Gérer un programme de voyages d’affaires va bien au-delà de la simple réservation de vols et d’hôtels. En 2025, alors que le bien-être des voyageurs est plus que jamais une priorité – comme le souligne notre rapport sur les perspectives du voyage d’affaires pour 2025 – une checklist détaillée est indispensable pour garantir un déplacement fluide, sécurisé et sans stress. Voici notre guide actualisé pour un voyage sans stress.
PASSEPORTS ET VISAS
- Assurez-vous que les passeports sont valables au moins six mois après la date de voyage et conformes aux exigences d’entrée.
- Vérifiez les restrictions de voyage imposées par certains pays. Par exemple, les voyageurs britanniques qui se rendent aux États-Unis et qui ont visité Cuba au cours des 11 dernières années ne peuvent pas bénéficier de l’exemption de visa ESTA que la plupart des arrivants britanniques utilisent pour se rendre aux États-Unis.
- Pour les voyageurs ayant une double nationalité, utilisez le passeport offrant les meilleures conditions d’entrée.
- Confirmez si un visa ou une autorisation électronique (ETA) est nécessaire – de nombreux pays adoptent des visas numériques en 2025.
- Tenez compte des règles post-Brexit, notamment la limite des 90 jours sur 180 dans l’espace Schengen.
AÉROPORTS ET VOLS
- Téléchargez vos cartes d’embarquement dans un portefeuille numérique ou via l’application Reed & Mackay (si vous avez opté pour l’enregistrement en ligne).
- Vérifiez si vous bénéficiez d’un accès prioritaire, d’un embarquement préférentiel et de l’accès aux salons VIP.
- Consultez les franchises bagages par compagnie aérienne (cabine, soute, sous le siège).
- Réservez vos repas à l’avance, surtout en cas de régime alimentaire spécifique.
- Prévoyez une assistance à l’aéroport si nécessaire.
- Reconfirmez les vols avant le retour. Les compagnies envoient des notifications en temps réel sur les retards et changements de porte d’embarquement.
SÉCURITÉ EN DÉPLACEMENT
- Vérifiez si votre hôtel propose des transferts gratuits. Sinon, privilégiez les taxis ou VTC agréés.
- Réservez vos billets de transport public à l’avance – de nombreuses villes adoptent le paiement sans contact ou via une application.
- Informez-vous sur la sécurité des itinéraires à pied.
- Privilégiez les chambres situées aux étages supérieurs pour plus de sécurité.
- Optez pour des lieux de réunion sécurisés et évitez les sièges près des fenêtres si nécessaire.
- Enregistrez les numéros d’urgence locaux et les contacts supports sur place.
- Si vous louez un véhicule, repérez les stations-service et points de recharge pour les voitures électriques.
- Vérifiez que les médicaments du voyageur sont autorisés dans le pays de destination et prévoyez une carte médicale internationale.
- Souscrivez une assurance complète couvrant les urgences médicales, les retards et les catastrophes naturelles. Identifiez les hôpitaux les plus proches avant le départ.
CULTURE ET FINANCE
- Adaptez votre tenue et votre comportement aux normes culturelles locales, surtout dans les régions conservatrices ou éco-sensibles.
- Utilisez des portefeuilles numériques ou cartes multi-devises pour des paiements sécurisés.
MESURE DE SÉCURITÉ
- Ne transportez pas d’objets de valeur et laissez bijoux et équipements coûteux à la maison.
- Vérifiez si l’hôtel propose des coffres sécurisés pour vos biens précieux.
- Votre entreprise propose-t-elle une formation sur le pays de destination ? Assurez-vous que les voyageurs connaissent les protocoles en cas de perturbations majeures (sociales ou environnementales).
- Clarifiez les politiques de duty of care pour les voyages mixant affaires et loisirs. Si le voyageur est accompagné de sa famille, vérifiez que l’assurance couvre toutes les activités prévues.
PLAN B – ANTICIPER LES IMPRÉVUS
- Bagages perdus ? Identifiez à l’avance des boutiques où acheter des vêtements professionnels.
- Passeport volé ou perdu ? Notez les contacts de l’ambassade ou du consulat local.
- Vol annulé ? Prévoyez une nuit d’hôtel supplémentaire pour anticiper les aléas.
LE SAVIEZ-VOUS ?
Une agence de voyage peut vous accompagner sur tous ces points pour garantir un déplacement fluide et sécurisé.
Chez Reed & Mackay, nos clients bénéficient de notre Incident Management Unit 24/7, qui surveille en temps réel les incidents mondiaux et fournit un accès exclusif à une plateforme de gestion des risques et de suivi des voyageurs.
Contactez nos consultants pour plus d’informations ou écrivez-nous à contact.fr@reedmackay.com.
