Utmaningen: Med anställda från Storbritannien och andra länder som samlades för ett årligt evenemang för att diskutera affärsprioriteringar, ville Colt Data Centre Services HR-team hitta den perfekta platsen och ett program som skulle inspirera till kreativt tänkande och binda samman teamen.
Lösningen: Tack vare goda relationer med leverantörer kunde Reed & Mackay Events hitta en lokal som uppfyllde alla kundens krav för ett lyckat evenemang.
Att fånga deltagarnas fulla uppmärksamhet under två dagar av presentationer och diskussioner var ett viktigt fokus för Colt Data Centre Services (DCS) HR-team.
Men det gällde också att se till att de 14 delegaterna – varav några hade rest till evenemanget från Mumbai och Tokyo, samt från Storbritannien – hade gott om möjligheter till kreativ och trevlig teambuilding.
”Vi bestämde att vi inte ville hålla evenemanget i London, utan behövde en destination som inte låg så långt från huvudstaden, så att våra kollegor från Indien och Japan inte skulle behöva köra alltför långt efter långa flygresor till platsen. Dessutom ville vi hålla evenemanget på en plats som var tillräckligt speciell för att inspirera teamet”, säger Colt DCS Executive Assistant to the CEO Karen Glenn.
”Jag hade arbetat med Reed & Mackay Events förra året så jag visste att de skulle underlätta sökandet efter lokaler. Teamet är så kunnigt när det gäller att hitta lokaler; de rekommenderar var vi kan hitta mervärde eftersom de har bra relationer med dessa lokaler.”
EXPERTIS INOM LOKALISERING
Reed & Mackay Events är erfarna arrangörer av mötesplatser. Senior Event Manager Nicole Solomon köpte in Hanbury Manor Marriott Hotel & Country Club i Hertfordshire och ordnade så att Glenn kunde besöka anläggningen före evenemanget för att utforska lokalerna och gå igenom hur hon ville ha det för möten, pauser, boende, middagar och teambuilding. Det är i dessa situationer som det kan vara en fördel att arbeta med en eventbyrå, som har goda relationer med leverantörer.
”När vi skickar förfrågningar till mötesplatser förhandlar vi om bästa möjliga pris och flexibilitet när det gäller betalningen. Detta inkluderar faktorer som att förhandla om att betala för antalet delegater som är där på dagen, eftersom detta kan ändras från den ursprungliga förfrågan”, förklarar Solomon.
”Eftersom vi har dessa relationer med leverantörer kan vi prata med den direkta kontaktpersonen på platsen – i det här fallet evenemangschefen – och kan ordna så att kunden får se lokalen så att de får en fullständig bild av vad de kan förvänta sig. Vi kommunicerar med lokalen fram till sista minuten och ser till att kunden har allt de behöver.”
Fyra kollegor bodde på hotellet natten före evenemanget och fick sällskap av resten av teamet nästa morgon. Efter frukost blev det direkt affärsmöten. Efter lunch följde presentationer och ett par timmars fri tid ingick i programmet innan middag och drinkar på hotellet.
ERFARENHET AV TEAMBUILDING
Den andra dagen inleddes med presentationer, medan eftermiddagen ägnades åt att umgås. ”Vi berättade inte för någon i förväg i detalj vad vi hade planerat för den eftermiddagen, bara att det var en sportdag”, säger Glenn. ”Tillsammans med Reed & Mackay arbetade vi med hotellet för att välja en leverantör – KDM Events – med uppdraget att genomföra en rolig session med teambuildingövningar.
”När alla gick ner till hotellområdet den eftermiddagen kunde de se ett stort tält i fjärran. När de kom närmare såg de att det var fullpackat med teambuildingaktiviteter med Monopol-tema. Alla tyckte att det var så coolt och vi blev tävlingsinriktade och jobbade tillsammans i våra team!
”Killen som ledde det hela var fantastisk, med ett så bra sinne för humor. Det var fantastiskt att Reed & Mackay Events och hotellet kunde hitta ett så bra företag att arbeta med.”
Glenn och teamet på Colt DCS förklarade att evenemanget var en framgång. ”Alla älskade hela programmet, hotellet, middagen och de teambildande aktiviteterna”, säger hon. ”När det uppstod ett par problem med tidpunkterna hittade hotellet en lösning. Vi gav sedan Nicole övergripande feedback om hotellet, som hon följde upp med dem.
”Att ha Reed & Mackay Events ombord gav definitivt mervärde – det sparade mig mycket tid på att hitta och förhandla med arenor – och bidrog till evenemangets övergripande framgång.”
Maila hello@reedandmackay.com för att diskutera alla dina behov när det gäller möten och evenemang.
