Bör vi förbereda oss på att artificiell intelligens (AI) – teknik som gör det möjligt för datorer och maskiner att simulera mänsklig intelligens – kommer att ha en betydande inverkan på evenemangshanteringen?
AI-teknik kan bearbeta stora mängder data, upptäcka mönster och fatta beslut. För en global industri som förväntas nå 1171,3 miljarder dollar år 2032 kan utvecklingen av AI-teknik och dess integrering i evenemangsindustrin verkligen hjälpa evenemangschefer att effektivisera processer.
”Eftersom branschen är så varierad kan organisationer anpassa och implementera AI i olika situationer. AI-tekniken fortsätter att utvecklas och jag ser fram emot att se hur den kan skräddarsys för att stödja olika evenemang”, säger James Whitsun-Jones, produktchef på Reed & Mackay.
Så var kommer AI att påverka evenemang i takt med att det utvecklas?
Tydligare engagemang från publiken
Evenemangsdelegater tillhandahåller en enorm mängd data. AI kan analysera denna information och föreslå skräddarsydda sessioner eller nätverksaktiviteter baserat på deras intressen.
”I takt med att AI-tekniken utvecklas kommer det att bli möjligt att samla in användarinformation och tillhandahålla skräddarsydda lösningar för varje deltagare. Detta kommer att ge bättre förståelse för att leverera en förbättrad upplevelse”, säger Whitsun-Jones.
Men som med allt annat AI måste du se till att testa och testa igen. De bästa AI-implementeringarna är de som ger en sömlös upplevelse och är osynliga för deltagarna. Det är viktigt att AI är en möjliggörare och inte ett hinder, så tänk på hur dina deltagare kommer att uppleva evenemanget.
Insikter om och analys av feedback
Det är en tidskrävande process att granska feedback efter evenemanget och historiska uppgifter om evenemangets resultat. AI kan analysera data från olika källor för att hitta trender, förbättringsområden och ge förslag till din målgrupp. Att samla in denna feedback och sammanställa den i en kortfattad rapport möjliggör en effektiv översyn av tjänsterna.
Kostnadsbesparingar inom evenemang
AI-teknik kan ge kostnadsbesparingar genom att automatisera uppgifter som människor tidigare utförde. Analys av historiska utgifter och resursfördelning kan göra det möjligt för evenemangsarrangörer att fatta mer välgrundade beslut och minimera onödiga utgifter.
”Utvecklingen av AI-drivna chatbots har haft en enorm inverkan på branschen för företagsevenemang. De är ett exempel på var kostnadsbesparingar kan göras”, förklarar Whitsun-Jones. ”De erbjuder support dygnet runt för att hjälpa deltagarna med all information de behöver för ett lyckat evenemang, vilket minskar behovet av en stor kundtjänst.”
Kirsty Tod, General Manager Events EMEA på Reed & Mackay, anser dock att det är avgörande med stöd på plats från en eventbyrå. ”Även om AI kan hjälpa till att övervaka deltagarspårning och teknisk felsökning finns det begränsningar för tekniken”, säger Tod. ”Det är viktigt att det finns människor till hands som kan erbjuda snabba och personliga lösningar på oväntade utmaningar. Och en samarbetsinriktad strategi är avgörande för att säkerställa att evenemangen löper smidigt och för att sammanföra fördelarna med AI och mänsklig interaktion.”
Möjligheter till nätverkande
Nätverkande är en av de viktigaste anledningarna till att människor deltar i företagsevenemang. AI kan analysera deltagarnas profiler och intressen i förväg för att tillhandahålla en lista med relevanta kontakter. Detta kan användas för att underlätta introduktioner och möten och maximera möjligheterna till nätverkande.
Tod upprepar vikten av att hitta en balans med AI. ”Evenemang handlar om att föra människor samman. Även om AI kan användas för att initiera kontakter och konversationer är den mänskliga kontakten fortfarande viktig. AI-teknik kan hantera vissa uppgifter mer effektivt, men den saknar den kreativitet och känslomässiga intelligens som krävs för vissa uppgifter.”
Skapande av innehåll
När man står inför flera uppgifter kan det ta extra tid att skapa innehåll för marknadsföring av evenemang som planerare kanske inte har. Skrivassistenter med AI kan hjälpa evenemangsarrangörer att kickstarta sina texter eller ge ett nytt perspektiv för att få en idé till blogginlägg eller inlägg i sociala medier.
Återigen bör evenemangsplanerare vara försiktiga och inte enbart förlita sig på AI-verktyg för att skapa innehåll. Se det som en utgångspunkt och ta inte AI-genererat innehåll för vad det är.
Med AI kan skillnaderna mellan plagiat och originalinnehåll suddas ut. Det finns en risk att det innehåll som produceras har samlats in eller skrapats från andra källor. Dessutom kommer det inte att införliva ditt varumärkes tonalitet.
Så om du använder AI för att skapa innehåll, se till att du granskar, ändrar och redigerar innan du trycker på publicera.
AI är en teknikutveckling som är här för att stanna. I takt med att det blir allt vanligare inom mötes- och eventindustrin står det klart att även om det kan ge fördelar för både deltagare och eventplanerare måste det hanteras varsamt för att säkerställa att det förblir en positiv faktor när det gäller att leverera sömlösa upplevelser för användarna samtidigt som det stöder och representerar varumärken på rätt sätt.
Visste du att…?
Europaparlamentet antog den 13 mars 2024 en lag om artificiell intelligens som innehåller skyddsåtgärder för AI för allmänna ändamål.
Det är viktigt att hålla sig informerad om regelverket för alla organisationer som använder AI inom EU.
