¿Debemos prepararnos para que la inteligencia artificial (IA) -tecnología que permite a ordenadores y máquinas simular la inteligencia humana – tenga un impacto significativo en la gestión de eventos?
La tecnología de IA puede procesar enormes cantidades de datos, detectar patrones y tomar decisiones. Para un sector mundial que se prevé que alcance los 1171.300 millones de dólares en 2032, el desarrollo de la tecnología de IA y su integración en el sector de los eventos podría ayudar realmente a los organizadores a agilizar los procesos.
«Como el sector es tan variado, las organizaciones pueden adaptarse e implantar la IA en diversas situaciones. A medida que la tecnología de IA sigue desarrollándose, me entusiasma ver cómo puede adaptarse para apoyar distintos eventos», afirma James Whitsun-Jones, Director de Producto de Reed & Mackay.
Así pues, ¿dónde repercutirá la IA en los acontecimientos a medida que se desarrolle?
Mayor compromiso del público
Los delegados de los actos proporcionan una enorme cantidad de datos. La IA puede analizar esta información y sugerir recomendaciones de sesiones personalizadas o actividades de networking basadas en sus intereses.
«A medida que evolucione la tecnología de IA, será posible recopilar información del usuario y ofrecer soluciones a medida a cada asistente. Esto permitirá una mejor comprensión para ofrecer una experiencia mejorada», afirma Whitsun-Jones.
Sin embargo, con cualquier IA, asegúrate de probar y volver a probar. Las mejores implementaciones de la IA son las que proporcionan una experiencia fluida y son invisibles para los asistentes. Es importante que la IA sea un facilitador y no un obstáculo, así que ten en cuenta cómo encontrarán tus asistentes la experiencia del evento.
Perspectivas y análisis de los comentarios
Revisar los comentarios posteriores al evento y el rendimiento histórico del mismo es un proceso que lleva mucho tiempo. La IA puede analizar datos de distintas fuentes para encontrar tendencias, áreas que mejorar y hacer sugerencias para tu público objetivo. Recopilar esta información y plasmarla en un informe conciso permite una revisión eficaz de los servicios.
Ahorro de costes en eventos
La tecnología de IA puede ahorrar costes automatizando tareas que antes realizaban los humanos. El análisis del gasto histórico y de la asignación de recursos puede permitir a los organizadores de eventos tomar decisiones más informadas y minimizar los gastos innecesarios.
«El desarrollo de chatbots con IA ha tenido un gran impacto en el sector de los eventos corporativos. Son un ejemplo de dónde se puede ahorrar costes», explica Whitsun-Jones. «Proporcionan asistencia 24 horas al día, 7 días a la semana, para ayudar a los asistentes con toda la información que necesitan para que el evento sea un éxito, lo que reduce la necesidad de un gran equipo de atención al cliente».
Sin embargo, la Directora General de Eventos de Reed & Mackay para EMEA, Kirsty Tod, cree que el apoyo sobre el terreno de una agencia de eventos sigue siendo crucial. «Aunque la IA puede ayudar en el seguimiento de los asistentes y en la resolución de problemas técnicos, la tecnología tiene sus limitaciones», afirma Tod. «Es importante que haya humanos disponibles para ofrecer soluciones rápidas y personalizadas a cualquier problema inesperado. Y un enfoque colaborativo es vital para garantizar que los eventos se desarrollen sin problemas, aunando las ventajas de la IA y la interacción humana.»
Oportunidades de trabajo en red
La creación de redes es una de las principales razones por las que la gente asiste a eventos corporativos. La IA puede analizar de antemano los perfiles e intereses de los asistentes para proporcionar una lista de conexiones relevantes. Esto puede servir para facilitar presentaciones y reuniones, maximizando las oportunidades de establecer contactos.
Tod reitera la importancia de encontrar un equilibrio con la IA. «Los eventos consisten en reunir a la gente. Aunque la IA puede utilizarse para iniciar conexiones y conversaciones, el toque humano sigue siendo esencial. La tecnología de IA puede manejar ciertas tareas con mayor eficacia; sin embargo, carece de la creatividad y la inteligencia emocional necesarias para algunas tareas.»
Creación de contenidos
Cuando te enfrentas a múltiples tareas, la creación de contenidos para la promoción de eventos puede requerir un tiempo extra del que los planificadores no disponen. Los asistentes de redacción con IA pueden ayudar a los organizadores de eventos a poner en marcha sus textos o proporcionar una nueva perspectiva para dar pie a una idea para entradas de blog o publicaciones en redes sociales.
Una vez más, los planificadores de eventos deben pecar de precavidos y no confiar únicamente en las herramientas de creación de contenidos mediante IA. Considéralo como un punto de partida y no tomes al pie de la letra el contenido generado por la IA.
Con la IA, las distinciones entre plagio y contenido original pueden ser difusas. Existe la posibilidad de que el contenido producido haya sido recopilado o raspado de otras fuentes. Además, no incorporará el tono de voz de tu marca.
Así que, si utilizas la IA para crear contenidos, asegúrate de revisar, corregir y editar antes de pulsar publicar.
La IA es un desarrollo tecnológico que ha llegado para quedarse. A medida que se va imponiendo en el sector de las reuniones y los eventos, está claro que, aunque puede aportar ventajas tanto a los asistentes como a los organizadores, debe manejarse con cuidado para garantizar que siga siendo un factor positivo a la hora de ofrecer experiencias fluidas a los usuarios, sin dejar de apoyar y representar adecuadamente a las marcas.
¿Sabías que…?
El Parlamento Europeo adoptó la Ley sobre Inteligencia Artificial el 13 de marzo de 2024, que establece salvaguardias sobre la IA de propósito general.
Mantenerse informado sobre la normativa, para cualquier organización que utilice IA en la UE, es esencial.
