Eftersom 47% av evenemangsplanerarna uppger att stigande kostnader är deras största bekymmer, är de fortsatt pressade att fortsätta leverera högkvalitativa evenemang inom budgetramarna och söka efter nya sätt att maximera dessa evenemangsbudgetar.
Det är ingen hemlighet att lokalhyra, arbetskraft och andra kostnader har ökat dramatiskt de senaste åren. Eventarrangörer förutspår en 50% ökning av priset på mat och dryck samt hyra av audiovisuell utrustning under 2024.
”Vi har definitivt sett att kostnaderna för evenemang har ökat under de senaste åren”, bekräftar Marali Kempthorne, Head of Events (UK) på Reed & Mackay. ”Därför arbetar vårt dedikerade team av eventproffs, som har stor erfarenhet från flera olika branscher och platser, nära kunderna för att leverera skräddarsydda lösningar som passar deras budgetar och når deras mål med deras målgrupper.”
Här delar Reed & Mackay Events team med sig av användbara tips som arrangörer kan implementera i sin checklista för planering och hjälpa till att maximera sin evenemangsbudget.
KLARGÖRA EVENEMANGETS MÅL
Att sätta upp tydliga mål är avgörande för att mäta hur framgångsrikt ditt evenemang är. Identifiera dessa kanaler redan i början av planeringen. Detta gör att du kan prioritera medel till de kanaler som bidrar till evenemangets framgång.
”Att förstå evenemangets syfte och de viktigaste beslutsfaktorerna är en viktig del av evenemangshanteringen”, tillägger Kempthorne. ”Detta gör att vi kan ge stöd med element som plats, resekrav, aktiviteter och varumärke. Om ditt mål till exempel är att samla alla kommer detta att påverka de medel som avsätts för resor.”
SKAPA EN BUDGETFÖRDELNING
När du tittar på hur du ska budgetera för ditt evenemang hjälper en kostnadsfördelning dig att fördela medel till områden som bidrar till att uppfylla evenemangets mål. Dessutom begränsar det onödiga utgifter.
”Att granska tidigare budgetar är en bra startpunkt”, förklarar Kempthorne. ”Detta gör det möjligt för arrangörerna att identifiera områden där man spenderar för mycket och möjligheter till kostnadsminskningar. Ett dedikerat eventteam kan hjälpa kunderna att skapa en detaljerad budget utifrån deras mål. Dessutom kan de tillhandahålla reseanalyser för att hitta lämpliga platser inom ramen för budgeten.”
PLANERING OCH FORSKNING
Grundlig planering är ryggraden i en kostnadseffektiv budgethantering. Genom att undersöka vilka lokaler och leverantörer som ryms inom din budget kan du jämföra offerter och fatta mer välgrundade beslut.
”Genom att planera tidigt kan du få tillgång till lokaler och leverantörer som passar dina mål utan att behöva kompromissa. Det minskar risken för att drabbas av prisinflation om dina datum är mycket efterfrågade.
”Vi ser dock en ökning av kortare ledtider. Om du är villig att vara flexibel finns det alltid utrymme för förhandlingar om sista minuten-bokningar”, tillägger Kempthorne.
SAMARBETA MED ETT FÖRETAG INOM RESE- OCH EVENEMANGSADMINISTRATION
Travel Management-bolag (TMC) med en erfaren eventavdelning ger expertråd och vägledning till eventarrangörer. Dessutom kan deras kommersiella relationer utnyttjas för att säkra förmånliga priser.
”Som ett globalt företag inom rese- och eventhantering har vi starka relationer med såväl oberoende och små företag som storskaliga”, säger Kempthorne. ”Detta gör att vi kan ge kunderna mervärde i sina bokningar. Det kan handla om allt från förmånliga avbokningsregler och uppgraderingar av rum till gratis välkomstdrinkar vid ankomsten.”
Kontakta oss
Maila hello@reedandmackay.com för att diskutera alla dina behov inom rese- och eventhantering.
