Dans cet article, découvrez comment :
- Anticiper, car c’est la clé de la réussite d’une summer party en 2026. Une planification en amont permet aux entreprises de réserver les meilleurs lieux, prestataires et tarifs, tout en garantissant un événement inclusif et parfaitement orchestré.
- Créer une expérience engageante repose sur des choix réfléchis en matière de lieu, de typologie de public, d’animations, de restauration, de bien-être, d’accessibilité et de diversité. Autant de facteurs qui influencent directement la satisfaction des participants et l’impact de l’événement.
- Une communication efficace, des touches créatives, des opportunités de networking et l’accompagnement par des experts de l’événementiel transforment une simple soirée d’été en une expérience mémorable à forte valeur ajoutée, renforçant la culture d’entreprise et les liens entre collaborateurs.
Les festivités hivernales continuent, mais c’est en réalité le moment idéal pour commencer à planifier la summer party de votre entreprise.
Anticiper permet de réserver les meilleurs lieux, prestataires et tarifs, pour garantir un événement mémorable à vos collaborateurs et à fort impact pour votre organisation.
Nos experts Reed & Mackay Events vous partagent leurs conseils essentiels pour réussir votre summer party.
1) Trouver le lieu idéal
Choisir un lieu adapté à l’objectif de l’événement et au nombre de participants peut s’avérer complexe. Il est essentiel de ne négliger aucun détail. Pour les événements en extérieur, un plan de secours en cas de mauvais temps est indispensable. Des espaces ombragés et des assises suffisantes sont primordiaux lors des fortes chaleurs, tout comme les dispositifs d’accessibilité (rampes, sanitaires adaptés) pour garantir l’inclusivité. Veillez également à ce que le lieu respecte l’ensemble des normes de santé et de sécurité.
2) Bien connaître son public
Une summer party peut être perçue différemment selon les collaborateurs. Il est donc essentiel de recueillir les préférences des invités et de prendre en compte la culture d’entreprise avant toute réservation.
Côté lieux, les options sont nombreuses et s’adaptent à tous les styles et budgets :
- Pour une expérience urbaine et sophistiquée, privilégiez des rooftops ou des hôtels offrant une vue panoramique sur des sites emblématiques.
- Pour un format plus original, un bateau privatisé ou une croisière fluviale haut de gamme constitue une option mémorable.
- Pour s’éloigner de l’agitation urbaine, des domaines à la campagne ou des demeures historiques offrent un cadre paisible, avec jardins et grands espaces.
3) Intégrer animations live et team building
Boostez votre événement avec des animations live ou des activités de team building. Groupes de musique, magiciens, humoristes ou intervenants créent une atmosphère conviviale.
Des activités telles que jeux en extérieur, ateliers artistiques, expériences en réalité virtuelle ou ateliers de cocktails favorisent l’engagement. Pour une touche plus originale, optez pour des structures gonflables de type It’s a Knockout ou un talent show fédérateur.
4) Placer le bien-être des collaborateurs au cœur du projet
Le bien-être doit être intégré à chaque étape de l’organisation. Tenez compte des horaires : si l’événement commence tôt, proposez des solutions d’hébergement. Intégrez des activités favorisant la santé physique, comme une séance sportive ou un challenge de pas. Pour les événements de grande ampleur, prévoyez des espaces calmes et des temps de pause réguliers.
Une offre de restauration saine, à base d’ingrédients naturels, contribue également au bien-être. Enfin, recueillez les retours post-événement pour en mesurer l’impact et identifier les axes d’amélioration.
5) Choisir le bon format de restauration
La restauration doit être en adéquation avec le ton et les objectifs de l’événement.
- Les stands culinaires ou food trucks, proposant des cuisines du monde et des produits frais, favorisent les échanges et limitent le gaspillage.
- Pour des événements plus formels, les repas à partager ou les menus dégustation apportent une touche d’élégance.
- En milieu rural, privilégiez les lieux travaillant avec des produits locaux pour soutenir une démarche durable.
6) Intégrer des référents diversité et inclusion
Constituer un comité d’organisation représentatif de différents services, profils et niveaux hiérarchiques permet d’intégrer des points de vue variés. Appuyez-vous sur des collaborateurs formés aux enjeux de diversité et d’inclusion.
Proposez une large sélection de boissons sans alcool, ainsi que thés et cafés. En été, pensez aux boissons fraîches et infusions glacées : ces attentions font toute la différence pour créer une expérience inclusive et agréable.
7) Offrir un changement de cadre
Si vos bureaux sont en ville, envisagez une escapade à la campagne. Pour les lieux plus isolés, vérifiez l’accessibilité, les liaisons de transports publics et le stationnement sur place. Encouragez le covoiturage afin de réduire l’empreinte carbone.
8) Soigner la communication
Informez clairement les participants : programme, dress code, FAQ. Pour les événements de grande envergure, les équipes de Reed & Mackay Events peuvent concevoir un site dédié, une plateforme d’inscription et une application événementielle pour communiquer avant, pendant et après l’événement.
9) Prévoir des temps de pause et de networking
Avec la généralisation du travail hybride, il est essentiel de laisser du temps aux collaborateurs pour se retrouver. Intégrez des moments informels et des sessions de networking favorisent les échanges dans un cadre détendu.
10) Apporter une touche de fun
Pour marquer les esprits, intégrez un thème (hawaïen, festival…) décliné dans la décoration, la restauration et les animations.
Surprenez vos invités avec un groupe populaire ou un intervenant mystère. Des cadeaux personnalisés ou des attentions dès l’arrivée peuvent également sublimer l’expérience.
11) Immortaliser les souvenirs
Des photos professionnelles de votre événement d’entreprise sont indispensables. Elles valorisent les temps forts, renforcent l’image de marque et constituent des contenus précieux pour vos futures communications.
Le saviez-vous ?
Les clients Reed & Mackay bénéficient d’un event manager dédié, capable de les accompagner à chaque étape : recherche de lieux, animations, restauration, négociation fournisseurs, mais aussi reporting détaillé sur les coûts de déplacement, la connectivité et l’analyse des émissions de CO₂.
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