Con 47% de los planificadores de eventos reportando el aumento de los costes su mayor preocupación, están bajo presión para seguir entregando eventos de alta calidad dentro del presupuesto y buscando nuevas formas de maximizar esos presupuestos de eventos.
No es ningún secreto que el alquiler de espacios, la mano de obra y otros gastos han aumentado drásticamente en los últimos años. Los organizadores de eventos prevén un aumento del 50% en el precio de los alimentos y bebida, así como en el alquiler de equipos audiovisuales durante 2024.
“En los últimos años hemos visto aumentar los costes de los eventos», confirma Marali Kempthorne, responsable de Eventos de Reed & Mackay (Reino Unido)”. “Por eso, nuestro equipo especializado de profesionales de eventos, que cuenta con una amplia experiencia en múltiples sectores y ubicaciones, trabaja en estrecha colaboración con los clientes para ofrecer soluciones a medida que se ajusten a sus presupuestos y alcancen sus objetivos con el público al que se dirigen”.
Aquí, el equipo de Reed & Mackay Events comparte consejos útiles que los organizadores pueden poner en práctica para incorporarlos a su lista de planificación y ayudarles a maximizar el presupuesto de su evento.
ACLARAR LOS OBJETIVOS DEL EVENTO
Establecer objetivos claros es esencial para medir el éxito de su evento. Identifique estos canales al inicio de la planificación. Esto le permite priorizar la inversión en los canales que contribuyen al éxito del evento.
“Comprender el propósito del evento y los factores clave de decisión es un componente vital de la gestión de eventos”, añade Kempthorne. “Este conocimiento nos capacita para ofrecer respaldo en áreas como la selección del lugar, requisitos de desplazamiento, actividades y la identidad de la marca. Por ejemplo, si el objetivo es asegurar la participación de todos los asistentes, esto influirá en la asignación presupuestaria para los viajes”.
CREAR UN DESGLOSE PRESUPUESTARIO
Cuando se trata de presupuestar su evento, crear un desglose de costos ayuda a asignar fondos a las áreas que contribuyen a cumplir con los objetivos del evento. Además, también limita los gastos innecesarios.
“Revisar presupuestos anteriores un buen punto de partida”, explica Kempthorne. “Esto permite a los organizadores identificar las áreas de gasto excesivo y las oportunidades de reducción de costes. Un equipo especializado en eventos puede ayudar a los clientes a crear un presupuesto detallado basado en sus objetivos. Adicionalmente, puede proporcionar un análisis de viajes para destacar ubicaciones apropiadas dentro del presupuesto”.
PLANIFICACIÓN E INVESTIGACIÓN
Una planificación minuciosa es la columna vertebral de una gestión presupuestaria rentable. Investigar lugares y proveedores dentro de su presupuesto te permite comparar presupuestos y tomar decisiones más informadas.
“Planificar con anticipación le permite acceder a lugares y proveedores que se ajusten a sus objetivos sin tener que hacer concesiones. También minimiza el riesgo de aumento de precios durante períodos de alta demanda”.
“Sin embargo, observamos que los plazos de entrega están acortándose cada vez más. Si está dispuesto a ser flexible, siempre hay margen para la negociación en reservas de última hora”, añade Kempthorne.
ASOCIARSE CON UNA EMPRESA DE GESTIÓN DE VIAJES Y EVENTOS
Las compañías de gestión de viajes (TMC) con una sección de eventos experimentada ofrecen asesoramiento y orientación a los organizadores de eventos. Además, sus relaciones comerciales pueden aprovecharse para conseguir tarifas más favorables.
“Como empresa global de gestión de viajes y eventos, mantenemos sólidas relaciones con empresas independientes y pequeñas, así como con las grandes», afirma Kempthorne. «Esto nos permite ofrecer a los clientes un valor añadido en sus reservas. Pueden ir desde políticas de cancelación favorables y mejoras de habitación hasta bebidas de cortesía a la llegada”.
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