Les festivités d’hiver approchent, mais saviez-vous que c’est aussi le moment idéal pour commencer à planifier la fête d’été de votre entreprise ? C’est une excellente occasion de prendre de l’avance sur les lieux, les fournisseurs et les tarifs que vous souhaitez, tout en organisant un événement qui aura un impact positif sur les employés de votre organisation et qui permettra à chacun de se sentir à l’aise.
Nous avons demandé à nos experts de Reed & Mackay Events de nous donner les meilleurs conseils pour organiser la fête d’entreprise idéale pour l’été 2024.
1) Choisirle bon lieu pour l’événement
Le choix d’un lieu adapté à l’objectif de l’événement et à la taille du public peut s’avérer difficile. Et ce sont les petits détails qui peuvent être négligés. Par exemple, existe-t-il une option de secours en cas de mauvais temps si vous avez choisi d’organiser un événement en plein air ? Y a-t-il suffisamment de places assises et de zones ombragées en cas de forte chaleur ?
Tenez également compte d’éléments tels que l’accessibilité et la présence de rampes d’accès, d’ascenseurs et de toilettes accessibles. Il est indispensable de s’assurer que le lieu choisi dispose des certifications nécessaires en matière de santé et de sécurité.
2) Connaîtreson public
Une fête d’été peut avoir des significations différentes selon les personnes. Il est donc essentiel de recueillir des informations sur les préférences des clients et de tenir compte de la culture de l’entreprise avant de procéder à la réservation.
Vos invités recherchent une ambiance plus décontractée ? Envisagez des options telles qu’un barbecue au Tower Hotel London – qui propose un chapiteau avec espace DJ et une vue magnifique sur le Tower Bridge – ou le cinéma en plein air et la piscine de The Grove. S’ils préfèrent une fête d’été plus formelle, la réservation d’un dîner privé au Langham London, avec le directeur culinaire et chef deux étoiles Michelin Michel Roux Jr, pourrait être un vrai régal.
3) Envisager desspectacles en direct et des activités de team building
Apportez de l’énergie à la fête d’été en y incluant des idées d’événements amusants – tels que des groupes de musique, des DJ, des magiciens, des comédiens, des conférenciers ou des musiciens – ou un exercice de renforcement de l’esprit d’équipe.
Parmi les activités de renforcement de l’esprit d’équipe les plus populaires, citons
– Jeux de pelouse
– Cours d’art
– Sculpture sur glace
– Expériences de RV
– Gonflables ‘It’s A Knockout’ (C’est un coup de poing)
– Écoles de cuisine
– Fabrication de cocktails
– Concours de talents
– Yoga pour chiots
4) Veiller à ce que le bien-être des employés soit une priorité
Voici quelques conseils à prendre en compte :
– À quelle heure commence l’événement et les participants auront-ils besoin d’un hébergement la veille ou le jour même de l’événement ?
– Pouvez-vous promouvoir le bien-être physique tout au long de la journée, par exemple en prévoyant une pause activité, en réservant un lieu équipé d’une salle de sport ou en fixant un défi à relever ?
– Aménagez des zones calmes si vous organisez un grand événement et prévoyez des pauses fréquentes tout au long de la journée.
– Proposer des aliments sains à base d’ingrédients naturels.
– Réalisez une enquête pour recueillir des commentaires et vous assurer que vous avez atteint vos objectifs en matière de bien-être.
5) Réserverle bon style de restauration pour l’événement
Alignez votre style de restauration, ainsi que le choix des aliments et des boissons, sur les objectifs de votre événement. Par exemple, les invités apprécient souvent de travailler en réseau lorsqu’il y a des stations de restauration ou des camions qui proposent des plats du monde entier, fraîchement préparés. Ce type de restauration événementielle permet également de réduire le gaspillage alimentaire.
Pour une ambiance plus formelle, pensez aux menus dégustation ou à la restauration familiale, qui offrent une grande variété. Par ailleurs, lorsque vous envisagez le cadre ou l’emplacement du lieu de réunion, demandez aux organisateurs s’ils utilisent des produits locaux dans leurs menus.
6) Impliquer leschampions de la diversité et de l’inclusion
Pour garantir l’inclusion et la diversité des points de vue, formez un comité de planification pour votre événement. Ce comité doit être composé d’employés de différents services, de différents niveaux et de différentes origines.
Demander le soutien de membres de l’équipe formés à la diversité et à l’inclusion. Pensez aux boissons servies lors de l’événement : y a-t-il une bonne variété de boissons non alcoolisées, en plus de l’eau, des boissons non alcoolisées et des jus de fruits ? Pourquoi ne pas prévoir une station de café et de thé proposant une variété de tisanes et de cafés spécialisés, ainsi qu’une option de café glacé si l’événement a lieu par une journée chaude.
7) Changer de décor
Votre bureau est-il situé dans un centre ville ? Si vos employés souhaitent un changement de décor, envisagez de choisir un site à la campagne pour votre organisation. Si vous choisissez un lieu plus rural, Cependant, le lieu est-il bien desservi par les transports ou dispose-t-il d’un parking gratuit sur place ? Si les gens doivent se déplacer en voiture, vous pouvez également promouvoir le covoiturage pour réduire les émissions de CO2.
8) Maintenir la communication
Tenir tous les participants aussi bien informés que possible de l’événement. Fournir les horaires, les codes vestimentaires et les FAQ. Pour un événement de grande envergure, envisagez de faire appel à l’équipe technique interne de Reed & Mackay, qui peut créer un site web sur mesure, une application d’inscription et une application pour l’événement afin que vous puissiez communiquer avec les participants tout au long de l’événement.
9) Inclure les temps d’arrêt et la mise en réseau
Alors que de nombreuses organisations adoptent désormais le travail hybride, il est très important de donner aux équipes la possibilité de travailler en réseau, de collaborer et de passer du temps ensemble. Veillez à ce que cela soit intégré dans l’emploi du temps.
10) Amenerl’amusement à l’événement
Rendez votre événement encore plus mémorable en y incluant un jeu, un quiz ou un défi. Introduisez un thème de fête d’été – hawaïen, festival ou olympique – et intégrez ce thème dans le lieu, le service de restauration et les boissons proposées. Tout cela crée une atmosphère attrayante et constitue un excellent point de convergence pour les participants.
Pourquoi ne pas offrir une expérience personnalisée ? par le biais de cadeaux sur mesure à l’arrivée ou d’un élément de surprise ? Il peut s’agir d’un groupe que tout le monde connaît et aime, de feux d’artifice, d’une foule éclair ou d’un conférencier mystérieux.
11) Créer dessouvenirs photo et vidéo durables
L’organisation d’événements estivaux est une excellente occasion de capturer la fantastique culture de votre organisation et de la promouvoir ultérieurement. La présence d’un photographe et/ou d’un vidéaste professionnel fait toute la différence. Le partage de ces images sur vos canaux sociaux et votre site web peut également être un excellent moyen d’attirer de nouveaux talents au sein de l’organisation.
Saviez-vous que… ?
Les clients de Reed & Mackay se voient attribuer des gestionnaires d’événements dédiés, qui peuvent les aider dans tous les domaines, depuis la recherche de lieux, les divertissements et la restauration jusqu’aux négociations avec les fournisseurs et aux rapports détaillés sur les frais de déplacement, la connectivité et l’analyse des émissions de CO2.
Envoyez un courriel à hello@reedandmackay.com pour discuter de tous vos besoins en matière de gestion de réunions et d’événements.
