Hur mycket kan tekniken påverka resandet och logistiken i samband med evenemang? Det är frågan som Reed & Mackay Head of Partnerships Events – UK, DE and AU Mat Browne och Head of Event Travel Scott Blondel diskuterade när de ledde en session på Cvent, en leverantör av teknik för möten, evenemang och hospitality, som nyligen höll sitt årliga flaggskeppsevent Cvent Connect Europe.
Företagsresor och evenemangsresor är oupplösligt förbundna med varandra. Att resa till kongresser och konferenser, seminarier och utbildningar är en trend som leder till ett förändrat landskap för företagsresor. Denna statistik avslöjades i rapporten Global Business Travel Association’s (GBTA) 2024 Business Travel Index Outlook.
Det är tydligt att personliga möten och evenemang är en enormt viktig faktor för många organisationer. Eventplanerare vill både skapa bästa möjliga upplevelse för deltagarna och se den största avkastningen på investeringen.
Där tekniken kommer in i bilden
”Konsumentfokuserad teknik har ofta banat väg för framsteg inom företagsteknik, eftersom konsumenternas förväntningar på hur de interagerar med teknik i sina privatliv snabbt ökar och leder till en önskan om liknande upplevelser på jobbet”, säger Blondel.
”Att använda eventteknik för att stödja vår vision att koppla samman människor på ett enkelt sätt är ett bra sätt att uppnå detta. Och Cvents teknikpaket kompletterar vårt tjänsteutbud på många olika sätt.”
Tekniken spelar en stor roll i varje steg av eventupplevelsen – före, under och efter eventet – förklarar Browne.
”Det är före evenemanget som alla förberedelser sker. Det inkluderar att undersöka platser, gruppbokningar, delegathantering, sammanställa data, bygga anpassade appar och registreringssajter”, säger han. ”Under eventet är det hanteringen av själva eventet som gäller, eventuellt med någon från vårt team på plats. Detta skulle inkludera processen för delegatregistrering och kommunikation. Och efter evenemanget finns det kommunikations- och återkopplingsslingor för deltagarna. Plus rapportering och analys för verksamheten för att verkligen förstå vad som har fungerat. Detta återkopplas sedan till början av planeringsprocessen för nästa möte eller evenemang.”
Vid Cvent Connect Europe-sessionen fokuserade Browne och Blondel särskilt på resande och logistik för evenemang som till största delen tas om hand i stadiet före evenemanget.
Viktiga tekniska kontaktpunkter före evenemanget
- Gör besparingar genom att boka gruppresor
- Blocktilldelningar
- Noggrannhet och efterlevnad – följa policy men också säkerställa att rätt reseelement bokas
- Rapportering och risk – att förstå var människor befinner sig och minska riskmomentet, samt att kunna köra enkla rapporter om deltagarnas efterlevnad
- Deltagardata – få djupare insikt i deltagarna, kunna använda det för att bättre förstå deras krav och återkoppla till processen
- Optimera och hantera för att maximera utnyttjandet
- Central samordning oavsett tillvägagångssätt – oavsett om det gäller blockbokning eller inte
- Ställ obligatoriska frågor via tekniken för att se till att all information lämnas på en gång. Detta sparar tid och förbättrar effektiviteten
- Deltagarnas erfarenhet.
Skräddarsydd teknik för varje evenemang
”Vi har en skräddarsydd inställning till teknik – vi erbjuder rätt lösning för varje kunds specifika krav”, tillägger Blondel. ”Även om det finns gemensamma nämnare är alla företag olika och det kan till och med finnas behov av olika tillvägagångssätt för samma kund, beroende på vilket möte eller evenemang det gäller.”
Blondel lyfter fram ett färskt exempel på teknikanvändning med en kund inom den juridiska sektorn, som säkrade gruppbiljetter till en partnerkonferens nyligen.
”Genom att göra detta skulle de uppnå besparingar, så de ville säkerställa maximalt utnyttjande”, säger Blondel. ”Genom att ladda upp alla gruppstolar på deras registreringswebbplats uppmuntrades deltagarna att välja de gruppflyg som hade säkrats. Vi kunde hantera och rapportera om utnyttjandet till kunden, som sedan kunde driva på användningen av dessa flyg inom sin organisation. Möjligheten att ladda in dessa platser i Cvent var en viktig del av framgången.”
Visste du att…?
Reed & Mackay Events utsågs till årets Excellence Partner of the Year av Cvent 2024 och har nyligen utökat sitt partnerskap med teknikleverantören på sina europeiska marknader. Reed & Mackay arbetar redan med Cvent i Storbritannien och USA och partnerskapet omfattar nu Reed & Mackay i Tyskland, Frankrike, Spanien, Sverige och Italien och ger lokal support på olika språk.
Kontakta oss
Maila hello@reedmackay.com för att diskutera alla dina behov av företagsresor och eventhantering.
