Antes de que nos demos cuenta, el invierno quedará atrás, así que ahora es el momento perfecto para empezar a planificar la fiesta de verano 2025 de tu empresa.
Planificar con antelación te asegura los mejores espacios, proveedores y tarifas. Pero, más importante aún, te permite crear un evento inolvidable que refuerce la cultura organizacional, motive a tu equipo y haga que todos se sientan valorados.
Nuestro equipo de expertos de Reed & Mackay Events comparte 11 consejos clave para diseñar una fiesta de verano que será recordada por mucho tiempo.
1) Encuentra el lugar perfecto
Elegir un lugar que se adapte a la finalidad del acto y al número de asistentes puede ser todo un reto. Y es importante no pasar por alto los pequeños detalles. Para los actos al aire libre, es importante tener un plan de reserva en caso de mal tiempo. Los asientos adecuados y las zonas de sombra son esenciales para los días calurosos, mientras que los elementos de accesibilidad -como rampas y aseos- son cruciales para la inclusividad. Asegúrate también de que el lugar de celebración cumple las normas sanitarias y de seguridad.
2) Conocea tu público
Una fiesta de verano puede tener significados diferentes para cada persona. Por tanto, es crucial recabar información sobre las preferencias de los invitados y tener en cuenta la cultura de la empresa antes de reservar.
Considera opciones como Tower Suites -que ofrece amplias vistas panorámicas del perfil de Londres, incluida la Torre de Londres- o The Silver Sturgeon para un lujoso crucero por el río Támesis. Si tus invitados quieren escapar de la ciudad, el encantador hotel Great Fosters ofrece historia real y 50 acres de jardines y terrenos.
3) Considerael entretenimiento en vivo y la formación de equipos
Añade energía a tu acto con espectáculos en directo o actividades de creación de equipos. Opciones como bandas en directo, magos, cómicos u oradores invitados pueden crear un ambiente animado y agradable. Las actividades de creación de equipos, como juegos en el césped, clases de arte, experiencias de RV o talleres de preparación de cócteles, son estupendas para fomentar el compromiso. Si quieres algo único, prueba con hinchables o organiza un concurso de talentos para reunir a todos.
4) Dar prioridad al bienestar de los empleados
Prioriza el bienestar de los empleados durante todo el proceso de planificación. Empieza por considerar el momento del evento: si empieza temprano, considera la posibilidad de ofrecer opciones de alojamiento para quienes puedan necesitarlo. Incorpora actividades que promuevan el bienestar físico, como un reto de pasos o un entrenamiento a mediodía, para mantener altos los niveles de energía.
Para reuniones más grandes, proporciona zonas tranquilas donde los asistentes puedan tomarse un descanso y asegúrate de que el horario permita pausas regulares. Ofrecer alimentos y bebidas saludables elaborados con ingredientes naturales es otra forma sencilla de favorecer el bienestar. Por último, recoge opiniones tras el acto para evaluar su impacto e identificar áreas de mejora.
5) Reservael estilo de catering para eventos adecuado
El catering debe reflejar el estilo y los objetivos del evento. Los food trucks o estaciones temáticas son ideales para eventos informales, mientras que un menú degustación añade sofisticación a reuniones más formales.
Siempre que sea posible, apuesta por proveedores que trabajen con ingredientes locales y sostenibles.
6) Promueve la diversidad y la inclusión
Un comité de planificación diverso garantiza un evento inclusivo y enriquecedor. Involucra a personas de diferentes departamentos, edades y orígenes para asegurar que el diseño del evento sea accesible para todos.
Además, incluye opciones para todas las preferencias alimenticias y una variedad de bebidas, como infusiones frías o cócteles sin alcohol, para que todos se sientan bienvenidos.
7) Cambia de escenario
Si tu oficina está en la ciudad, una escapada al campo puede ser una bocanada de aire fresco. Busca un lugar con buenas conexiones de transporte y aparcamiento y considera opciones como el uso compartido de vehículos para reducir el impacto ambiental.
8) Mantén una comunicación fluida
Una buena comunicación con los asistentes es esencial. Comparte con antelación detalles como el horario, el código de vestimenta y respuestas a preguntas frecuentes.
Para eventos grandes, plataformas de inscripción o aplicaciones personalizadas pueden ayudarte a centralizar la información y mantener a los asistentes informados en todo momento.
9) Fomenta la conexión y el descanso
El trabajo híbrido ha cambiado la forma en que nos relacionamos. Por esolos eventos corporativos deben incluir momentos de networking y espacios de relajación donde los equipos puedan conectar de forma más informal.
10) Dale un toque temático
Un tema puede transformar tu evento. Desde fiestas hawaianas hasta festivales, utiliza la decoración, la música y el catering para sumergir a los asistentes en la experiencia.
Además, sorpresas como una banda inesperada, un flash mob o regalos personalizados pueden marcar la diferencia.
11) Captura los recuerdos
No olvides documentar el evento. Contratar a un fotógrafo profesional asegura imágenes de calidad que servirán como recuerdo y como contenido para futuras campañas.
¿Sabías que…?
En Reed & Mackay, cada proyecto cuenta con un gestor de eventos exclusivo, encargado de brindar apoyo integral en todos los aspectos: desde la selección del lugar, la organización del entretenimiento y el catering, hasta la negociación con proveedores y la preparación de informes detallados sobre gastos, conectividad y huella de carbono.
Ponte en contacto con nosotros
Envía un correo a marketing.es@reedmackay.com para hablar de todas tus necesidades de gestión de viajes y eventos.
