Le défi : Les employés du Royaume-Uni et de l’étranger se réunissant à l’occasion d’un événement annuel pour discuter des priorités de l’entreprise, l’équipe des ressources humaines de Colt Data Centre Services souhaitait trouver le lieu et le programme parfaits pour inspirer une réflexion créative et souder les équipes.
La solution : Grâce à de solides relations avec les fournisseurs, Reed & Mackay Events a trouvé un lieu qui répondait à toutes les exigences du client pour un événement réussi.
L’équipe RH de Colt Data Centre Services (DCS) s’est attachée à capter toute l’attention des délégués pendant les deux jours de présentations et de discussions.
Mais il fallait aussi s’assurer que les 14 délégués – dont certains venaient de Mumbai et de Tokyo, ainsi que du Royaume-Uni pour assister à l’événement – aient amplement l’occasion de créer des liens créatifs et agréables entre les membres de l’équipe.
« Nous avons décidé de ne pas organiser l’événement à Londres, mais nous avions besoin d’une destination proche de la capitale, afin que nos collègues indiens et japonais n’aient pas trop de route à faire après de longs vols pour se rendre sur le lieu de l’événement. De plus, nous voulions organiser l’événement dans un endroit suffisamment spécial pour inspirer l’équipe », explique Karen Glenn, assistante exécutive du PDG de Colt DCS.
« J’avais déjà travaillé avec Reed & Mackay Events l’année dernière et je savais qu’ils faciliteraient la recherche de lieux. L’équipe est très compétente en matière de recherche de lieux ; elle nous recommande des lieux où nous pouvons trouver une valeur ajoutée car elle entretient d’excellentes relations avec ces lieux.
L’EXPERTISE EN MATIÈRE DE RECHERCHE DE LIEUX
Reed & Mackay Events est une société expérimentée dans la recherche de lieux de réunion. Nicole Solomon, Senior Event Manager, a sourcé Hanbury Manor Marriott Hotel & Country Club dans le Hertfordshire, en organisant une visite du site par Glenn avant l’événement, pour explorer l’espace et discuter de la manière dont elle souhaitait qu’il soit aménagé pour les réunions, les pauses, l’hébergement, les dîners et les activités de renforcement de l’esprit d’équipe. C’est dans ces situations qu’il peut être avantageux de travailler avec une agence événementielle qui a de bonnes relations avec les fournisseurs.
« Lorsque nous soumettons des demandes aux organisateurs, nous négocions le meilleur tarif possible et une certaine flexibilité en termes de paiement. Cela inclut des éléments tels que la négociation du paiement pour le nombre de délégués présents le jour même, car ce nombre peut être modifié par rapport à la demande initiale », explique M. Solomon.
« Grâce aux relations que nous entretenons avec les fournisseurs, nous parlons au point de contact direct du lieu, en l’occurrence le responsable des événements, et nous pouvons faire visiter l’espace au client pour qu’il ait une vision complète de ce à quoi il peut s’attendre. Nous communiquons avec le lieu jusqu’à la dernière minute et nous nous assurons que le client dispose de tout ce dont il a besoin.
Quatre collègues ont séjourné à l’hôtel la nuit précédant l’événement et ont été rejoints par le reste de l’équipe le lendemain matin. Après le petit-déjeuner, les réunions d’affaires se sont enchaînées. Le déjeuner a été suivi de présentations et quelques heures de temps libre ont été intégrées au programme avant le dîner et les boissons à l’hôtel.
EXPÉRIENCE DE RENFORCEMENT DE L’ESPRIT D’ÉQUIPE
Alors que la deuxième journée a débuté par des présentations, l’après-midi a été consacrée à des moments de convivialité essentiels. « Nous n’avons informé personne à l’avance de ce que nous avions prévu pour l’après-midi, nous avons simplement dit que c’était une journée sportive », explique Glenn. « Avec Reed & Mackay, nous avons travaillé avec l’hôtel pour choisir un fournisseur privilégié – KDM Events – avec pour mission d’organiser une session amusante d’exercices de renforcement de l’esprit d’équipe.
« Lorsque tout le monde s’est aventuré sur le terrain de l’hôtel cet après-midi-là, ils ont pu apercevoir une grande tente au loin. En s’approchant, ils ont vu qu’il était rempli d’activités de renforcement de l’esprit d’équipe sur le thème du Monopoly. Tout le monde a trouvé ça génial et nous avons tous participé à la compétition, en travaillant ensemble dans nos équipes !
« Le responsable était fantastique et avait un très bon sens de l’humour. C’est formidable que Reed & Mackay Events et l’hôtel aient pu trouver une entreprise aussi formidable avec laquelle travailler.
Glenn et l’équipe de Colt DCS ont déclaré que l’événement était un succès. « Tout le monde a adoré l’ensemble du programme, l’hôtel, le dîner et les activités de renforcement de l’esprit d’équipe », dit-elle. « L’hôtel a trouvé une solution en cas de problèmes d’horaires. Nous avons ensuite fourni à Nicole des commentaires généraux sur l’hôtel, qu’elle a suivis avec eux.
« La participation de Reed & Mackay Events a incontestablement apporté une valeur ajoutée – elle m’a permis de gagner beaucoup de temps dans la recherche et la négociation des lieux – et a contribué au succès global de l’événement ».
Envoyez un courriel à hello@reedandmackay.com pour discuter de tous vos besoins en matière de gestion de réunions et d’événements.
