Allt du behöver veta innan du åker: checklista inför resan

januari 23, 2025

Att hantera ett reseprogram idag handlar om mycket mer än att boka flyg och boende. År 2025, när resenärernas välbefinnande fortfarande har högsta prioritet – vilket framgår av vår Business Travel Trends: Predictions 2025 – är en detaljerad checklista inför resan avgörande för att säkerställa en smidig och säker resa. Läs vår uppdaterade guide för stressfria resor.

Pass och visum

Se till att passen är giltiga i minst sex månader efter resedatumet och uppfyller alla inresekrav. Detta inkluderar även eventuell resehistorik, eftersom vissa länder kan begränsa inresan baserat på tidigare resor till specifika platser.
Resenärer med dubbelt medborgarskap bör avgöra vilket pass som erbjuder bättre visum- eller inresevillkor för deras resa.
Bekräfta om visum, inklusive elektroniska resetillstånd (ETA) eller transitvisum, krävs. Många destinationer är på väg mot strömlinjeformade digitala viseringssystem 2025.
Följ Brexit-förordningarna och Schengenområdets 90/180-dagarsregel.

Bagagekraven kan variera från flygbolag till flygbolag, så kontrollera vad som är tillgängligt på varje biljett

Flygplatser och flyg

Har du alla boardingkort till hands? Uppmuntra resenärerna att ladda ner dem till smartphone-plånböcker eller, som kund hos Reed & Mackay, få snabb tillgång till allt via vår mobil om du har valt online-incheckning.
Kontrollera om resenärerna har snabb passage genom vissa säkerhetskontroller på flygplatsen, snabb ombordstigning och tillgång till lounge.
Kontrollera varje flygbolags policy för kabin- och handbagage och se till att det finns tydliga regler och avgifter för handbagage. Klargör om en väska under sätet är tillåten tillsammans med bagage över huvudet.
Förboka måltider på flyget, särskilt om det finns några dietkrav.
Boka i förväg om någon form av assistans krävs på destinationsflygplatserna.
Bekräfta flygbiljetter före hemresan. Många flygbolag skickar nu realtidsmeddelanden om gatebyten och förseningar direkt till resenärernas enheter.

Håll dig säker på resande fot

Ta reda på om hotellen erbjuder gratis transfer. Om inte, använd godkända taxi- eller samåkningstjänster som är integrerade i din reseplattform för säkrare alternativ.
Förboka biljetter till kollektivtrafiken när det är möjligt. År 2025 erbjuder många städer kontaktlösa eller appbaserade betalningssystem. Undersök den lokala säkerheten för gångvägar.
När du bokar ett hotellrum, kontrollera dess läge och, för extra säkerhet, undersök hotellets säkerhetsåtgärder och begär rum som inte ligger på bottenvåningen.
Använd i förväg godkända platser för externa möten. För ökad säkerhet, välj sittplatser som uppfyller personliga preferenser, till exempel områden bort från fönster.
Spara lokala larmnummer och se till att resenärerna har kontakter för stöd på plats.
Om du hyr en bil, kontrollera att resenären förstår bilens bränsleförbrukning och säkra platser att stanna för att tanka eller ladda, om du hyr ett elfordon.
Kontrollera att resenärens medicinering är laglig i destinationslandet. Ha med dig ett internationellt erkänt medicinskt kort eller en app för allergier och sjukdomar.
Se till att ha en heltäckande försäkring som täcker medicinska nödsituationer, förseningar i resan och naturkatastrofer. Undersök vilka sjukhus som ligger närmast, så att du kan känna dig trygg.

Kulturell kunskap

Se över kulturella normer kring kläder och beteende, särskilt om du besöker konservativa regioner eller miljökänsliga områden. Klimatvänlig, anpassningsbar packning uppmuntras för fritidsförlängningar.
Använd digitala plånböcker eller resekort med flera valutor för säkrare och effektivare transaktioner.

Säkerhetsåtgärder

Det är lämpligt att endast ta med sig kostymsmycken på resan och att lämna dyra föremål hemma. Bekräfta hotellets policy för att säkra bärbara datorer eller andra värdefulla föremål.
Kan ditt företag erbjuda någon utbildning i landet före avresan? Berätta för affärsresenärerna vilka rutiner som gäller om det uppstår omfattande störningar (sociala eller miljömässiga) på resmålet och vad de ska göra om flygplatsen stängs.
Klargör policy för omsorgsplikt för kombinerade affärs- och fritidsresor. Om du reser med familjen, bekräfta reseförsäkring och tillåtna aktiviteter.

Plan B – att tänka framåt

Vad är reservplanen om bagaget inte kommer fram? Ta reda på var resenärer enkelt kan få tag på kläder till möten.
Dela med dig av kontaktuppgifter till resenärens ambassad eller konsulat, i händelse av ett förlorat eller stulet pass.
Förboka en extra natt på deras hotell. Om deras flyg är inställt och hotellen är upptagna kan det göra saker och ting enklare.

Visste du att…?

Ett travel management-företag kan hjälpa till med allt detta och bidra till ett stressfritt resande. Reed & Mackays kunder har tillgång till vår globala incidenthanteringsenhet som är öppen dygnet runt och övervakar incidenter från många olika källor. Dessutom kan kunderna hitta alla de senaste rese- och hälsorestriktionerna från hela världen. Dessutom har de tillgång till vår unika plattform för reserisker, som gör det möjligt att spåra resenärerna.