Le printemps pointe le bout de son nez, et c’est déjà le moment idéal pour commencer à organiser la soirée d’été de votre entreprise pour 2025.
Prendre de l’avance permet de réserver les meilleurs lieux, prestataires et tarifs, afin de garantir un événement inoubliable qui aura un impact positif sur votre organisation et fera en sorte que chaque participant se sente inclus et valorisé.
Notre équipe experte de Reed & Mackay Events partage avec vous ses conseils essentiels pour organiser une soirée d’entreprise estivale réussie en 2025.
1) Trouver le lieu idéal
Choisir un lieu adapté à l’objectif de l’événement et au nombre de participants peut être un défi. Il est important de ne pas négliger les petits détails. Pour les événements en extérieur, prévoyez un plan B en cas de mauvais temps. Assurez-vous d’avoir suffisamment d’espaces assis et des zones ombragées pour les journées chaudes, ainsi que des aménagements d’accessibilité, comme des rampes et des toilettes adaptées, pour garantir l’inclusion de tous les participants. Vérifiez également que le lieu respecte les normes de sécurité.
2) Connaître votre audience
Une soirée d’été peut signifier différentes choses pour différentes personnes. Il est donc essentiel de collecter des informations sur les préférences des invités et de prendre en compte la culture d’entreprise avant de réserver un lieu.
Pensez à des lieux comme des châteaux ou des domaines viticoles pour une ambiance élégante, ou des péniches sur la Seine pour un cadre original. Pour une ambiance plus champêtre, les fermes-auberges dans les régions viticoles offrent un cadre authentique et convivial.
3) Intégrer des animations et des activités de team-building
Ajoutez de l’énergie à votre événement avec des animations ou des activités de team-building. Des groupes de musique live, des magiciens, des humoristes ou des conférenciers invités peuvent créer une ambiance festive et conviviale. Les activités de team-building telles que des jeux de plein air, des ateliers artistiques ou des expériences en réalité virtuelle sont d’excellents moyens de renforcer l’engagement. Pour une touche originale, organisez un concours de talents ou des ateliers de mixologie.
4) Prioriser le bien-être des collaborateurs
Le bien-être des employés doit être au cœur de la planification de votre soirée d’été. Commencez par réfléchir à l’horaire de la soirée. Si l’événement débute tôt, envisagez de proposer des solutions d’hébergement pour ceux qui en auraient besoin. Intégrez des activités favorisant le bien-être physique, comme un challenge de pas ou une séance de yoga en milieu de journée, pour maintenir l’énergie. Pour les grands rassemblements, prévoyez des espaces calmes où les participants pourront se reposer. Offrir des plats et des boissons sains, à base d’ingrédients naturels, est également une façon simple de promouvoir le bien-être. Enfin, recueillez les retours des participants après l’événement pour évaluer son impact et identifier les points d’amélioration.
5) Choisir le bon style de restauration pour votre événement estival
La restauration doit être en accord avec les objectifs et le ton de votre événement. Des stands de nourriture ou des food trucks proposant des plats frais et inspirés du monde entier encouragent les échanges et réduisent le gaspillage. Pour des événements plus formels, les repas servis à table ou les menus dégustation apportent une touche d’élégance. Si vous optez pour un lieu à la campagne, renseignez-vous sur l’utilisation d’ingrédients locaux pour soutenir la durabilité.
6) Intégrer la diversité et l’inclusion
Créez un comité de planification avec des représentants de différents départements, parcours et niveaux d’expérience pour garantir que votre événement intègre diverses perspectives. Sollicitez le soutien de collaborateurs formés à la diversité et à l’inclusion.
Pour favoriser l’inclusion, proposez une large gamme de boissons sans alcool, ainsi que des thés et cafés. Pour les événements estivaux, ajoutez des options de boissons fraîches et de thés glacés – ces petites attentions peuvent faire toute la différence pour créer une expérience accueillante et agréable.
7) Offrir un changement de décor
Si vos bureaux sont situés en centre-ville, envisagez d’organiser l’événement à la campagne pour un changement d’air rafraîchissant. Si vous choisissez un lieu rural, assurez-vous qu’il soit bien desservi par les transports ou dispose d’un parking sur place. Encouragez le covoiturage pour réduire les émissions de carbone.
8) Communiquer en continu
Assurez-vous que tous les participants soient bien informés de votre soirée d’été. Cela inclut les horaires, les codes vestimentaires et les FAQ. Pour les grands événements, l’équipe de Reed & Mackay peut créer un site web personnalisé, une plateforme d’inscription et une application mobile pour communiquer avec les participants tout au long de l’événement.
9) Prévoir du temps de pause et de réseautage
Avec la généralisation du travail hybride, il est essentiel de prévoir du temps pour que les employés se connectent et se détendent. Planifiez des pauses informelles et des sessions de réseautage qui encouragent la collaboration dans un cadre détendu.
10) Ajouter une touche de fun
Pour rendre votre événement vraiment mémorable, ajoutez des éléments thématiques comme un décor tropical ou un thème festival intégré dans la décoration, la restauration et les animations. Pensez également à des surprises telles qu’un groupe populaire, un flash mob ou un invité mystère pour impressionner les participants. Des cadeaux personnalisés ou des surprises à l’arrivée peuvent également rehausser l’expérience.
11) Capturer les souvenirs de votre soirée d’été d’entreprise
Capturer des photos de qualité de votre événement est essentiel. Elles permettent de documenter les moments importants et de promouvoir votre marque. Elles fournissent également du contenu pour vos futures campagnes.
Saviez-vous que… ?
Les clients de Reed & Mackay bénéficient d’un chef de projet dédié, qui peut vous accompagner dans tous les aspects de l’organisation : recherche de lieu, animation, restauration, négociation avec les fournisseurs et reporting détaillé sur les coûts de voyage, la connectivité et l’analyse des émissions de CO2.
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