El reto: Cuando el huracán Helene azotó EE.UU. en septiembre de este año, un cliente del sector de bienes de consumo de alta rotación tuvo que trasladar urgentemente a varios miembros de la alta dirección a sus destinos de origen en todo el mundo, tras una reunión de la junta directiva. Mantener a salvo a los viajeros era primordial.
La solución: Gracias a la rápida intervención de los asesores de viajes de Reed & Mackay, todos los viajeros pudieron volar y volver a casa sanos y salvos.
El viaje a una importante reunión del consejo de administración en la costa sureste de EE.UU., para el equipo directivo internacional de un cliente del sector de bienes de consumo, se había organizado y reservado varios meses antes de que tuviera lugar en septiembre de 2024.
Kit Payne, asesora de viajes de negocios de Reed & Mackay, gestiona todas las reservas de este grupo VIP a lo largo del año. Ella se encarga personalmente de registrar a todos en sus vuelos y supervisa todas las salidas, informando a los responsables de las reservas de viajes si se produce un retraso de 10 minutos. El viaje de ida a la reunión de la junta directiva había transcurrido sin contratiempos.
«Sin embargo, el martes, cuando se acercaba el vuelo de regreso de los viajeros el viernes, empezamos a oír hablar del rápido cambio del tiempo. Y de que se acercaba un huracán», dice Payne. «Tras comunicar la novedad al cliente, decidimos trasladar el vuelo de todos desde el aeropuerto de salida original del viernes. Sería demasiado arriesgado volar desde allí. Inmediatamente nos pusimos a cambiar las reservas de todos los vuelos y a reemitir todos los billetes.»
Gestionar situaciones de viaje complejas
Sin embargo, el miércoles, la situación meteorológica era cada vez más preocupante. Los responsables de la reserva de viajes del cliente solicitaron que todo el mundo saliera de EE.UU. antes de la fecha de salida original. Se trataba de una petición compleja teniendo en cuenta la cantidad de otros viajeros que querían volver a reservar y salir al mismo tiempo.
Payne y su equipo investigaron las opciones y, con pocos servicios directos desde la sede de EE.UU. a los destinos globales en los que se encontraban los directivos, los asesores recomendaron que volaran fuera del estado. Éste fue el primer paso para asegurarse de que estarían fuera de la trayectoria del huracán.
«Sin embargo, tuvimos que esperar a la decisión del presidente del cliente. Él tenía que tomar esa decisión. Y, cuando llegó el miércoles a la 1 de la tarde, todo estaba listo», explica Payne.
Comprender a la perfección la política de viajes de un cliente y tener una sólida relación de trabajo con sus agentes de viajes fue esencial para encontrar soluciones a esta compleja situación.
«Trabajamos intensamente hasta las 10 de la noche con los encargados de las reservas de viajes del cliente para asegurarnos de que todo el mundo tenía un vuelo para salir de allí», dice Payne. «También intentamos respetar la estricta política de viajes del cliente. Esto incluía asegurarnos de que los directivos de la empresa no viajaran todos juntos en el mismo vuelo».
Comunicación constante
Gracias a la perseverancia y dedicación del equipo de Reed & Mackay, todo el mundo pudo embarcar en nuevos vuelos y facturar personalmente. Aunque parezca sencillo, Payne explica que todas las reservas se someten a un control de calidad y que la comunicación con los agentes de viajes del cliente es constante, sobre todo en situaciones tan difíciles como ésta.
«Recibimos comentarios muy positivos de los responsables de las reservas de viajes del cliente y estaban muy agradecidos de que pudiéramos sacar a todo el mundo sano y salvo», añade Payne.
«Todo nuestro equipo estuvo genial. Todos se quedaron hasta tarde para ayudar en esta difícil situación. Y, aunque a veces no se puede predecir lo que va a ocurrir en los viajes, la seguridad de los viajeros es primordial. Sí, fue un reto coordinarlo todo, pero aprendimos mucho de estas situaciones de última hora que podemos aplicar si vuelve a ocurrir. Se trata de estar ahí para el cliente y ayudarle a llegar a donde necesita de forma segura».
El asistente personal del cliente dice: «Cuando se acercaba el huracán Helene y se acercaba la hora de nuestra partida, Kit y el equipo trabajaron con calma, rapidez y profesionalidad para asegurarse de que todos pudiéramos marcharnos antes de que el mal tiempo nos golpeara. El equipo (de Reed & Mackay) lo clavó».
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