¿Hasta qué punto puede influir la tecnología en los viajes y la logística de eventos? Esta es la pregunta que Mat Browne, Director de Asociaciones de Eventos de Reed & Mackay (Reino Unido, Alemania y Australia), y Scott Blondel, Director de Viajes para Eventos, debatieron al dirigir una sesión en el reciente evento anual del proveedor de tecnología para reuniones, eventos y hostelería Cvent, Cvent Connect Europe.
Los viajes de empresa y los viajes para eventos están inextricablemente unidos. Viajar para asistir a convenciones y conferencias, seminarios y formación, es una tendencia que lidera el cambiante panorama de los viajes de empresa. Esta estadística fue revelada en el Perspectivas del Índice de Viajes de Negocios 2024 de la Asociación Mundial de Viajes de Negocios (GBTA).
Está claro que las reuniones y eventos presenciales son un factor de enorme importancia para muchas organizaciones. Los planificadores de eventos quieren impulsar tanto la mejor experiencia posible para los asistentes como ver el mayor retorno de la inversión.
Dónde entra en juego la tecnología
«La tecnología centrada en el consumidor ha allanado a menudo el camino para los avances en la tecnología empresarial, ya que las expectativas de los consumidores sobre cómo interactúan con la tecnología en su vida personal aumentan rápidamente y alimentan el deseo de experiencias similares en el trabajo», afirma Blondel.
«Utilizar la tecnología de eventos para apoyar nuestra visión de conectar a la gente sin esfuerzo es una forma estupenda de conseguirlo. Y la suite tecnológica de Cvent complementa nuestra oferta de servicios de muchas formas distintas.»
La tecnología desempeña un papel muy importante en cada fase de la experiencia del evento: antes, durante y después, explica Browne.
«Antes del evento es cuando tiene lugar toda la preparación. Esto incluye la búsqueda de lugares, las reservas de grupos, la gestión de delegados, la recopilación de datos, la creación de aplicaciones personalizadas y sitios de inscripción», dice. «Durante el evento sería la gestión del evento en sí, potencialmente con alguien de nuestro equipo in situ. Esto incluiría el proceso de inscripción de delegados y la comunicación. Y después del evento, la comunicación y las opiniones de los asistentes. Además de informes y análisis para que la empresa comprenda realmente lo que ha funcionado. Esto se incorpora al inicio del proceso de planificación de la siguiente reunión o evento».
En la sesión de Cvent Connect Europe, Browne y Blondel se centraron, en particular, en los viajes y la logística de los eventos que, en su mayor parte, se realizan en la fase previa al evento.
Puntos de contacto tecnológicos clave previos al evento
- Ahorra reservando viajes en grupo
- Asignación de bloques
- Precisión y cumplimiento: cumplimiento de la política, pero también garantía de que se reservan los elementos de viaje correctos.
- Informes y riesgo: comprender dónde está la gente y reducir ese elemento de riesgo, y también poder realizar informes sencillos sobre el cumplimiento de los asistentes.
- Datos de los asistentes: obtener una visión más profunda de los asistentes, poder utilizarla para comprender mejor sus necesidades y retroalimentar el proceso.
- Optimizar y gestionar para maximizar la utilización
- Coordinación central independientemente del planteamiento, ya sea reserva en bloque o no
- Ordena preguntas a través del técnico para asegurarte de que toda la información se proporciona de una sola vez. Esto ahorra tiempo y mejora la eficacia
- Experiencia de los asistentes.
Tecnología a medida para cada evento
«Tenemos un enfoque a medida de la tecnología, proporcionando la solución adecuada para los requisitos específicos de cada cliente», añade Blondel. «Aunque hay elementos comunes, cada empresa es diferente e incluso puede ser necesario adoptar distintos enfoques con un mismo cliente, según la reunión o el evento de que se trate».
Blondel destaca un ejemplo reciente de uso de la tecnología con un cliente del sector jurídico, que consiguió asientos de grupo para una reciente conferencia de socios.
«Haciendo esto conseguirían ahorros, por lo que querían garantizar la máxima utilización», dice Blondel. «Al cargar todas las plazas de grupo en su sitio de inscripción, se animó a los asistentes a seleccionar los vuelos de grupo que se habían asegurado. Pudimos gestionar e informar sobre la utilización al cliente, que luego pudo impulsar el uso de estos vuelos dentro de su organización. La posibilidad de cargar estas plazas en Cvent fue esencial para el éxito de esta iniciativa».
¿Sabías que…?
Reed & Mackay Events ha sido nombrado Socio del Año en Excelencia de Cvent 2024 y ha ampliado recientemente su asociación con el proveedor tecnológico a todos sus mercados europeos. Reed & Mackay, que ya trabajaba con Cvent en el Reino Unido y EE.UU., amplía ahora su colaboración a Alemania, Francia, España, Suecia e Italia, proporcionando asistencia local en el idioma local.
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