Cuando las condiciones meteorológicas extremas amenazan los planes de viaje, la seguridad de los viajeros se convierte en la prioridad número uno. Este fue el reto al que se enfrentó Reed & Mackay durante el huracán Helene, que impactó en Estados Unidos en septiembre de 2024. Un cliente del sector de bienes de consumo masivo necesitaba trasladar urgentemente a su equipo directivo internacional de vuelta a sus destinos tras una reunión de la junta directiva.
Gracias a la rápida actuación y experiencia de nuestro equipo, todos los viajeros lograron regresar a casa sanos y salvos.
El reto: un huracán en el horizonte
La reunión del consejo de administración en la costa sureste de Estados Unidos había sido planeada y reservada con meses de antelación. Todo transcurrió sin contratiempos hasta que, el martes anterior al regreso programado para el viernes, comenzaron las alertas sobre la llegada del huracán Helene.
Kit Payne, asesora de viajes de empresa de Reed & Mackay, que gestiona regularmente las reservas de este grupo VIP, actuó de inmediato. “Al recibir las primeras señales de mal tiempo, comunicamos la situación al cliente y decidimos cambiar el aeropuerto de salida para minimizar riesgos”, explica Payne. Esto implicó reprogramar y reemitir todos los billetes en tiempo récord.
Gestionar situaciones de viaje complejas
Sin embargo, el miércoles, la situación meteorológica era cada vez más preocupante. El cliente solicitó que todos los directivos salieran de Estados Unidos antes del viernes, adelantando los vuelos. Sin embargo, esta petición enfrentaba desafíos significativos: un aumento masivo en las demandas de reprogramación por parte de otros viajeros y opciones limitadas de vuelos directos.
“Investigamos todas las alternativas posibles y recomendamos que los viajeros salieran primero del estado para evitar la trayectoria del huracán”, comenta Payne. Sin embargo, fue necesario esperar la autorización del presidente del cliente. Y cuando llegó ,el miércoles a la 1 de la tarde, todo estaba listpo
Con esa decisión, el equipo de Reed & Mackay trabajó intensamente hasta altas horas de la noche para garantizar que todos tuvieran nuevos vuelos asignados. Además, se respetaron las estrictas políticas de viaje del cliente, como evitar que varios directivos volaran juntos en un mismo avión.
Comunicación y dedicación constantes
La coordinación eficaz entre el equipo de Reed & Mackay y los responsables de viajes del cliente fue fundamental para superar este desafío. Aunque parezca sencillo, Payne explica que todas las reservas se someten a un control de calidad y que la comunicación con los agentes de viajes del cliente es constante, sobre todo en situaciones tan difíciles como ésta.
“Nos aseguramos de que cada viajero tuviera su vuelo confirmado y pudiera facturar personalmente antes de partir”, detalla Payne. “Recibimos comentarios muy positivos de los responsables de las reservas de viajes del cliente y estaban muy agradecidos de que pudiéramos sacar a todo el mundo sano y salvo”.
Lecciones aprendidas y compromiso con la seguridad
Aunque las condiciones climáticas extremas son impredecibles, cada situación de emergencia ofrece aprendizajes valiosos. “La seguridad de los viajeros siempre será nuestra máxima prioridad”, afirma Payne. “Este caso nos permitió fortalecer nuestras estrategias para reaccionar con eficacia en situaciones similares en el futuro”.
El asistente personal del cliente elogió al equipo, diciendo:
«Cuando el huracán Helene se acercaba y necesitábamos salir rápidamente, Kit y el equipo trabajaron con calma, rapidez y profesionalismo para asegurarse de que todos pudiéramos partir antes de que el mal tiempo nos alcanzara. El equipo lo clavó.» El asistente personal del cliente dice: «Cuando se acercaba el huracán Helene y se acercaba la hora de nuestra partida, Kit y el equipo trabajaron con calma, rapidez y profesionalidad para asegurarse de que todos pudiéramos marcharnos antes de que el mal tiempo nos golpeara. El equipo (de Reed & Mackay) lo clavó».
En Reed & Mackay, estamos preparados para hacer frente a los desafíos más inesperados, asegurando la seguridad de nuestros clientes en cualquier situación. Si deseas trabajar con un equipo que pone tu bienestar en el centro de todo, contáctanos en marketing.es@reedmackay.com.
