Con un 47% de los organizadores de eventos señalando el aumento de costes como su mayor preocupación, la presión por ofrecer eventos de alta calidad sin superar el presupuesto es más intensa que nunca. Por ello, buscan estrategias innovadoras para optimizar sus recursos y maximizar el impacto de sus eventos.
No es ningún secreto que el alquiler de espacios, la mano de obra y otros gastos han aumentado drásticamente en los últimos años. Se prevé que en 2024 los precios de catering y alquiler de equipos audiovisuales suban hasta un 50%, lo que supone un reto importante para los organizadores.
“En los últimos años hemos visto aumentar los costes de los eventos», confirma Marali Kempthorne, responsable de Eventos de Reed & Mackay (Reino Unido)”. “Por eso, nuestro equipo de expertos en eventos trabaja en estrecha colaboración con los clientes para diseñar soluciones a medida, optimizando su presupuesto sin renunciar a sus objetivos y la experiencia de los asistentes”.
Aquí, el equipo de Reed & Mackay Events comparte consejos clave para sacar el máximo partido a tu presupuesto de eventos.
Define objetivos claros
Establecer objetivos bien definidos desde el inicio de la planificación es clave para medir el éxito del evento y priorizar las inversiones en lo que realmente aporta valor.
“Comprender el propósito del evento y los factores clave de decisión es esencial”, señala Kempthorne. “Este conocimiento nos permite asesorar en aspectos como la elección del lugar, el transporte, las actividades y la identidad de la marca. Por ejemplo, si el objetivo es garantizar una alta asistencia, el presupuesto para viajes y desplazamientos cobrará mayor importancia”.
Diseña un presupuesto detallado
Contar con un desglose detallado de costes permite asignar fondos de manera eficiente y reducir gastos innecesarios.
“Revisar presupuestos anteriores un buen punto de partida”, explica Kempthorne. “Esto permite a los organizadores identificar las áreas de gasto excesivo y las oportunidades de reducción de costes. Un equipo especializado en eventos puede ayudar a los clientes a crear un presupuesto detallado basado en sus objetivos, e incluso ofrecer análisis de viajes para seleccionar ubicaciones que encajen dentro del presupuesto”.
Planifica y compara
Una planificación minuciosa es fundamental para optimizar el presupuesto. Comparar opciones de proveedores y espacios con suficiente anticipación permite tomar decisiones estratégicas y evitar sobrecostes de última hora.
“Reservar con tiempo te da acceso a mejores tarifas y evita concesiones innecesarias. Además, reduce el riesgo de subidas de precios en temporadas de alta demanda”, comenta Kempthorne.
«No obstante, si se tiene flexibilidad, en ocasiones pueden surgir oportunidades de última hora con condiciones favorables”.
Colabora con una empresa especializada en viajes y eventos
Las agencias de gestión de viajes y eventos cuentan con experiencia y relaciones comerciales que pueden traducirse en beneficios económicos para los organizadores.
“Como empresa global de gestión de viajes y eventos, mantenemos relaciones con proveedores de todos los tamaños, lo que nos permite ofrecer a nuestros clientes condiciones ventajosas”, explica Kempthorne. “Esto puede incluir políticas de cancelación flexibles, mejoras en alojamiento o incluso detalles de cortesía para los asistentes”.
Hablemos de tu próximo evento
Si necesitas optimizar el presupuesto de tu evento sin comprometer la calidad, ponte en contacto con nosotros en marketing.es@reedandmackay.com. Estaremos encantados de asesorarte en todas tus necesidades de gestión de viajes y eventos.
