El reto: Con empleados del Reino Unido y del extranjero reunidos en un evento anual para debatir las prioridades empresariales, el equipo de RRHH de Colt Data Centre Services quería encontrar el lugar y el programa perfectos que inspiraran el pensamiento creativo y unieran a los equipos.
La solución: Las sólidas relaciones con los proveedores permitieron a Reed & Mackay Events encontrar un lugar que cumpliera todos los requisitos del cliente para que el evento fuera un éxito.
Captar toda la atención de los delegados del evento durante dos días de presentaciones y debates fue un objetivo clave para el equipo de RRHH de Colt Data Centre Services (DCS).
Pero también lo fue asegurarse de que los 14 delegados -algunos de los cuales viajaban al acto desde Mumbai y Tokio, además de desde el Reino Unido- tuvieran amplias oportunidades de crear un equipo creativo y divertido.
«Decidimos que no queríamos celebrar el acto en Londres, pero necesitábamos un destino que no estuviera lejos de la capital, para que nuestros colegas de India y Japón no tuvieran que conducir demasiado tras largos vuelos hasta el lugar de celebración. Además, queríamos celebrar el acto en un lugar lo suficientemente especial como para inspirar al equipo», afirma Karen Glenn, Asistente Ejecutiva del Director General de Colt DCS.
«Había trabajado con Reed & Mackay Events el año pasado, así que sabía que facilitarían la búsqueda del lugar de celebración. El equipo está muy bien informado sobre la búsqueda de locales; nos recomiendan dónde podemos encontrar valor añadido, ya que tienen grandes relaciones con esos locales.»
EXPERIENCIA EN LA BÚSQUEDA DE LOCALES
Reed & Mackay Events son expertos en la búsqueda de locales. La Directora de Eventos, Nicole Solomon, se puso en contacto con el Hanbury Manor Marriott Hotel & Country Club de Hertfordshire y organizó una visita de Glenn al lugar antes del evento, para explorar el espacio y hablar de cómo quería que se organizasen las reuniones, los descansos, el alojamiento, las cenas y la formación de equipos. Es en estas situaciones cuando trabajar con una agencia de eventos, que tiene buenas relaciones con los proveedores, puede ser ventajoso.
«Cuando presentamos solicitudes a las sedes, negociamos la mejor tarifa posible y flexibilidad en cuanto al pago. Esto incluye elementos como negociar el pago por el número de delegados que haya ese día, ya que esto puede estar sujeto a cambios desde la solicitud inicial», explica Solomon.
«Como tenemos esas relaciones con los proveedores, hablamos con el punto de contacto directo en el lugar de celebración -en este caso, el director de eventos- y podemos organizar que se muestre al cliente el espacio para que tenga una visión completa de lo que puede esperar. Nos comunicamos con el lugar hasta el último minuto y nos aseguramos de que el cliente tiene todo lo que necesita».
Cuatro compañeros se alojaron en el hotel la noche anterior al acto y a la mañana siguiente se les unió el resto del equipo. Tras el desayuno, pasamos directamente a las reuniones de trabajo. Tras el almuerzo, siguieron las presentaciones y se incorporó al programa un par de horas de tiempo libre antes de la cena y las copas en el hotel.
EXPERIENCIA DE TRABAJO EN EQUIPO
Mientras que el segundo día comenzó con presentaciones, la tarde se centró en un tiempo esencial para estrechar lazos. «No le dijimos a nadie de antemano con detalle lo que habíamos planeado para esa tarde, sólo que era un día de deporte», dice Glenn. «Junto con Reed & Mackay, trabajamos con el hotel para elegir un proveedor preferente -KDM Events- con el encargo de organizar una divertida sesión de ejercicios para fomentar el espíritu de equipo.
«Cuando todos se aventuraron a bajar al recinto del hotel aquella tarde, pudieron ver una gran carpa a lo lejos. Cuando se acercaron, vieron que estaba repleto de actividades de creación de equipos temáticas del Monopoly. A todo el mundo le pareció genial y todos nos pusimos a competir, ¡trabajando juntos en nuestros equipos!
«El tipo que lo dirigía era fantástico, con muy buen sentido del humor. Fue genial que Reed & Mackay Events y el hotel pudieran encontrar una empresa tan estupenda con la que trabajar.»
Glenn y el equipo de Colt DCS declararon que el evento había sido un éxito. «A todo el mundo le encantó todo el programa, el hotel, la cena y las actividades para fomentar el espíritu de equipo», afirma. «Cuando hubo un par de problemas con los horarios, el hotel encontró una solución. A continuación, proporcionamos a Nicole comentarios generales sobre el hotel, que ella siguió con ellos.
«Contar con Reed & Mackay Events supuso sin duda un valor añadido -me ahorró mucho tiempo de búsqueda y negociación con los lugares- y contribuyó al éxito general del evento».
Envíe un correo electrónico a hello@reedandmackay.com para hablar de todas sus necesidades de gestión de reuniones y eventos.
