Le défi : En tant que petite et moyenne entreprise (PME), l’association française QUALITEL avait besoin d’une société de gestion de voyages (TMC) qui ferait gagner du temps à son travel manager tout en proposant un programme auquel ses employés adhéreraient.
La solution : Écouter les commentaires des employés pour créer une politique de voyage personnalisée avec des experts en gestion de voyages qui fonctionne à la fois pour l’association et pour son personnel.
L’association française indépendante QUALITEL, créée il y a près de 50 ans par le secrétaire d’État français, certifie la qualité des logements et diffuse l’information publiquement. L’association comprend cinq entreprises réparties sur deux sites à Paris et quatre en région.
La plupart des voyages d’affaires de QUALITEL ont lieu en France pour un groupe de 50 de ses employés – dont 30 sont des voyageurs fréquents – et l’association organise une convention annuelle pour la majorité de ses 180 employés. Guillemette Falques, responsable des services généraux de QUALITEL, gère le programme de voyages d’affaires de l’association, avec un budget d’environ 235 000 euros, soit une augmentation de 37% par rapport à l’année précédente.
« Plus de la moitié du budget est consacré aux voyages en train (60 %) et un peu moins d’un tiers aux hôtels (30 %) », explique M. Falques. « Les voyages en avion et la location de voitures représentent les 10 % restants du budget.
LA NÉCESSITÉ DE CENTRALISER LES RÉSERVATIONS EN LIGNE
Comme pour beaucoup de PME, la gestion des voyages d’affaires fait partie des responsabilités globales du responsable du programme, et c’est ce qui se passe chez QUALITEL.
« Je suis chargé d’un large éventail d’activités, y compris la gestion des voyages », explique M. Falques. « Ainsi, lorsqu’il s’est agi de trouver un TMC, le prestataire de services idéal n’était pas nécessairement le moins-disant, mais plutôt celui qui me ferait gagner du temps tout en garantissant des normes élevées ».
QUALITEL cherche également à numériser ses activités, y compris l’organisation des voyages d’affaires. Après consultation de la Direction Administrative et Financière de la France, l’objectif était de trouver une solution de gestion des voyages qui inclurait également la fourniture d’un logiciel de gestion des frais de déplacement et la centralisation des voyages d’affaires.
CHOISIR UNE SOCIÉTÉ DE GESTION DES VOYAGES D’AFFAIRES
Falques explique pourquoi QUALITEL a choisi Reed & Mackay. « Nous étions à la recherche d’une TMC capable de nous aider dans le cadre de la transition de l’association d’une agence ayant des bureaux locaux à une agence unique, dans le but de tout faire basculer vers la technologie numérique », explique-t-elle. « Le projet n’a pas été facile et il y a eu une certaine résistance au changement car nos employés étaient habitués à travailler avec leurs agences locales. Cependant, Reed & Mackay a répondu à nos attentes ».
Aujourd’hui, les réservations en ligne représentent 81 % des transactions de l’association. La politique de voyage est en place et le système de réservation a été optimisé pour encourager les employés à réserver leurs voyages de manière indépendante et à utiliser au maximum l’outil de réservation en ligne.
Falques est particulièrement impressionné par la façon dont Reed & Mackay est à la fois proactif et réactif, en fournissant des conseils solides, notamment lors du choix des fournisseurs et de la migration des outils, ainsi qu’en optimisant les tarifs, par exemple en introduisant des cartes d’abonnement.
Reed & Mackay contrôle l’activité des voyages d’affaires de QUALITEL et identifie les points à améliorer. « Aujourd’hui, tout se passe bien et je suis principalement sollicitée lorsqu’un employé souhaite voyager en dehors de la politique des voyages et a besoin de ma validation », ajoute Mme Falques. « Le processus de réservation en ligne est efficace. Toutefois, nous avons encore besoin des services hors ligne de Reed & Mackay pour la réservation de services complexes tels que les voyages de groupe, ou pour aider les grands voyageurs qui souhaitent modifier ou annuler leur voyage à la dernière minute ».
CRÉER LES FUTURES POLITIQUES DE VOYAGE
QUALITEL est déterminée à privilégier l’utilisation du rail et d’autres transports publics, dans le cadre de l’engagement de l’association en faveur de la durabilité dans sa politique de RSE, et elle continue également à utiliser la vidéoconférence dans le cadre de ses interactions commerciales quotidiennes. Ainsi, si les salariés de QUALITEL voyagent moins qu’avant la pandémie, certains déplacements professionnels restent essentiels pour l’association et nécessitent des réservations d’hébergement.
Avec l’aide de Reed & Mackay, Falques cherche à mettre en place une politique de réservation d’hôtels afin de garantir un choix d’hôtels préférés, des tarifs négociés et une expérience de voyage confortable pour les employés.
Pour Falques, il est essentiel d’impliquer les employés et de leur demander leur avis sur les voyages d’affaires. Le maintien d’une communication régulière avec Reed & Mackay est également l’une des raisons pour lesquelles ce partenariat fonctionne bien.
« L’efficacité de notre association repose sur les échanges avec notre personnel », dit-elle. « Il est essentiel de les impliquer et de ne pas se contenter de partager des informations avec eux sans leur demander leur avis et sans en tenir compte. Nous en tenons compte pour améliorer nos services avec l’aide de notre TMC. Les nouvelles politiques sont plus facilement appliquées lorsqu’elles sont personnalisées et que les personnes qui voyagent savent qu’elles sont écoutées ».
Envoyez un courriel à hello@reedandmackay.com pour discuter de tous vos besoins en matière de gestion de réunions et d’événements.
