Le secteur des événements professionnels reste en croissance en 2025, avec 66 % des organisateurs anticipent une augmentation de leur budget et 74 % restent confiants quant à la santé du secteur. Toutefois, optimiser les budgets événementiels demeure une priorité essentielle.
Selon le rapport Global Business Travel Forecast 2025, le coût moyen par participant et par jour devrait augmenter de 4,3 %, atteignant 169 dollars, principalement en raison de la hausse des coûts et des pénuries de personnel. Pour maximiser l’impact des événements en présentiel, les entreprises investissent dans des expériences à forte valeur ajoutée et personnalisées.
Malgré cette inflation, il est tout à fait possible d’organiser des événements percutants tout en respectant le budget. Marali Kempthorne, Head of Events UK chez Reed & Mackay, explique : « Les coûts événementiels ont augmenté ces dernières années, mais notre équipe dédiée, forte d’une grande expertise multisectorielle et internationale, aide nos clients avec des solutions sur-mesure adaptées à leurs besoins. »
Consultez ces conseils pour vous aider à maximiser le budget de vos événements.
Clarifier les objectifs de l’événement
Il est essentiel de fixer des objectifs clairs pour mesurer le succès de votre événement. Identifiez ces canaux dès le début de la campagne événementielle. Cela vous permet de donner la priorité aux canaux qui contribuent au succès de l’événement.
« Il est essentiel de comprendre l’objectif de l’événement et les principaux facteurs de décision. Cela nous permet d’apporter notre soutien à des éléments tels que le lieu, les exigences en matière de voyage, les activités et l’image de marque. Par exemple, si votre objectif est de rassembler tout le monde, cela aura une incidence sur les fonds alloués aux voyages », ajoute M. Kempthorne.
Créez une ventilation du budget
La création d’une ventilation du budget permet d’affecter les fonds aux domaines qui contribuent à la réalisation des objectifs de l’événement et de limiter les dépenses inutiles, ce qui permet de maximiser le budget de votre événement.
« L’examen des budgets antérieurs est un bon point de départ. Cela permet aux organisateurs d’identifier les domaines où les dépenses sont excessives et les possibilités de réduction des coûts. Notre équipe événementielle peut aider les clients à établir un budget détaillé en fonction de leurs objectifs. En outre, nous fournissons une analyse des déplacements pour les clients afin de mettre en évidence les lieux appropriés dans les limites du budget » Kempthorne a partagé.
Planification et recherche
Une planification minutieuse est l’épine dorsale d’une gestion budgétaire rentable. La recherche de lieux et de fournisseurs dans les limites de votre budget vous permet de comparer les devis et de prendre des décisions plus éclairées.
« Une planification précoce vous permet d’accéder à des lieux et à des fournisseurs qui correspondent à vos objectifs sans avoir à faire de compromis. Il réduit l’impact de l’inflation des tarifs si vos dates sont très demandées.
Toutefois, nous constatons une augmentation des délais de livraison plus courts. Si vous êtes prêt à faire preuve de souplesse, il est toujours possible de négocier des réservations de dernière minute », a déclaré M. Kempthorne.
Partenariat avec une société de gestion de voyages et d’événements
Un partenariat avec une TMC vous donne accès à des conseils d’experts, à des possibilités de réduction des coûts et à des avantages à valeur ajoutée, ce qui vous permet de maximiser votre budget événementiel. Les relations qu’ils entretiennent avec l’industrie leur permettent d’obtenir des prix compétitifs et des avantages exclusifs.
« En tant que société internationale de gestion de voyages et d’événements, nous entretenons des relations étroites avec des entreprises indépendantes et de petite taille. Cela nous permet d’offrir à nos clients une valeur ajoutée dans leurs réservations. Il peut s’agir de conditions d’annulation avantageuses, de surclassement de chambre ou de boissons de bienvenue gratuites à l’arrivée.
« L’équipe travaille sur un grand nombre d’événements en même temps et ses connaissances spécialisées lui permettent de fournir un soutien et des conseils pour des événements de tailles et de demandes différentes ». Kempthorne a déclaré.
Saviez-vous que… ?
Les clients de Reed & Mackay se voient attribuer des gestionnaires d’événements dédiés, qui peuvent les aider dans tous les domaines, depuis la recherche de lieux, les divertissements et la restauration jusqu’aux négociations avec les fournisseurs et aux rapports détaillés sur les coûts de déplacement, la connectivité et l’analyse des émissions de CO2.
Prendre contact
Envoyez un courriel à hello@reedandmackay.com pour discuter de tous vos besoins en matière de gestion de voyages et d’événements.
