Le secteur des événements professionnels reste en croissance en 2025, avec 66 % des organisateurs anticipent une augmentation de leur budget et 74 % restent confiants quant à la santé du secteur. Toutefois, optimiser les budgets événementiels demeure une priorité essentielle.
Selon le rapport Global Business Travel Forecast 2025, le coût moyen par participant et par jour devrait augmenter de 4,3 %, atteignant 169 dollars, principalement en raison de la hausse des coûts et des pénuries de personnel. Pour maximiser l’impact des événements en présentiel, les entreprises investissent dans des expériences à forte valeur ajoutée et personnalisées.
Malgré cette inflation, il est tout à fait possible d’organiser des événements percutants tout en respectant son budget. Marali Kempthorne, Head of Events UK chez Reed & Mackay, explique : « Les coûts événementiels ont augmenté ces dernières années, mais notre équipe dédiée, forte d’une grande expertise multisectorielle et internationale, aide nos clients avec des solutions sur-mesure adaptées à leurs besoins. »
Découvrez nos meilleures astuces pour optimiser votre budget événementiel.
1. Fixez des objectifs clairs
Définir des objectifs précis est essentiel pour mesurer le succès de votre événement. Identifiez ces priorités dès le début de la planification afin d’allouer les fonds de manière stratégique.
« Comprendre l’objectif de l’événement et ses critères décisionnels est primordial. Cela nous permet d’aider nos clients à choisir le lieu, les besoins en déplacements, les activités et le branding. Par exemple, si l’objectif est de rassembler tous vos collaborateurs, le budget pour les déplacements doit être ajusté en conséquence. » – Marali Kempthorne
2. Détaillez votre budget
Un budget détaillé permet de mieux maîtriser les dépenses en affectant les ressources aux éléments essentiels tout en limitant les coûts superflus.
« Analyser les budgets passés est une excellente méthode pour repérer les postes de dépenses excessives et les opportunités d’économies. Notre équipe aide nos clients à élaborer un budget détaillé en phase avec leurs objectifs et propose une analyse des coûts de déplacement pour recommander des destinations adaptées. » – Marali Kempthorne
3. Planifiez à l’avance et faites vos recherches
Une planification soignée est la clé pour gérer efficacement votre budget. Recherchez plusieurs lieux et prestataires afin de comparer les offres et prendre des décisions éclairées.
« Réserver à l’avance offre un plus grand choix de lieux et de prestataires, tout en limitant l’impact de l’inflation sur les tarifs en période de forte demande. Cependant, les délais de réservation se raccourcissent. Si vous êtes flexible, il est toujours possible de négocier des offres avantageuses en dernière minute. » – Marali Kempthorne.
4. Collaborez avec une TMC pour optimiser votre budget événementiel
Faire appel à une Travel & Event Management Company (TMC) permet de bénéficier d’une expertise pointue, d’opportunités d’économies et de services à valeur ajoutée pour optimiser votre budget événementiel. Grâce à leurs relations privilégiées avec les fournisseurs, elles peuvent négocier des tarifs compétitifs et des avantages exclusifs.
« En tant qu’agence mondiale de gestion des voyages et des événements, nous entretenons des relations solides avec des fournisseurs indépendants et de petites entreprises. Cela nous permet d’offrir des avantages exclusifs à nos clients, tels que des conditions d’annulation flexibles, des surclassements de chambre ou des boissons de bienvenue offertes. Notre équipe gère de nombreux événements et possède une expertise approfondie, garantissant un accompagnement sur-mesure, quelle que soit la taille ou la complexité de l’événement. » – Marali Kempthorne
Le saviez-vous ?
Les clients de Reed & Mackay bénéficient d’un chef de projet dédié, qui les accompagne dans la recherche de lieux, la sélection des prestataires, les négociations avec les fournisseurs et fournit des analyses détaillées des coûts de voyage, de la connectivité et de l’empreinte carbone (CO₂).
Prendre contact
Envoyez un courriel à hello@reedandmackay.com pour discuter de tous vos besoins en matière de gestion de voyages et d’événements.
