Die Winterfeste stehen zwar vor der Tür, aber wussten Sie, dass dies auch die perfekte Zeit ist, um mit der Planung des Sommerfestes Ihres Unternehmens zu beginnen? Es ist eine großartige Gelegenheit, die gewünschten Veranstaltungsorte, Anbieter und Preise zu finden und eine Veranstaltung zu organisieren, die sich positiv auf die Mitarbeiter Ihres Unternehmens auswirkt und dafür sorgt, dass sich alle wohl fühlen.
Wir haben unsere Experten von Reed & Mackay Events nach den besten Tipps und Anleitungen für die Planung der perfekten Firmenfeier im Sommer 2024 gefragt.
1) Wählen Sieden richtigen Ort für die Veranstaltung
Es kann eine Herausforderung sein, einen Veranstaltungsort zu finden, der dem Zweck der Veranstaltung und der Größe des Publikums entspricht. Und es sind die kleinen Details, die übersehen werden können. Gibt es zum Beispiel eine Option für das Wetter, wenn Sie eine Veranstaltung im Freien organisieren wollen? Gibt es ausreichend Sitzgelegenheiten und schattige Plätze für heiße Tage?
Berücksichtigen Sie auch Aspekte wie Barrierefreiheit und ob der Veranstaltungsort über Rampen, Aufzüge und zugängliche Toiletten verfügt. Außerdem muss sichergestellt werden, dass der von Ihnen gewählte Veranstaltungsort über die richtigen Gesundheits- und Sicherheitszertifikate verfügt.
2) Kennen SieIhr Publikum
Ein Sommerfest kann für jeden Menschen eine andere Bedeutung haben. Deshalb ist es wichtig, vor der Buchung Informationen über die Vorlieben der Gäste zu sammeln und die Unternehmenskultur zu berücksichtigen.
Wünschen sich Ihre Gäste etwas Legeres? Wie wäre es zum Beispiel mit einem Barbecue im Tower Hotel London – das ein Festzelt mit DJ-Bereich und einen herrlichen Blick auf die Tower Bridge bietet – oder im Freiluftkino und Pool des The Grove. Wenn sie eine formellere Sommerparty bevorzugen, könnte ein privates Abendessen im The Langham London mit dem kulinarischen Direktor und Zwei-Michelin-Sterne-Koch Michel Roux Jr. ein wahrer Genuss sein.
3) Erwägen SieLive-Unterhaltung und Teambuilding
Bringen Sie eine energiegeladene Stimmung in das Sommerfest, indem Sie lustige Veranstaltungsideen einbeziehen – wie Live-Bands, DJs, Zauberer, Komiker, Redner oder Musiker – oder eine teambildende Übung.
Beliebte Teambuilding-Aktivitäten sind:
– Spiele auf dem Rasen
– Kunstunterricht
– Eisschnitzen
– VR-Erlebnisse
– It’s A Knockout“-Hüpfburgen
– Kochschulen
– Cocktailherstellung
– Talent-Shows
– Welpen-Yoga
4) Sicherstellen, dass das Wohlbefinden der Mitarbeiter Priorität hat
Einige wichtige Tipps sind zu beachten:
– Wann beginnt die Veranstaltung, und benötigen die Teilnehmer eine Unterkunft für die Nacht vor oder die Nacht nach der Veranstaltung?
– Können Sie das körperliche Wohlbefinden während des gesamten Tages fördern, indem Sie beispielsweise eine Aktivitätspause einplanen, einen Veranstaltungsort mit einem Fitnessstudio buchen oder eine Schrittaufgabe stellen?
– Richten Sie bei großen Veranstaltungen ruhige Bereiche ein und sorgen Sie für häufige Pausen während des Tages.
– Bieten Sie gesunde, aus natürlichen Zutaten hergestellte Lebensmittel an.
– Führen Sie eine Umfrage durch, um Feedback einzuholen und sicherzustellen, dass Sie Ihre Wohlfühlziele erreicht haben.
5) Buchen Siedas richtige Catering für Ihre Veranstaltung
Stimmen Sie den Stil des Caterings sowie die Auswahl der Speisen und Getränke auf die Ziele Ihrer Veranstaltung ab. So genießen es die Gäste oft, sich zu vernetzen, wenn es Essensstationen oder -wagen gibt, die Gerichte aus aller Welt anbieten, die frisch auf Bestellung zubereitet werden. Diese Art von Event-Catering trägt auch dazu bei, die Lebensmittelverschwendung zu reduzieren.
Wenn es etwas formeller zugehen soll, bieten sich Degustationsmenüs oder Familiencatering an, die Abwechslung bieten. Und wenn Sie die Lage des Veranstaltungsortes in Betracht ziehen, sollten Sie sich erkundigen, ob sie in ihren Menüs Lebensmittel aus der Region verwenden.
