Comment anticiper la planification des budgets de voyage d’affaires peut-elle maximiser leur efficacité dans la nouvelle année fiscale ?
La nouvelle année fiscale approche à grands pas et, selon les dernières analyses du secteur, la pression monte sur les travel managers pour réduire les dépenses en 2025.
Le coût reste une préoccupation centrale lors de la planification des budgets de voyage d’autant plus avec les dépenses mondiales de voyages d’affaires en 2025 prévues pour dépasser les niveaux de 2019, soit deux ans plus tôt que prévu.
La planification peut-elle offrir à la fois des économies de coûts et une valeur ajoutée ?
Reed & Mackay a observé que les clients réservaient de plus en plus leurs voyages aériens bien en amont en 2024 par rapport à 2023. Les données internes montrent une augmentation de 5,9 % des réservations effectuées plus de 14 jours à l’avance et une baisse de près de 5 % des réservations effectuées 0 à 2 jours avant le départ.
De plus, nos dernières données montrent que le délai médian pour les réservations internationales a atteint son plus haut niveau en 2024, avec une moyenne de 53 jours. Ces données témoignent de l’engagement à réaliser des économies grâce à une planification anticipée.
Planification des budgets de voyage d’affaires
La planification en amont permet-elle d’obtenir à la fois des économies de coûts et une valeur ajoutée pour les budgets de voyage d’affaires ?
Trouvez les meilleurs tarifs aériens
Les prévisions indiquent une continuité des prix des vols, avec des fluctuations mineures. Selon Jo Shilling, spécialiste des tarifs chez Reed & Mackay, les tarifs aériens devraient se stabiliser en 2025.
« Les augmentations de tarifs que nous avons observées étaient principalement dues à l’augmentation des coûts du carburant. L’augmentation des tarifs entre 2019 et 2023 a été de 16 %, et cela ne devrait pas se reproduire, » dit-elle.
De plus, nos dernières données montrent que le délai médian pour les réservations internationales a atteint son plus haut niveau en 2024, avec une moyenne de 53 jours. Ces données témoignent de l’engagement à réaliser des économies grâce à une planification anticipée.
Avec cette perspective plus optimiste sur les tarifs, pourquoi les responsables voyages devraient-ils encore envisager de planifier leurs budgets à l’avance ? Shilling souligne que la réservation des vols à l’avance peut apporter une valeur ajoutée et améliorer l’efficacité.
« Bien que les tarifs d’achat anticipé des compagnies aériennes ne présentent pas la même flexibilité que les tarifs d’entreprise réguliers, ils peuvent offrir d’énormes économies. De plus, vous pouvez réserver jusqu’à 11 mois à l’avance pour la plupart des compagnies aériennes, » explique-t-elle. « Si une organisation réserve pour des conférences ou des réunions avec des dates fixes, il est judicieux de réserver à l’avance. Non seulement cela permet d’économiser sur les coûts, mais cela élimine également l’inquiétude de savoir si vous obtiendrez les vols souhaités au bon moment dans votre budget. De plus, il est plus facile de réserver les sièges préférés des voyageurs. »
En outre, une planification soigneuse signifie que si vos voyageurs doivent assister à une réunion surprise nécessitant un déplacement, il pourrait y avoir des fonds disponibles dans le budget pour couvrir ces imprévus.
Shilling conseille également que la planification des budgets de voyage d’affaires à l’avance peut aider à regrouper plusieurs réunions en un seul voyage, ce qui constitue non seulement une économie, mais également un choix de voyage plus durable.
Économies sur les coûts des voyages d’affaires
Il y a une meilleure chance d’obtenir des tarifs d’entreprise à l’avance plutôt que d’attendre de réserver plus près de la date du voyage.
Trouvez les meilleurs tarifs hôteliers
L’année dernière, les prix des hôtels, en particulier dans les grandes villes, ont grimpé en flèche. Les hôteliers et analystes prévoient des tarifs hôteliers d’entreprise plus élevés qu’en 2024, ce qui est également confirmé par de nombreux acheteurs lors de l’enquête annuelle de Business Travel News sur les hôtels.
Cependant, bien que les augmentations de prix des hôtels commencent à ralentir par rapport à 2023, selon Slavka Gindeva, responsable de programme chez Reed & Mackay, il y a toujours une pression importante sur ces tarifs. « L’inflation en est en partie responsable. De plus, les hôtels doivent faire face à des coûts salariaux et énergétiques plus élevés, dont une partie est répercutée sur les voyageurs. »
« Les tarifs sont également affectés par la disponibilité de l’hébergement. Là où de nouveaux hôtels auraient normalement été construits, cette tendance a stagné ces dernières années. Donc, il y a moins d’inventaire. De plus, certaines villes ont changé leurs règles concernant les séjours de courte durée comme les AirBnb, ce qui entraîne une demande accrue pour les hôtels, » explique-t-elle.
Demande d’hébergement
« Jusqu’à la pandémie, la majorité des tarifs d’entreprise avec les hôtels étaient des LRA (Last Room Available). Cela signifie qu’ils devaient fournir une chambre au client au tarif convenu tant qu’il restait des chambres disponibles. Moins d’hôtels proposent cette option aujourd’hui, » précise Gindeva.
« Chaque hôtel dispose de son propre système de gestion des revenus, géré par des systèmes d’IA de plus en plus sophistiqués. Les décisions concernant les tarifs sont donc basées sur des données. Si un hôtel atteint un certain niveau d’occupation, les systèmes peuvent fermer la disponibilité, rendant plus difficile l’accès aux tarifs d’entreprise. Nous encourageons à réserver au moins quelques semaines avant un voyage d’affaires pour éviter le risque de non-disponibilité. »
La demande d’hébergement est également influencée par plusieurs autres facteurs. L’industrie de l’événementiel devrait connaître une croissance significative d’ici 2028, ce qui augmentera la demande pour les hôtels. Une autre raison légitime de planifier à l’avance et de trouver les meilleurs tarifs pour votre organisation.
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