas d’urgence au cours d’un voyage, depuis les bureaux locaux de votre entreprise jusqu’aux ambassades.
Congé compensatoire
– Travaillez avec votre organisation pour offrir un congé compensatoire si un voyage dure plusieurs jours, en particulier s’il dure plus d’un week-end. Demandez à votre TMC de vous fournir des données sur les réservations, sur le nombre d’heures de vol des voyageurs et sur le nombre de fuseaux horaires. Ces informations peuvent être traduites en données pertinentes qui démontrent le nombre de jours de travail supplémentaires, afin de les présenter à la direction de l’entreprise.
– Est-il possible de proposer des voyages mixtes – bleisure – à la fin d’un voyage ? Si vous combinez un voyage d’agrément avec un voyage d’affaires, planifiez à l’avance les déplacements et les excursions approuvés. Quelle est la politique de votre entreprise en matière de devoir de diligence pour votre temps libre et/ou votre séjour prolongé ?
– Prenez des nouvelles de vos voyageurs à leur retour et recueillez leurs commentaires pour les voyages suivants.
Sécurité personnelle
– Si l’exercice est important pour votre santé mentale, vérifiez auprès de votre hôtel s’il dispose d’installations de loisirs sur place. Si vous préférez courir, vérifiez s’il y a des courses gratuites dans les parcs environnants ou si l’hôtel dispose de groupes de coureurs auxquels vous pouvez vous joindre si vous ne voulez pas courir seul.
– Fournir les numéros des services d’urgence de la destination du voyageur.
– Vérifiez à l’avance auprès de l’hôtel ou du lieu d’hébergement s’il est possible de marcher dans les environs et si les transports publics entre l’hôtel et les points de rencontre sont sûrs.
– Pouvez-vous offrir aux voyageurs une formation dans le pays avant leur départ ? Avec votre TMC, passez en revue les protocoles relatifs aux perturbations et à la manière dont vous ramènerez les voyageurs à leur domicile.
– Il existe de nombreux moyens, avant et pendant le voyage, de réduire les risques lorsque l’on voyage seul dans le cadre d’un voyage d’affaires. Nous travaillons en partenariat avec Crisis24, une société de gestion des risques, pour alimenter notre plateforme unique de gestion des risques liés aux voyages, R&M/Protect. Lisez les conseils de leurs experts pour les voyageuses en solo.
Et lisez notre liste de contrôle des voyages pour plus de conseils sur la planification préalable.
Êtes-vous un client de Reed & Mackay ?
Vous pouvez accéder à Sherpa dans le portail R&M pour trouver toutes les dernières restrictions de voyage et de santé dans le monde entier.
Les clients ont également accès à R&M/Protect, une plateforme unique de gestion des risques liés aux voyages qui permet de suivre les voyageurs. L’unité de gestion des incidents de Reed & Mackay est toujours prête à apporter son aide et à assurer la sécurité de vos voyageurs. Contactez votre gestionnaire de la réussite des clients pour plus d’informations.
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