6) Beziehen Sie dieBefürworter von Vielfalt und Integration ein
Bilden Sie einen Planungsausschuss für Ihre Veranstaltung, um die Beteiligung aller und die Vielfalt der Perspektiven zu gewährleisten. In diesem Ausschuss sollten Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen, Ebenen und Bereichen vertreten sein.
Fordern Sie die Unterstützung von Teammitgliedern an, die in Vielfalt und Integration geschult sind. Überlegen Sie, welche Getränke auf der Veranstaltung serviert werden: Gibt es neben dem üblichen Wasser, den Softdrinks und Säften auch eine gute Auswahl an alkoholfreien Getränken? Wie wäre es mit einer Kaffee- und Teestation, die verschiedene Kräutertees und Kaffeespezialitäten anbietet, sowie mit der Möglichkeit, Eiskaffee zu trinken, wenn die Veranstaltung an einem heißen Tag stattfindet?
7) Sorgen Sie für einen Tapetenwechsel
Befindet sich Ihr Büro in einem Stadtzentrum? Wenn Ihre Mitarbeiter einen Tapetenwechsel wünschen, sollten Sie einen Standort auf dem Land für Ihr Unternehmen wählen. Wenn Sie sich für einen eher ländlichen Standort entscheiden, Verfügt der Veranstaltungsort jedoch über gute Verkehrsanbindungen oder kostenlose Parkplätze vor Ort? Wenn die Menschen mit dem Auto fahren müssen, könnten Sie auch Fahrgemeinschaften fördern, um die CO2-Emissionen zu reduzieren.
8) Halten Sie die Kommunikation aufrecht
Informieren Sie alle Teilnehmer so gut wie möglich über die Veranstaltung. Bereitstellung von Zeitplänen, Kleiderordnung und FAQs. Bei einer großen Veranstaltung können Sie das hauseigene Event-Tech-Team von Reed & Mackay hinzuziehen, das eine maßgeschneiderte Website, eine Registrierungs- und eine Event-App erstellen kann, damit Sie während der Veranstaltung mit den Teilnehmern kommunizieren können.
9) Ausfallzeiten und Vernetzung einbeziehen
Da viele Unternehmen inzwischen auf hybride Arbeitsformen setzen, wurde großer Wert darauf gelegt, den Teams die Möglichkeit zu geben, sich zu vernetzen, zusammenzuarbeiten und gemeinsam eine Auszeit zu nehmen. Stellen Sie sicher, dass dies in den Zeitplan aufgenommen wird.
10) Bringen Sieden Spaß in die Veranstaltung
Machen Sie Ihre Veranstaltung noch unvergesslicher, indem Sie ein Spiel, ein Quiz oder eine Herausforderung einbauen. Führen Sie ein Sommerparty-Thema ein – versuchen Sie es mit Hawaii, Festival oder Olympia – und weben Sie das Thema in den Veranstaltungsort, das Catering und die Getränkeoptionen ein. All dies führt zu einer ansprechenden Atmosphäre und ist ein großartiger Anziehungspunkt für die Teilnehmerinnen und Teilnehmer.
Warum nicht ein individuelles Erlebnis bieten? durch maßgeschneiderte Geschenke bei der Ankunft oder durch ein Überraschungselement? Das könnte eine Band sein, die jeder kennt und liebt, ein Feuerwerk, ein Flashmob oder ein geheimnisvoller Gastredner.
11) Schaffen Siebleibende Foto- und Videoerinnerungen
Bei der Organisation von Sommerveranstaltungen bietet sich eine großartige Gelegenheit, die fantastische Kultur in Ihrem Unternehmen einzufangen, die Sie zu einem späteren Zeitpunkt fördern können. Ein professioneller Fotograf und/oder Videofilmer macht den großen Unterschied. Und das Teilen dieser Bilder auf Ihren sozialen Kanälen und Ihrer Website kann auch eine gute Möglichkeit sein, neue Talente für Ihr Unternehmen zu gewinnen.
Wussten Sie schon…?
Den Kunden von Reed & Mackay werden engagierte Eventmanager zur Seite gestellt, die sie bei allem unterstützen, von der Suche nach einem Veranstaltungsort über Unterhaltung und Catering bis hin zu Verhandlungen mit Lieferanten und ausführlichen Berichten über Reisekosten, Konnektivität und CO2-Analyse.
Senden Sie eine E-Mail an hello@reedandmackay.com, um alle Ihre Bedürfnisse im Bereich Tagungs- und Veranstaltungsmanagement zu besprechen.
