Cómo demostrar el valor de los viajes gestionados para tu empresa

Demostrar el valor de los viajes gestionados es cada vez más esencial. ¿Por qué? La gestión de costes sigue siendo la prioridad número uno para quienes gestionan programas de viajes corporativos, según el informe Perspectivas de los Viajes de la Asociación Mundial de Viajes de Negocios de finales del año pasado. Además, nuestra propia encuesta reciente preguntó a los encuestados cuál creían que sería la principal presión sobre los presupuestos de viajes en los próximos 12 meses, y el 68% citó el aumento de los costes.

Y, dado que la mayoría de los equipos de viajes dependen ahora de los departamentos de compras o finanzas, como muestra una reciente encuesta de Business Travel News Europe, el reto consiste en demostrar cómo un programa de viajes corporativos gestionados puede apoyar eficazmente los objetivos de la empresa y rentabilizar la inversión.

¿Cómo puede una empresa de gestión de viajes (TMC) demostrar cómo un programa de viajes gestionados puede contribuir al éxito general de una organización?

Racionaliza el ahorro y añade valor

• Tu TMC puede agilizar los procesos y aprovechar los datos para optimizar el ahorro de costes y la eficacia de los programas. Los asesores experimentados en viajes de empresa adoptan un enfoque holístico de las necesidades de viaje. Por ejemplo, están formados para comprender las tarifas y los precios del panorama de los viajes de negocios. Y pueden ofrecer métodos de viaje alternativos que se ajusten a los objetivos de ahorro de costes de la empresa.
  
  
• Los viajes de empresa conllevan sus propias complejidades. Afortunadamente, los gestores de viajes, los encargados de las reservas y los viajeros pueden hablar con los experimentados asesores de Reed & Mackay. Gestionan eficazmente los cambios complejos; no te pondrán en contacto con un centro de llamadas.
  
  
• Comprender las necesidades de viaje específicas del sector de tu organización, ya sea el jurídico, el de los medios de comunicación o el de Energía y Marina, significa que una TMC puede ofrecer tarifas sectoriales especializadas. Y lo que es más alentador, éstas pueden ser más flexibles con los cambios y preferencias de vuelos reorganizados que las tarifas aéreas tradicionales.
  
• Un programa de viajes gestionado con una TMC también tendrá acceso a las tarifas a través de NDC. Por tanto, ofrecerá una gama más amplia de opciones de precios y el contenido más rico. Esto, una vez más, puede suponer un mayor valor para el programa de viajes de tu organización. Una TMC encuentra la tarifa lógica más baja, que ofrezca flexibilidad. Además de los servicios complementarios necesarios que ayuden a los viajeros a cumplir la política de viajes de su organización.
  
  
• Desde el punto de vista hotelero, una TMC asegura tarifas preferentes, ventajas VIP y ofertas únicas en destinos clave para los viajes de negocios.
  
  
• Trabajar con una TMC tanto en viajes de empresa como en gestión de eventos significa que, al unir estas dos vertientes del negocio, tienes toda la visibilidad del gasto en un solo informe. Además, si tu TMC negoció tarifas hoteleras para viajes de empresa con proveedores preferentes, es probable que también te ofrezca una mejor tarifa por delegado de día para reuniones en el mismo establecimiento. Con Navan como empresa matriz, Reed & Mackay tiene un gran poder de compra, sobre todo en lo que se refiere al gasto combinado en viajes de negocios y eventos.

Puede contribuir a mejorar el rendimiento de los empleados

• Además de ser lo correcto y responsable para el bienestar de los empleados, existe un sólido argumento empresarial para apoyar el bienestar de tus equipos cuando viajan por trabajo. Los gestores de viajes pueden revisar con las TMC cómo integrar el apoyo al bienestar y la salud mental en las políticas de viajes. Juntos, pueden desempeñar un papel integral para ayudar a los viajeros de las empresas a mantener una buena salud mental.
  
• Además, el acceso 24/7/365 a una Unidad de Gestión de Incidentes también reitera la importancia que tu organización concede a la seguridad de los viajeros. Esto refuerza aún más el deber de asistencia a los empleados.

Proporciona acceso a asociaciones para apoyar mejor a tus viajeros

• Trabajar con una TMC que sitúe las asociaciones de alto valor en el centro de su negocio, junto con el servicio al cliente, significa que tu programa de viajes estará siempre alineado con los avances del sector. Estos pueden girar en torno a elementos como los viajes sostenibles y los viajes accesibles. En última instancia, su objetivo es ofrecer a tus viajeros experiencias de viaje personalizadas que, a su vez, redunden en beneficio de tu empresa.
  
• Con una gama de asociaciones que abarcan contenidos de transporte, hoteles y gestión de eventos, Reed & Mackay se compromete a ofrecer las mejores experiencias de viaje a sus clientes y viajeros. Ya se trate de asociaciones con aerolíneas como British Airways y otras grandes compañías aéreas, de inclusiones en prestigiosos programas hoteleros como el Marriott International STARS Celestial Club, de haber sido nombrado Socio del Año de la Excelencia de Cvent 2024 o de tener acceso a datos procesables sobre viajes sostenibles, los clientes pueden comparar, elegir y seleccionar las opciones que más les convengan.

Fomenta el cumplimiento de los programas de viajes

• Los programas de viajes gestionados permiten a las empresas establecer costes de control, acceder a las aerolíneas y hoteles preferidos y a los procesos de aprobación. Y dan a los viajeros las herramientas para reservar dentro de los parámetros establecidos. Las herramientas de reserva de Reed & Mackay garantizan que todas las opciones que pueden ver los empleados cumplen la política. Estas herramientas ofrecen informes completos adaptados a cada empresa y proporcionan una visibilidad total del presupuesto de viajes.