C’est la question explorée par Mat Browne, Head of Partnerships Events – UK, DE & AU chez Reed & Mackay, et Scott Blondel, Head of Event Travel, lors d’une session dans le cadre du Cvent Connect Europe, l’événement annuel phare du fournisseur de technologies pour l’événementiel et l’hôtellerie Cvent.
Les voyages d’affaires et l’événementiel sont étroitement liés. Qu’il s’agisse de conventions, conférences, séminaires ou formations, ces déplacements façonnent le nouveau paysage du voyage d’affaires, comme le souligne le Global Business Travel Association’s (GBTA) 2024 Business Travel Index Outlook.
Les réunions et événements en présentiel restent un levier stratégique majeur pour de nombreuses entreprises. Les organisateurs cherchent à optimiser l’expérience des participants tout en maximisant leur retour sur investissement.
La technologie, un levier stratégique
« La technologie grand public a souvent ouvert la voie aux avancées technologiques en entreprise. Les attentes des consommateurs en matière d’interaction avec la technologie dans leur vie personnelle évoluent rapidement et influencent leur désir de retrouver des expériences similaires au travail. » – Scott Blondel
« Utiliser la technologie événementielle pour soutenir notre vision d’une connexion fluide entre les participants est un excellent levier. La suite technologique de Cvent complète notre offre de services de multiples façons. »
La technologie joue un rôle clé à chaque étape de l’expérience événementielle – avant, pendant et après l’événement, comme l’explique Mat Browne.
« C’est avant l’événement que tout se prépare. Cela comprend la recherche de lieux, les réservations de groupes, la gestion des délégués, la compilation de ces données, la création d’applications personnalisées et de sites d’inscription », explique-t-il. « Pendant l’événement, c’est la gestion de l’événement lui-même, éventuellement avec une personne de notre équipe sur place. Cela comprends le processus d’inscription des participants et la communication. Après l’événement, il y a les communications et les retours d’informations pour les participants. De plus, le rapport et l’analyse permettent à l’entreprise de comprendre ce qui a fonctionné. Ces informations sont ensuite intégrées au début du processus de planification du prochain événement.
Lors du Cvent Connect Europe, Mat Browne et Scott Blondel ont particulièrement mis l’accent sur les déplacements événementiels et la logistique, qui sont principalement gérés en phase pré-événement.
Les atouts technologiques en phase pré-événement
- Optimisation et gestion des voyages de groupe
- Réaliser des économies en réservant les voyages de groupe à l’avance
- Bloquer des sièges pour garantir leurs disponibilités
- Assurer la conformité aux politiques voyage de l’entreprise
- Faciliter le reporting et la gestion des risques en suivant la localisation des participants
- Exploiter les données des participants pour mieux comprendre leurs besoins et affiner le processus
- Gestion centralisée et optimisation
- Coordination centrale quelle que soit l’approche retenue (réservations de groupe ou individuelles)
- Automatisation des questions obligatoires via une plateforme pour collecter toutes les informations nécessaires en une seule fois
- Amélioration de l’expérience participant grâce à une technologie sur mesure
Une technologie sur mesure pour chaque événement
« Nous avons une approche personnalisée de la technologie – nous fournissons la bonne solution pour les besoins spécifiques de chaque client », ajoute M. Blondel. « Bien qu’il existe des éléments communs, chaque entreprise est différente et il peut même être nécessaire d’adopter des approches différentes pour un même client, en fonction de l’événement en question. ».
Scott Blondel illustre cela avec un exemple concret dans le secteur juridique : une entreprise souhaitait maximiser l’utilisation des sièges réservés pour une conférence de partenaires. En intégrant ces sièges directement dans leur site d’inscription, les participants étaient incités à sélectionner ceux pré-réservés.
« En procédant de la sorte, ils voulaient réaliser des économies et garantir une utilisation maximale. », explique Scott Blondel. « En téléchargeant tous les sièges de groupe sur leur site d’inscription, les participants ont été encouragés à choisir les vols qui avaient été sécurisés. Nous avons pu gérer les réservations de ces vols et en rendre compte au client. La possibilité de charger ces sièges dans Cvent a joué un rôle essentiel dans la réussite de cette opération.
Le saviez-vous ?
Reed & Mackay Events a été nommé « Cvent Excellence Partner of the Year 2024 » et a récemment étendu son partenariat avec Cvent en Europe. Déjà présent au Royaume-Uni et aux États-Unis, ce partenariat couvre désormais l’Allemagne, la France, l’Espagne, la Suède et l’Italie, avec un support local en langue native.
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